Module 5 – chantier
Direction de la réforme
contrôle interne/audit
budgétaire
interne
Rédacteurs : Création 01/06/2005
C.DARCHY/C.BERDAH Date : 14/10/2005
Version : 3.1 Statut : Validé DP
SIMPLIFICATION ET MODERNISATION DES PROCESSUS BUDGETAIRES ET
COMPTABLES DE L’ETAT
ORGANISATION TYPE DE L’AUDIT INTERNE MINISTERIEL
Documents et travaux de référence
Atelier contrôle interne/audit interne du 20 juillet 2005
Validation
Nom / qualité Date de validation
Claire Darchy / chef de file contrôle interne/audit interne et déploiement - 03/08/2005
DRB
André Barilari / Président du CIAP 15/09/2005
Comité de cohérence fonctionnelle 05/08 et 06/10/2005
Direction de projet 05/08 et 06/10/2005
Avis
Nom / qualité Date de validation
Ministère de l‟intérieur et de l‟aménagement du territoire –
Sophie Delaporte et Christine Jacob
Ministère de la défense – Serge Féneyrou
Ministère des transports, de l‟équipement, du tourisme et de la mer –
Marie-Thérèse Hansmannel
Ministère de la santé et des solidarités – Guy-Pierre Martin
Ministère de l‟économie, des finances et de l‟industrie – René-Marc Viala
Version
Nom / qualité Date de Version Commentaires
révision
Carine Berdah / BearingPoint 01/06/2005 0.1 Création du document
Carine Berdah / BearingPoint 29/07/2005 1.0 Soumission pour validation
chef de file
Claire Darchy 26/08/2005 3.0 Validation comité de
cohérence fonctionnelle
Carine Berdah / BearingPoint 14/10/2005 3.1 Validations A.Barilari et
comité de cohérence
fonctionnelle
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Assistance à la simplification et à la modernisation des processus 15/11/2011
budgétaires et comptables de l‟Etat
Sommaire
0 Objet du document................................................................................................................. 4
1 Cadre général de l‟audit interne ............................................................................................. 5
1.1 Définition de l‟audit interne ............................................................................................. 5
1.2 Les différentes catégories de missions de l‟auditeur interne ......................................... 5
1.2.1 Synthèse des différentes catégories de missions ................................................... 5
1.2.2 L‟audit de régularité/fiabilité/sincérité/conformité .................................................... 6
1.2.3 L‟audit de performance............................................................................................ 7
1.2.4 L‟audit de management (ou de direction) ................................................................ 7
1.2.5 L‟audit de stratégie .................................................................................................. 7
1.2.6 Illustration de la mise en œuvre des différentes catégories d‟audit ........................ 8
1.3 Audit interne et notions connexes ................................................................................ 11
1.3.1 Audit interne et contrôle interne ............................................................................ 11
1.3.2 Audit interne et contrôle de gestion ....................................................................... 12
1.3.3 Audit interne et qualité ........................................................................................... 12
1.4 Les principes structurants de l‟audit interne ................................................................. 14
1.4.1 Les normes diffusées par l‟IFACI .......................................................................... 14
1.4.2 Les missions d‟assurance et de conseil ................................................................ 15
2 Propositions d‟organisation des cellules d‟audit interne au sein des ministères ................. 16
2.1 Nature des travaux de l‟audit interne ministériel .......................................................... 16
2.1.1 Champ d‟intervention – vue générale ................................................................... 16
2.1.2 Illustration de l‟audit de régularité/fiabilité/sincérité/conformité en fonction des
macro-processus ................................................................................................................. 19
2.2 Planification des missions et modalités de saisine ....................................................... 20
2.3 Ressources et profils .................................................................................................... 21
2.3.1 Inspection et audit interne ..................................................................................... 21
2.3.2 Nombre d‟auditeurs interne ................................................................................... 21
2.3.3 Profils des auditeurs internes ................................................................................ 22
2.3.4 Compétence des auditeurs internes ..................................................................... 24
2.4 Niveaux de rattachement .............................................................................................. 25
2.5 Le pilotage et l‟évaluation de l‟audit interne ................................................................. 26
2.6 Les moyens financiers alloués à l‟audit interne ............................................................ 27
2.7 Trajectoire de déploiement des cellules d‟audit interne ............................................... 27
2.8 L‟articulation de l‟audit interne ministériel avec les autres corps d‟audit ...................... 28
2.8.1 Terminologie utilisée ............................................................................................. 28
2.8.2 Audit interne ministériel et audit interne comptable et financier ............................ 29
2.8.3 Audit interne ministériel et Comité interministériel d‟audit des programmes ........ 31
3 Les méthodes et les outils de l‟audit interne ministériel ...................................................... 34
3.1 La charte d‟audit ........................................................................................................... 34
3.2 L‟approche par les risques ........................................................................................... 34
3.3 Le plan d‟audit interne détaillé ...................................................................................... 37
3.4 Le déroulement d‟une mission d‟audit interne .............................................................. 38
3.4.1 Le déroulement d‟une mission d‟audit interne - vue synthétique .......................... 38
3.4.2 Le suivi de la mise en œuvre des recommandations ............................................ 39
3.5 Les outils de l‟audit interne ministériel .......................................................................... 40
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3.5.1 Les programmes de travail ou questionnaire d‟audit ............................................ 40
3.5.2 Les outils de description et d‟interrogation ............................................................ 40
3.5.3 Les outils de formalisation des travaux d‟audit ..................................................... 42
3.5.4 Les outils informatiques ......................................................................................... 42
4 Extrait du manuel d‟audit interne type des macro-processus .............................................. 43
4.1 MP1 : Elaboration ministérielle d‟un budget ................................................................. 43
4.2 MP2 : Allocation et mise à disposition des ressources ................................................ 46
4.3 MP3 : Exécution des dépenses .................................................................................... 48
4.4 MP5 : Exécution des recettes ....................................................................................... 50
4.5 MP9 : Gestion des immobilisations .............................................................................. 52
5 Annexes ............................................................................................................................... 53
5.1 Annexe 1 – Objectifs et missions de l‟IFACI (Institut de l‟audit interne) ....................... 53
5.2 Annexe 2 – Synthèse des corps principaux d‟inspection existants .............................. 54
5.2.1 Niveau interministériel : le Comité interministériel d‟audit des programmes ........ 54
5.2.2 Inspections à vocation interministérielle ................................................................ 54
5.2.3 Inspections ministérielles ...................................................................................... 56
5.2.4 Inspections directionnelles .................................................................................... 57
5.3 Annexe 3 – Déploiement : fiche action « mettre en œuvre l‟audit interne ministériel »
58
5.4 Annexe 4 – Exemple de charte d‟audit interne (Ministère de la Communauté française
de Belgique) ............................................................................................................................ 60
5.5 Annexe 5 – Bibliographie et sites de référence ............................................................ 64
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0 Objet du document
Ce document présente les modalités d‟organisation type l‟audit interne au sein d‟un ministère et
un extrait du manuel d‟audit interne type des macro-processus formalisés dans le cadre de la
ré-ingénierie.
Il se décompose en quatre parties :
La première partie permet de prendre connaissance du cadre général de l‟audit
interne : sa définition, les différentes catégories d‟audit, les différences entre audit
interne et notions connexes (contrôle interne, contrôle de gestion et qualité) ainsi que
1
les principes structurants de l‟audit interne au regard des normes internationales .
Sur ces bases, la seconde partie propose des modalités d‟organisation de la fonction
audit interne au sein des ministères en termes de nature de travaux, planification des
missions et modalités de saisine, ressources et profils, niveaux de rattachement etc.
ainsi que des modalités d‟articulation avec les autres corps d‟audit.
La troisième partie présente les méthodes et outils à mettre en œuvre par l‟audit
interne pour mener à bien ses missions.
La dernière partie illustre, avec un extrait par macro-processus, la structure du manuel
d‟audit interne type des macro-processus.
Ce document constitue un premier support qui devra être enrichi par la suite, notamment sur
les modalités de mise en œuvre d‟audits sur d‟autres domaines que les macro-processus
budgétaires et comptables.
L‟organisation de la fonction d‟audit interne au sein des ministères ne constitue pas une
structure de contrôle supplémentaire par rapport aux structures existantes mais apportera une
valeur ajoutée pour améliorer le fonctionnement des activités. En outre, la mise en place
d‟audits entre dans le cadre de la modernisation de l‟Etat comme rappelé fin juillet 2005 par
Jean-François Copé, ministre délégué au budget et à la réforme de l‟Etat et porte-parole du
Gouvernement.
Ce document résulte des travaux menés au sein d‟ateliers, particulièrement celui du 20 juillet
2005, faisant appel à la participation de ministères pilotes sur le chantier ré-ingénierie des
processus (ministère de l‟économie, des finances et de l‟industrie, ministère des transports, de
l‟équipement, du tourisme et de la mer, ministère de la défense, ministère de l‟intérieur et de
l‟aménagement du territoire, ministère de la santé et des solidarités).
1
Normes internationales pour la pratique professionnelle de l‟audit interne diffusées par « the Institute of internal
auditors » (IIA) aux Etats-Unis, représenté en France par l‟Institut de l‟audit interne (IFACI).
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1 Cadre général de l’audit interne
1.1 Définition de l’audit interne
2
La définition suivante, inspirée de la définition proposée par l‟Institut de l‟audit interne (IFACI) ,
a été retenue pour fonder le chantier :
« L'audit interne est une activité indépendante et objective qui donne à une organisation
grâce à ses constats et diagnostics une assurance sur le degré de maîtrise de ses opérations,
lui apporte ses conseils pour les améliorer, et contribue à une meilleure efficacité et à
l‟accroissement de la performance.
Il aide cette organisation à atteindre ses objectifs en évaluant, par une approche
systématique et méthodique, ses processus de management des risques, de contrôle,
3
de gestion et de pilotage, et en faisant des propositions pour renforcer leur efficacité » .
1.2 Les différentes catégories de missions de l’auditeur interne
1.2.1 Synthèse des différentes catégories de missions
Audit de régularité/ Audit de Audit de management Audit de stratégie
fiabilité/ sincérité / performance (ou de direction)
conformité/ (efficacité et
efficience)
Le fonctionnement du Les objectifs fixés ont- La politique définie par le L‟ensemble des
service est-il conforme ils été atteints ? A responsable audité est- politiques et
aux règles internes défaut, pourquoi les elle conforme à la stratégies de
(audit de régularité/ objectifs n‟ont-ils pas stratégie définie ? l‟organisme est-il
fiabilité/ sincérité) et été atteints ? (audit cohérent ?
aux lois et règlements d‟efficacité)
en vigueur (audit de
conformité) ?
Ce type d‟audit Les objectifs peuvent- La politique définie par le
suppose l‟utilisation ils être atteints à responsable audité est-
d‟un référentiel qu‟il moindre coût ? (audit elle, sur le terrain,
soit juridique, d‟efficience) connue, comprise,
comptable, relatif aux appliquée, applicable ?
résultats etc.
Les résultats sont Les règle définies pour
analysés au regard de l‟élaboration de la
la cible et des objectifs stratégie sont-elles
fixés. respectées ?
2
Objectifs et missions de IFACI cf. page 53 paragraphe 5.1 Annexe 1 – Objectifs et missions de l‟IFACI (Institut de
l‟audit interne).
3
Définition officielle de l‟IFACI : « L'audit interne est une activité indépendante et objective qui donne à une
organisation une assurance sur le degré de maîtrise de ses opérations, lui apporte ses conseils pour les améliorer, et
contribue à créer de la valeur ajoutée.
Il aide cette organisation à atteindre ses objectifs en évaluant, par une approche systématique et méthodique, ses
processus de management des risques, de contrôle, et de gouvernement d'entreprise, et en faisant des propositions
pour renforcer leur efficacité ».
Les termes créer de la valeur ajoutée et gouvernement d’entreprise, connotés secteur privé, ont été remplacés dans la
définition retenue.
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Nota bene : les missions de conseil constituent un domaine récent d‟intervention des auditeurs
internes. Les missions de conseil sont strictement encadrées par les normes professionnelles.
On distingue :
Les missions formelles : planifiées et faisant systématiquement l‟objet d‟un accord écrit.
Les missions informelles telles que participations à des comités.
Les missions exceptionnelles : opérations de restructurations/fusions de services par
exemple.
Les missions en situation de crise.
Les normes précisent que toutes ces modalités doivent figurer dans la charte d‟audit (cf. page
34 paragraphe 3.1 La charte d‟audit). En moyenne, les missions de conseil représentent 20 %
des missions conduites par les cellules d‟audit interne versus 80 % pour les missions dites
d‟assurance.
1.2.2 L’audit de régularité/fiabilité/sincérité/conformité
L‟audit de régularité ou de fiabilité/sincérité consiste à vérifier la bonne application des règles,
procédures, descriptions de poste, organigrammes, systèmes d‟informations etc. Dans ce
contexte, l‟auditeur interne compare la réalité aux règles en vigueur. Pour ce faire, l‟auditeur va
travailler par rapport à un référentiel.
Il s‟agit de s‟assurer de la fiabilité/sincérité des procédures, comptes, résultats, systèmes
d‟information résultant de la correcte application de référentiels normés.
L‟auditeur, s‟étant informé sur ce qui devrait être, signale au responsable du service audité les
distorsions, les non-applications (évitables ou non évitables), les mauvaises interprétations des
dispositions établies. Il en analyse les causes et les conséquences et recommande ce qu‟il
convient de faire pour qu‟à l‟avenir les règles soient appliquées.
L‟audit de régularité/fiabilité/sincérité peut aussi s‟appeler « l‟audit de conformité ». Dans le
premier cas, l‟auditeur observe la régularité/fiabilité/sincérité par rapport aux règles internes du
service et dans le second cas, la conformité avec les dispositions légales et réglementaires.
Dans les deux cas, la démarche est la même : comparer la réalité au référentiel proposé.
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1.2.3 L’audit de performance
L‟audit de performance analyse :
L’efficacité dont le critère est l‟atteinte des objectifs fixés, et plus généralement la
réponse adéquate à l‟attente. L’audit de l’efficacité permet de savoir si les objectifs
fixés ont été atteints (comparaisons objectifs / réalisations) et à défaut, pourquoi.
L’efficience dont le critère est de faire le mieux possible. L‟analyse de l‟efficience
permet de savoir si les objectifs assignés peuvent être améliorés dans des conditions
de coût favorables (comparaison moyens / réalisations).
1.2.4 L’audit de management (ou de direction)
L‟audit de management (ou de direction) se décline en 3 conceptions :
1. L‟auditeur interne se fait présenter par le responsable du secteur audité la politique que
celui-ci doit conduire et sa mission afin de s‟assurer que ce dernier sait l‟exprimer
clairement. L‟auditeur apprécie ensuite dans quelle mesure cette politique est en ligne avec
la stratégie de l‟organisme. Il s‟agit d‟une sorte d‟audit de conformité mais qui compare une
politique et la stratégie globale de l‟organisme.
2. L‟auditeur se rend sur le terrain pour examiner dans quelle mesure cette politique est :
Connue ?
Comprise ?
Appliquée ?
Applicable ? (i.e. ceux chargés de la mettre en œuvre en ont-ils les moyens ?)
Il s‟agit d‟une sorte d‟audit de conformité mais qui compare une politique et sa mise en
œuvre.
3. L‟auditeur vérifie le respect des règles définies pour l‟élaboration de la stratégie.
1.2.5 L’audit de stratégie
L‟audit de stratégie se conçoit comme l‟évaluation de la cohérence globale des politiques et
stratégies de l‟organisme.
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1.2.6 Illustration de la mise en œuvre des différentes catégories d’audit
1.2.6.1 Secteur public
L’exemple de la MAEC (Mission d’audit, d’évaluation et de contrôle) et relais
4
régionaux/départementaux - DGCP
La MAEC est chargée :
de la conception de la politique nationale de contrôle interne, d'audits internes et
extérieurs du Trésor public;
du pilotage et de l'animation du dispositif national d'audit et contrôle du Trésor public;
des relations avec les institutions et corps de contrôle;
de l'audit, de l'évaluation et du contrôle des activités des services déconcentrés du
Trésor public et des services centraux de la Direction générale de la Comptabilité
publique;
de l'organisation et, le cas échéant, de l'exercice des missions.
Son action est relayée au niveau régional par la MRFC (Mission régionale de formation et de
contrôle). Dans chaque département, le Trésorier-payeur général est responsable des audits. Il
est assisté dans cette mission par des auditeurs : un (ou plusieurs) inspecteur(s) principal(aux)
du Trésor public, assisté(s) par un (ou des) assistant(s).
Les lignes directrices de l‟audit au Trésor public précisent que des audits de régularité
(financier ou non financier) et des audits de performance sont susceptibles d‟être conduits.
Le référentiel est constitué d'un corpus de textes servant de base documentaire aux chefs des
missions régionales formation contrôle et aux auditeurs. Il a été validé le 10 décembre 2002
par son comité national d'audit. Il comprend notamment :
Les principes généraux relatifs aux dispositifs de contrôle interne et de l‟audit du Trésor
Public.
Les lignes directrices de l‟audit au Trésor Public.
Les lignes directrices du contrôle interne.
Le code déontologique de l‟audit du Trésor Public.
La charte d‟audit interne.
La charte d‟audit extérieur.
La méthodologie de l‟organisation des missions d‟audit du Trésor Public.
Au niveau ministères
Au sein de certains ministères, des corps d‟inspection conduisent également des missions
d‟audit interne telles que décrites dans le paragraphe 1.2. (cf. annexe 5.2).
4
Source : site intranet de la DGCP Magellan.
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1.2.6.2 Secteur privé
A titre indicatif, quelques illustrations de missions conduites par les cellules d‟audit interne dans
des entreprises du secteur privé :
Groupe bancaire : les missions conduites par la cellule d‟audit interne au niveau de la
5
branche « banque de détail » portent principalement sur un audit de régularité des
opérations au sein des agences bancaires. Environ une fois tous les deux ans,
l‟auditeur s‟assure dans chaque agence de la formalisation des fiches de procédures,
de méthodologie et évalue leur correcte application par des contrôles sur pièces,
comme par exemple :
La conformité des signatures par rapport aux autorisations
La sécurisation des accès (ex : dépositaire/localisation des clés de coffre)
L‟analyse financière des comptes bancaires en positions anormales etc.
La cellule d‟audit centrale a pour mission de préparer et mettre à jour les programmes
de travail, de former les auditeurs sous sa supervision hiérarchique et fonctionnelle
comme les responsables des cellules d‟audit interne des filiales étrangères. Les
6
missions sont planifiées une fois par an, en fonction d‟une cartographie des risques et
soumises pour validation dans un premier temps à un groupe de directeurs
opérationnels, puis au responsable du corps d‟inspection. Certaines missions peuvent
être conduites de manière conjointe avec le corps d‟inspection de la banque.
Groupe hôtelier international : les missions conduites par l‟audit interne sont planifiées
4 à 5 mois à l‟avance. Les auditeurs interviennent sur site (hôtels) et dans les fonctions
support logées dans les sièges sociaux (RH, achats, etc..). Le choix des sites audités
repose sur plusieurs critères :
Sites identifiés comme « à risques » en fonction d‟une analyse ad hoc
(mauvaise « note » lors de l‟audit précédent, changement récent d‟équipe ou
de réglementation dans le pays concerné, suspicion de fraude communiquée
etc.).
Choix aléatoire d‟un certain nombre d‟hôtels par zone géographique et par an.
Demandes spécifiques de la direction générale.
Les missions sur site permettent de s‟assurer du respect des règles de séparation des
tâches, des procédures qualité du groupe, de la compétence des opérationnels en
place, de la cohérence du chiffre d‟affaires/taux de remplissage par interview et
contrôles sur pièces. Les conclusions de l‟audit et le rapport détaillé sont communiqués
sur place au directeur et aux opérationnels. Le rapport synthétique est communiqué au
responsable de zone.
Au-delà des missions sur site au caractère opérationnel, l‟audit interne joue un rôle de
conseil auprès de la direction générale dans l‟élaboration de sa stratégie (étude
d‟opportunité sur l‟acquisition de nouvelles entités, sur la montée en gamme de telle
marque d‟hôtel, étude des modalités d‟optimisation des refacturations internes ou de
financement (doit-on louer ou acheter les murs ?) etc.).
5
Banque de détail : ensemble des opérations bancaires de faible montant unitaire faites essentiellement avec les
particuliers, les professions libérales et les petites entreprises (arrêté du 18/02/1987).
6
Les risques dans le secteur bancaire sont listés dans un cadre réglementaire (règlement n° 97-02 du 21 février 1997
du Comité de la réglementation bancaire et financière relatif au contrôle interne des établissements de crédit et
réglementation Bâle II).
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Compagnie d‟assurance : les missions conduites par l‟audit interne sont planifiées une
fois par an pour les trois ans à venir en fonction d‟une analyse de risques (évolution
des facteurs internes comme le développement commercial sur de nouveaux produits,
de nouvelles acquisitions, ou externes comme la réglementation) et après aval du
conseil d‟administration.
Exemples de missions :
Audit des règles de commissionnement des apporteurs d‟affaires.
Audit informatique du respect des habilitations en fonction des juridictions.
Audit d‟une direction régionale (centre de vente et de traitement des contrats) :
Audit de la gestion administrative (formalisation et respect des
procédures)
Respect des règles déontologiques édictées par le Groupe
Modalités de management des équipes
Etc.
Audit stratégique (audit de projets informatiques ou d‟opportunités de
rapprochement avec d‟autres entreprises).
Pour les trois cellules d‟audit interne précitées, la coordination des travaux avec les auditeurs
externes (commissaires aux comptes) est organisée. Les plans d‟audit réciproques sont
communiqués en début d‟année. En outre, le responsable de la cellule d‟audit interne participe
aux réunions de début et de fin de mission des auditeurs externes.
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1.3 Audit interne et notions connexes
1.3.1 Audit interne et contrôle interne
7
Définition du contrôle interne : « Maîtriser le fonctionnement des activités »
Ensemble des dispositifs (processus), organisés, formalisés et permanents, choisis par
l'encadrement, mis en œuvre par les responsables de tous niveaux pour maîtriser le
fonctionnement de leurs activités.
Ces dispositifs sont destinés à fournir une assurance raisonnable quant à la réalisation
des objectifs suivants :
La réalisation et l'optimisation des opérations.
La protection des actifs et des ressources financières.
La qualité des informations de toutes natures, en particulier comptables,
budgétaires, et des indicateurs de résultat.
La conformité aux lois et règlements.
Quelques éléments distinctifs du contrôle interne et de l‟audit interne sont décrits dans le
tableau suivant :
Contrôle interne Audit interne
Périodicité • Permanent • Missions ponctuelles mais régulières
• Préventif ou détectif
Acteurs • Toutes personnes de l‟organisation • Un groupe de personnes compétentes et
impartiales membres de l‟organisation
Domaines • Toutes activités • L‟évaluation du respect des procédures et
du management des risques dans une
optique d‟amélioration
Conséquences • Détection ou prévention des irrégularités • Diagnostic, recommandations
L’audit interne renforce et améliore les dispositifs de contrôle interne.
7
Source : IFACI (Institut de l‟audit interne), COSO report (the Committee of sponsoring organizations of Treadway
commission) – manuel de référence en matière de contrôle interne et prise en compte des remarques lors des ateliers
macro-maille ré-ingénierie des processus.
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1.3.2 Audit interne et contrôle de gestion
Le contrôle de gestion se définit comme suit : « Le contrôle de gestion est un dispositif
permettant d‟alimenter et d‟objectiver le dialogue de gestion entre les différents niveaux d‟une
administration et d‟en assurer le pilotage, en apportant les outils de connaissance des coûts,
des activités et des résultats permettant d‟améliorer le rapport entre les moyens engagés et
8
l‟activité ou les résultats .»
Le contrôle de gestion fait partie des activités opérationnelles de l‟entité, à la différence de
l‟audit interne. Toutefois, les champs de l‟audit interne et du contrôle de gestion se rejoignent
sur les missions d‟audit d‟efficacité et d‟efficience conduites par l‟audit interne. Les données du
contrôle de gestion vont constituer des éléments d‟entrée pour l‟audit interne afin d‟établir son
diagnostic de l‟organisation (notamment sur les indicateurs et outils de pilotage existants).
Les principales différences entre audit interne et contrôle de gestion sont les suivantes :
Les objectifs : l‟audit interne vise à mieux maîtriser les activités par un
diagnostic des dispositifs de contrôle interne alors que le contrôle de gestion va
s‟intéresser davantage à l‟information. Pour ce faire, le contrôleur de gestion a
des responsabilités incompatibles avec la fonction d‟audit interne, comme la
conception du système d‟information et la contribution à la définition des
structures de l‟entité.
Le champ d‟application : le contrôle de gestion prend en compte tout ce qui est
chiffré ou chiffrable alors que l‟audit interne va au-delà (exemples :
environnement, organigrammes, qualité, profils des effectifs).
La périodicité : l‟activité du contrôle de gestion est liée à la périodicité des
reportings, celle de l‟audit interne est planifiée en début d‟année, notamment
en fonction des risques.
9
1.3.3 Audit interne et qualité
Le fil conducteur du mouvement qualité est la priorité donnée au client, la recherche de sa
satisfaction, la conformité à ses besoins ou à ses attentes. La notion de satisfaction des clients
de départ s‟est à présent étendue à ce que l‟organisation réalise en termes de satisfaction du
personnel, intégration à la vie de la collectivité (Fondation européenne pour le management
par la qualité). La qualité est définie en 2000 comme l‟ «aptitude d‟un ensemble de
caractéristiques intrinsèques à satisfaire des exigences (norme ISO 9000) ».
Il existe un certain nombre de points communs entre l‟audit interne et l‟audit qualité :
Importance de la notion de processus.
Travaux conduits à partir de référentiels.
Les deux fonctions ne jugent pas les personnes mais évaluent les pratiques et les
systèmes.
Des méthodes de mise en œuvre très comparables avec une réussite conditionnée par
les mêmes critères (implication de la direction, travail de conviction préalable des
acteurs, déontologie, capitalisation des expériences etc.).
8
Source : glossaire de la réforme budgétaire mai 2005 extr@lolf
9
Sur le thème « audit interne et qualité », cf. la prise de position de l‟IFACI (mai 2004) disponible sur son site
(www.ifaci.com).
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Des divergences apparaissent cependant :
Qualité :
La qualité se concentre fortement autour de l‟assurance qualité et des
démarches de certification, référencées dans le socle universel des normes
ISO (International standard organisation).
La responsabilité de ces démarches incombe aux opérationnels. Elle est de
plus en plus déconcentrée dans les organisations, au plus près du terrain. Les
audits sont ciblés, très normatifs et généralement assez courts, leur champ est
limité par le périmètre de l‟ISO. Les auditeurs qualité internes sont intégrés
aux équipes opérationnelles.
Audit interne :
Un rattachement élevé, a minima direction générale, président ou conseil
d‟administration.
Une indépendance stricte par rapport aux opérationnels, ainsi qu‟à l‟exécutif.
L‟audit interne se concentre sur les risques majeurs, intervient sur des
missions sélectives et ciblées en évaluation de niveau supérieur, au-delà des
audits spécialisés intégrés aux entités opérationnelles, dont l‟audit qualité.
Dans la plupart des cas, qualité et audit interne constituent des directions distinctes mais la
mise en place de synergies est souhaitable.
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1.4 Les principes structurants de l’audit interne
1.4.1 Les normes diffusées par l’IFACI
Les normes d‟audit interne diffusées par l‟IFACI ont pour objet de :
Définir les principes de base que la pratique de l‟audit interne doit suivre.
Fournir un cadre de référence pour la réalisation et la proposition d‟un large éventail
d‟activités d‟audit interne apportant une valeur ajoutée.
Etablir les critères d‟appréciation du fonctionnement de l‟audit interne.
Favoriser l‟amélioration des processus organisationnels et des opérations.
Les normes se composent des normes de qualification (caractéristiques des organisations et
des personnes accomplissant des activités d‟audit interne ; normes 1000 et suite), de
fonctionnement (nature des activités et critères de qualité permettant d‟évaluer les services
fournis ; normes 2000 et suite) et de normes de mise en œuvre. Ces normes de mise en œuvre
sont insérées dans les normes de qualification et de fonctionnement, et concernent soit les
activités d‟assurance (indiquées par un « A » après le numéro de la norme) soit les activités de
conseil (indiquées par un « C » après le numéro de la norme).
10
Nous rappelons ci-dessous les principaux points structurants de ces normes .
1.4.1.1 La nature du travail de l’auditeur interne
Norme 2100 : « L‟auditeur interne doit évaluer les processus de management des risques, de
contrôle et de gouvernement d‟entreprise et contribuer à leur amélioration sur la base d‟une
approche systématique et méthodique ».
1.4.1.2 Les missions, pouvoirs et responsabilités
Norme 1000 : « La mission, les pouvoirs et les responsabilités de l‟audit interne doivent être
formellement définis dans une charte, être cohérents avec les normes et dûment approuvés
par le conseil ».
La charte d‟audit doit être approuvée par le plus haut niveau hiérarchique de l‟organisation, en
l‟occurrence pour une entreprise, par son conseil d‟administration.
1.4.1.3 L’indépendance et objectivité de l’auditeur
Les normes professionnelles définissent clairement le double concept d‟indépendance :
Norme 1100 Indépendance et objectivité : « L‟audit interne doit être indépendant et les
auditeurs internes doivent effectuer leur travail avec objectivité »
Norme 1110 : Indépendance dans l‟organisation « Le responsable de l‟audit
interne doit relever d‟un niveau hiérarchique permettant aux auditeurs internes
d‟exercer leurs responsabilités ».
Norme 1120 : Objectivité individuelle « Les auditeurs internes doivent avoir une
attitude impartiale et dépourvue de préjugés, et éviter les conflits d‟intérêts ».
Pour atteindre ce but on doit s‟efforcer de situer le rattachement hiérarchique au meilleur
niveau, ce qui est une façon de dire au niveau le plus élevé.
10
Normes datées de février 2004.
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1.4.1.4 Compétence et conscience professionnelle
Norme 1200 Compétence et conscience professionnelle « Les missions doivent être remplies
avec compétence et conscience professionnelle ».
Norme 1210 Compétence « Les auditeurs internes doivent posséder les
connaissances, le savoir-faire et les autres compétences nécessaires à l‟exercice de
leurs responsabilités individuelles. L‟audit interne doit posséder ou acquérir
collectivement les connaissances, le savoir-faire et les autres compétences
nécessaires à l‟exercice de ses responsabilités ».
1.4.1.5 La planification des missions fondée sur les risques
Norme 2010 : « Le responsable de l‟audit interne doit établir une planification fondée sur les
risques afin de définir les priorités cohérentes avec les objectifs de l‟organisation ».
1.4.1.6 Communication et approbation des travaux d’audit
Norme 2020 : « Le responsable de l‟audit interne doit communiquer à la direction générale et
au conseil son programme et ses besoins, pour examen et approbation, ainsi que tout
changement important susceptible d‟intervenir en cours d‟exercice. Le responsable de l‟audit
interne doit également signaler l‟impact de toute limitation de ses ressources ».
1.4.1.7 La surveillance des actions de progrès
Norme 2500 : « Le responsable de l‟audit interne doit mettre en place et tenir à jour un
système permettant de surveiller la suite donnée aux résultats communiqués au
management ».
1.4.2 Les missions d’assurance et de conseil
L‟audit interne mène deux catégories de travaux complémentaires :
« à l‟initiative des auditeurs » ou missions « d‟assurance »
« sur commande » ou missions «de conseil ».
Les travaux « à l‟initiative des auditeurs » constituent un gage de leur autonomie et de leur
indépendance dans la programmation des missions.
Ils sont complémentaires avec les travaux « sur commande », qui répondent à la demande de
l‟autorité sous laquelle est placée l‟audit interne en fonction des préoccupations stratégiques du
moment ou aux constats locaux de dysfonctionnements.
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2 Propositions d’organisation des cellules d’audit interne au
sein des ministères
2.1 Nature des travaux de l’audit interne ministériel
2.1.1 Champ d’intervention – vue générale
Le champ d‟intervention de l‟audit interne ministériel étudié dans le présent document peut être
synthétisé comme suit. L‟audit interne a vocation à intervenir sur les trois dimensions ci-
dessous combinées.
DOMAINES D’INTERVENTION : sur tout ou partie de l’organisation, des procédures,
des systèmes d’information
é
n cit ent ité ité
tio fica em s ac es tion cac
sa té/Ef nag re /Effic e
ni ri du ité nc èm ma /Effi ce
st r é
ga a Ma rocé lar icie Sy’inf o larit icien
Or égul nce/ P égu Eff
R icie d égu Eff
R
Eff R
NIVEAUX
UO/services
MP1 : Élaboration m inistérielle d’un budget D’INTERVENTION :
MP2 : Allocation et mise à disposition des
ressources A tous les
PERIMETRE
Programmes
MP3 : Exécution des dépenses niveaux, du
D’INTERVENTION: BOP
ministère à
les macro- MP4 : Traitement de fin de gestion et opérations de l’UO/service, en
Ministère
processus fin d’exercice central ou
budgétaires et déconcentré.
MP5 : Exécution des recettes
comptables en
place MP6 : Gestion de la trésorerie *
MP7 : Restitutions, comptes -rendus d’exécution et
tableaux de bords
MP8 : Pilotage de la masse salariale
MP9 : Stocks (9a) - Gestion des immobilisations (9b)
* N‟est pas traité dans le cadre du chantier
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2.1.1.1 Périmètre d’intervention de l’audit interne ministériel
Le cadre de l‟audit interne ministériel étudié dans le présent document a pour point d‟entrée les
processus budgétaires et comptables analysés dans le cadre de la ré-ingénierie et intègre les
aspects audit de performance et résultats. Le champ d‟action d‟une cellule d‟audit interne peut
toutefois être beaucoup plus large (exemple : audit de la fonction RH processus recrutement).
Sont ainsi hors périmètre d‟étude de ce document, les modalités d‟audit des processus
« métiers » ou « techniques » (ex : audit du respect des règles pour une construction de route).
2.1.1.2 Domaines d’intervention de l’audit interne ministériel
Les domaines d‟intervention des cellules d‟audit interne ministérielles sont relatifs à
l‟organisation, aux procédures, aux systèmes d‟information. Une mission d‟audit interne peut
intégrer ces trois domaines étant donné qu‟ils interagissent.
Comme présenté dans le paragraphe 1.2 de ce document (catégories de missions de
l‟auditeur), rappelons que les missions d‟audit conduites sur ces trois domaines peuvent avoir
pour objectif de s‟assurer de :
La régularité/fiabilité/sincérité/conformité : le respect de ces éléments s‟apprécie par
rapport à un référentiel qui recense les normes applicables à l‟entité, qu‟elles soient
des normes définies en interne ou dictées par son environnement (exemples : normes
juridiques). L‟illustration de ce type de mission appliquée aux macro-processus est
exposée en paragraphe 2.1.2.
La performance :
L‟efficacité : les objectifs fixés ont-ils été atteints et à défaut pourquoi ? Il
convient de noter que les audits de régularité/fiabilité/sincérité/conformité et
d‟efficacité sont souvent étroitement liés dans la mesure où la vérification de la
régularité requiert au préalable une prise de connaissance et une analyse des
circuits de circulation de l‟information.
L‟efficience : les objectifs assignés peuvent-ils être améliorés dans des
conditions de coûts favorables ?
Dans ce cadre, l‟audit interne établit un diagnostic :
De l‟organisation (structures, interactions entre les structures, découpage des
rôles et des responsabilités, niveaux hiérarchiques, délégations etc.).
Des processus (fonctions opérationnelles, règles de gestion, tâches et
intervenants, etc.).
De la conduite du changement (compétences, normes, valeurs individuelles et
collectives, style de management, profil des personnels, mode de partage des
connaissances, etc.).
Des outils (applications utilisées, niveaux d‟intégration entre les outils, fiabilité
etc.).
pour en déduire les dysfonctionnements puis les recommandations.
La qualité du management/de la direction : la politique définie par le responsable audité
est-elle conforme à la stratégie définie ? La politique définie par le responsable audité
est-elle, sur le terrain, connue, comprise, appliquée, applicable ? Les règles définies
pour l‟élaboration de la stratégie sont-elles respectées ?
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Ainsi, le cadre des missions de l‟auditeur interne ministériel pourra être le suivant :
Organisation : le cadre organisationnel est-il adapté aux responsabilités
budgétaires et comptables assignées ?
La politique mise en œuvre par le responsable audité est-elle conforme à la
stratégie définie par sa hiérarchie ? La stratégie est-elle sur le terrain, connue,
comprise, appliquée, applicable ? (audit de management ou de direction) ?
L‟entité auditée est-elle correctement organisée pour faire face à ses missions ?
L‟entité auditée est-elle correctement calibrée en termes de ressources (nombre,
profil, formation…) ?
La répartition des tâches entre les acteurs permet-elle d‟optimiser les travaux ?
L‟organisation/les actions mises en œuvre concourent-elles de manière optimale à
l‟atteinte des objectifs du programme ?
…
Procédures
Les procédures sont-elles rédigées et à jour ?
Existe-il des matrices de délégations de fonction et de signature ?
Les modalités d‟organisation du travail sont-elles formalisées
(organigramme, profils des intervenants, définition des rôles et
responsabilités, etc.) ?
Existe-il un manuel des procédures à jour ?
…
Les procédures sont-elles correctement appliquées ?
…
Systèmes d’information :
Les systèmes d‟information permettent-ils de disposer d‟informations fiables,
actualisées, sécurisées ?
Les systèmes d‟information sont-ils optimisés (architecture, temps de réponse,
disponibilité des applications) ?
…
2.1.1.3 Niveaux d’intervention de l’audit interne ministériel
L‟audit interne ministériel peut intervenir au niveau central et/ou au niveau déconcentré. Le
niveau de rattachement de l‟entité auditée au programme / BOP / UO doit être pris en compte
dans la planification des audits. Un service audité peut potentiellement travailler pour un ou
plusieurs BOP, un ou plusieurs programmes. Le maillage de l‟organisation administrative croisé
avec le maillage mission / programme / action doit être formalisé.
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2.1.2 Illustration de l’audit de régularité/fiabilité/sincérité/conformité en fonction des
macro-processus
L‟audit interne ministériel a vocation à évaluer le dispositif de contrôle interne mis en place tout
au long de la chaîne des macro-processus. A l‟issue de l‟audit, il formule des recommandations
pour améliorer la maîtrise de l‟activité.
Dans le cadre de l‟audit des macro-processus, les auditeurs devront notamment s‟assurer du
respect des points ci-dessous, indiqués à titre illustratif, et formuler les recommandations ad
hoc en fonction des constats. Ces points de contrôle sont détaillés par macro-processus/cas de
gestion/processus/groupe d‟activité dans le manuel d‟audit interne type faisant l‟objet d‟un
livrable indépendant dédié.
2.1.2.1 MP1 Elaboration ministérielle d’un budget et MP2 Allocation et mise à
disposition des ressources
Formalisation des processus d‟élaboration ministérielle d‟un budget
Existe-t-il un calendrier formalisé ?
Existe-t-il une procédure descriptive de la répartition des tâches au sein du
service ?
Existe-t-il une procédure d‟urgence (raccourcis à utiliser en cas d‟événements
politiques qui ne permettraient pas d‟obtenir tous les éléments habituels
nécessaires à la construction budgétaire en temps et en heure) ?
Existe-t-il une procédure définissant les règles en matière d‟arbitrage ?
…
Fiabilité des estimations budgétaires
Les données sont-elles actualisées pour l‟année N ?
La représentativité des BOP et des opérateurs est-elle satisfaisante ?
Les estimations budgétaires intègrent-elles les dépenses obligatoires ?
…
Fiabilité des informations figurant dans les PAP et les RAP
Les données et opérations de construction budgétaire peuvent-elles être
reconstituées (notion de « traçabilité ») ?
Les données sont-elles collectées via un cadre homogène et partagé ?
…
2.1.2.2 MP3 Exécution de la dépense, MP5 Exécution des recettes, MP9 Gestion des
immobilisations
Formalisation des procédures
Opportunité de la dépense (MP3, MP9)
En fonction des objectifs du programme ?
En fonction des besoins du service audité ? etc.
Opportunité des cessions réalisées (MP5, MP9)
Fiabilité du traitement de l‟information au regard des pièces justificatives et respect des
délais d‟enregistrement impartis des informations (ex : MP3 : engagements juridiques,
MP9 : projets d‟investissement, MP5 : engagements de tiers) dans les outils « amont »
et fiabilité des informations comptables.
…
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2.2 Planification des missions et modalités de saisine
Le plan d‟audit annuel est préparé par les auditeurs interne appartenant à la structure d‟audit
interne sur la base notamment d‟une analyse de risque (cf. page 34 paragraphe 3.2 L‟approche
par les risques).
Le plan d‟audit est complété par les constats locaux de dysfonctionnements et les missions
demandées explicitement par l‟autorité à laquelle l‟audit interne est rattachée (i.e.
« commandes » ou « missions de conseil ») en fonction des préoccupations stratégiques du
moment (exemple : expliquer une contre-performance par rapport aux objectifs fixés sur tel
programme).
Il est ensuite soumis une fois par an à un Comité d‟audit ministériel dont le rôle est, sur cette
base de :
Déterminer et apprécier les zones de risques (risques jugés élevés pour une nature
donnée),
Fixer les orientations en matière de contrôle interne,
Planifier les missions d‟audit,
Suivre la mise en œuvre des plans d‟actions des missions d‟audit préalables
Analyse des risques /
Structure d’Audit Analyse des risques Comité d’audit Plan d’audit complété et validé
interne ministériel Proposition d’un plan d’audit ministériel Suivi des plans d’actions…
Les participants au Comité d‟audit ministériel sont :
Le Secrétaire général (qui assure la présidence du Comité)
Le responsable de la cellule d‟audit interne ministérielle,
Le chef du corps d‟inspection du ministère,
Les responsables de programme,
Le DAF,
Le CBCM (Contrôleur budgétaire et comptable ministériel) – hypothèse à confirmer.
La périodicité de réunion de ce Comité serait semestrielle voire trimestrielle.
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2.3 Ressources et profils
2.3.1 Inspection et audit interne
11
Il est préconisé d‟intégrer la fonction d‟audit interne dans les corps d‟inspection existants des
ministères, en adaptant si nécessaire le cadre règlementaire.
2.3.2 Nombre d’auditeurs interne
Le nombre d‟auditeurs interne est en forte progression ces dernières années. L‟audit interne
ayant vocation à évaluer le dispositif de contrôle interne, ceci s‟explique dans le secteur privé
er
par les lois relatives au renforcement du contrôle interne (Loi de sécurité financière du 1 août
2003 en France et Sarbanes-Oxley en 2002 aux Etats-Unis),
12
A titre indicatif, en 2002, le nombre moyen d‟auditeurs pour 1000 salariés était de :
0,61 pour le secteur industriel.
0,98 pour le secteur commerce et services.
5,36 pour le secteur banques, finance, assurances. Pour le secteur bancaire, le
nombre moyen d‟auditeurs s‟établit à 5,90 en 2002 contre environ 10 en 2004 selon le
rapport annuel 2004 de la Société Générale.
2,20 dans le secteur public.
En moyenne, tous types de structures confondus, le ratio s’établit à 2,3 auditeurs pour
1000 salariés.
Les ratios « nombre d‟auditeurs par rapport au nombre d‟audités » portent sur un champ plus
large que l‟audit des processus budgétaires et comptables. De plus, lors de la création d‟une
cellule d‟audit interne, la montée en charge des ressources est progressive sur plusieurs
années avant d‟atteindre les standards de la profession.
11
Cf. page 54 paragraphe 5.2 Annexe 2 – Synthèse des corps principaux d‟inspection existants
12
Source : « La pratique de l'audit interne en France en 2002 », enquête conduite par l'IFACI et Ernst&Young.
Concernant le secteur public, entre 10 et 15 entités ont répondu à l'enquête (entre 2 et 3 ministères, des organismes
publics type sécurité sociale, des établissements publics de droit privé). Le questionnaire a été adressé aux directeurs
de l'audit interne ou à défaut, aux chefs de corps d'inspection. Ce ratio intègre donc les effectifs "Inspection" des
ministères ayant répondu.
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2.3.3 Profils des auditeurs internes
Les profils d‟origine des auditeurs internes doivent être diversifiés :
Métiers/opérationnels (juridique, achats, recettes…).
Financiers (DAF).
Auditeurs externes (profils ayant travaillé dans un cabinet de commissariat aux
comptes).
En matière d‟audit informatique, les auditeurs doivent disposer de connaissances ad hoc afin
de couvrir les risques liés aux systèmes d'information, les auditeurs internes « informatiques »
doivent être à même de :
Analyser les risques informatiques et en établir la cartographie.
Définir le plan d'audit informatique.
Réaliser les travaux d'audit informatique de type :
revue de la fonction et du processus informatiques,
audit de projet,
audit d'applications ou de processus fonctionnels,
audit de conformité aux obligations réglementaires,
audit de continuité de services,
audit du niveau de sécurité,
tests d'intrusion des systèmes.
Etant donné la spécificité de ce type d‟audit, les ressources peuvent être également
mutualisées entre les ministères et/ou les missions d‟audit informatique externalisées en
particulier sur les aspects tests d‟intrusion des systèmes.
Sur l‟aspect pyramide des âges et des expériences des ressources d‟une cellule d‟audit
interne, l‟étude IFACI précédemment citée précise que seuls 12% des auditeurs en 2002 sont
de jeunes diplômés, sans expérience professionnelle préalable. La fonction d‟audit interne
privilégie des personnes ayant déjà une expérience professionnelle préalable en particulier
dans des fonctions opérationnelles.
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Aussi, le nombre d‟années d‟expérience moyenne des auditeurs interne est supérieure à 5 ans
dans près de 70 % des cellules interrogées.
Une organisation structurée des cellules d‟audit permet de disposer de ressources dédiées sur
plusieurs années. L‟étude IFACI 2002 indique que les auditeurs internes restent en moyenne
3,6 années au sein du service, ce qui est stable depuis 1999 où l‟ancienneté était de 3,7 ans.
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2.3.4 Compétence des auditeurs internes
Les auditeurs internes doivent disposer de la compétence relative aux techniques d‟audit et
améliorer leurs connaissances par une formation professionnelle continue. Tout nouvel entrant
doit être formé aux techniques d‟audit.
Il existe une certification en audit interne (CIA) délivrée par l‟IIA (Institute of internal auditors)
dont la promotion est assurée en France par l‟IFACI.
Concernant l‟audit informatique, il existe également des certifications professionnelles
universellement reconnues (CISA : Certified information systems auditor et CISM : Certified
information security manager) dispensées par l‟AFAI (Association française de l‟audit et du
conseil informatique), équivalent français de l‟ISACA (Information systems audit and control
association).
La cellule d‟audit interne doit se doter d‟une ou de ressources dédiées à la mise à jour des
programmes de travail, des supports de formation et à l‟animation des formations pour les
nouveaux entrants ainsi que de manière régulière pour les équipes en place (ex : évolution de
la réglementation etc.). La formation peut également être effectuée auprès d‟organismes
externes au ministère. Etant donné la part prédominante des systèmes d‟information, les
auditeurs « généralistes » doivent être a minima formés au vocabulaire ainsi qu‟à la
compréhension des cartographies et du fonctionnement des systèmes d‟information du
ministère.
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2.4 Niveaux de rattachement
L‟auditeur interne est indépendant dans ses méthodes, investigations et conclusions. Son
indépendance est garantie par un rattachement au plus haut niveau.
Ainsi, un rattachement des auditeurs au niveau supra-programme est préconisé afin de :
Garantir totalement l‟indépendance et l‟objectivité des auditeurs.
Faciliter l‟utilisation des ressources en termes de planning et de coordination de
travaux.
Limiter le coût des ressources.
En outre, en fonction de l‟importance des programmes (enjeux financiers et ressources
mobilisées très significatifs), la création d‟une cellule d‟audit interne rattachée directement au
responsable de programme (RPROG), voire au responsable de BOP, peut être envisagée.
Dans l‟hypothèse de cellules d‟audit interne rattachées au niveau central, ainsi qu‟au niveau du
responsable de programme, voire au niveau du responsable de BOP, des synergies fortes
doivent exister en termes de méthodes, programmes de travail, formations ou missions
communes entre ces différents niveaux.
Dans certains cas le service audité contribue à plusieurs programmes ou plusieurs BOP : une
forte coordination et un échange sur les constats/recommandations d‟audit avec les autres
responsables de programme et responsables de BOP sont à prévoir.
Remarque : La mise en place de cellules d‟audit interne ministérielles ne doit pas remettre en
cause le principe de subsidiarité (réserver à l'échelon supérieur uniquement ce que l'échelon
inférieur ne pourrait effectuer que de manière moins efficace). Par exemple, c‟est en premier
lieu au responsable de programme de s‟assurer de la qualité des travaux conduits par les
responsables de BOP et non à une structure supra-programme.
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2.5 Le pilotage et l’évaluation de l’audit interne
Rappelons que l‟audit interne a une obligation de moyens et non une obligation de résultat.
En terme de pilotage, comme toute autre fonction, la cellule d‟audit interne doit se doter et
suivre des indicateurs d‟activité, de qualité et de coût.
L‟étude IFACI 2002 recense les indicateurs principalement suivis par les cellules d‟audit
interne :
L‟étude IFACI 2002 précise que la satisfaction des clients de l‟audit est appréhendée au cours
des missions d‟audit de manière formelle ou informelle, par des analyses postérieures aux
missions ou par des audits réalisés par des cabinets indépendants.
A titre illustratif, nous pouvons également citer les indicateurs d‟activités et de coûts suivants :
Nombre de jours de formation/jours ouvrés.
Coût de la cellule d‟audit interne/nombre d‟auditeurs internes.
Par ailleurs, comme toute fonction de l‟entreprise, la qualité de l‟organisation et des travaux de
la cellule d‟audit interne doit être auditée. L‟IFACI préconise une évaluation externe de la
fonction d‟audit interne au moins tous les cinq ans (norme 1310 et suivantes).
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2.6 Les moyens financiers alloués à l’audit interne
La mise en place d‟une cellule d‟audit interne requiert un budget ad hoc qui doit principalement
prévoir :
La rémunération des auditeurs.
Les frais de déplacement des auditeurs.
Les coûts d‟acquisition du matériel informatique (ordinateurs portables) et logiciels
bureautiques.
Les coûts de formation professionnelle des auditeurs internes (évolution des
techniques d‟audit, colloques sur la fonction d‟audit etc.), achats d‟ouvrages et
abonnements divers (exemple : IFACI).
Les coûts d‟assistance externe dans l‟hypothèse où certaines missions (exemple : tests
d‟intrusion informatiques) seraient confiées à des prestataires externes.
A terme, le coût d‟acquisition, de mise en place et de formation aux outils de partage
du savoir (capitalisation des missions) et/ou d‟assistance aux missions d‟audit.
2.7 Trajectoire de déploiement des cellules d’audit interne
Chaque ministère doit prendre le temps de définir une trajectoire de mise en œuvre en fonction
de ses spécificités et de ses besoins, étant entendu que la mise en place des processus et du
contrôle interne (i.e. mise en œuvre de la gestion opérationnelle) est un préalable à l‟audit.
Aussi, en termes de trajectoire, la cellule d‟audit interne peut dans un premier temps, par
exemple conduire des missions d‟audit sur un périmètre particulier (exemple : sur la chaîne de
la dépense) pour roder sa méthodologie et ses programmes de travail avant d‟intervenir dans
un second temps sur d‟autres macro-processus comme par exemple élaboration ministérielle
d‟un budget ou exécution des recettes.
La montée en charge ne peut être que progressive avec un recrutement des ressources sur
plusieurs années.
La « fiche action » qui détaille les étapes de mise en œuvre d‟une cellule d‟audit interne
ministérielle est jointe en annexe (cf. page 58 paragraphe 5.3 Annexe 3 – Déploiement : fiche
action « préparer la mise en œuvre l‟audit interne ministériel ») . Cette fiche a été élaborée
dans le cadre du chantier transversal « Déploiement » du projet Ré-ingénierie.
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2.8 L’articulation de l’audit interne ministériel avec les autres corps d’audit
2.8.1 Terminologie utilisée
Audit interne :
Audit interne ministériel :
Audit conduit par des équipes ministérielles indépendantes, à savoir non
impliquées dans les tâches opérationnelles, au sein de son ministère de
rattachement.
Finalité : s‟assurer de la maîtrise des activités et améliorer leur fonctionnement.
Audit comptable et financier :
Audit piloté par des équipes rattachées à la DGCP indépendantes, à savoir non
impliquées dans les tâches opérationnelles.
Finalité : s‟assurer de la maîtrise des activités et améliorer leur
fonctionnement dans le champ comptable et financier.
Audit externe :
Audit conduit par la Cour des comptes
Finalité : certification des comptes de l‟État
Remarque : La mise en place d‟un plan d‟actions et de calibrage des contrôles par le
comptable et le contrôleur financier relève de l‟évaluation.
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2.8.2 Audit interne ministériel et audit interne comptable et financier
2.8.2.1 Définition de l’audit comptable et financier
L‟audit comptable et financier (ACF) est une mission d‟audit interne exclusivement centrée sur
les aspects comptables et financiers c‟est à dire sur la régularité des données financières
13
(organisation, procédures, opérations comptables et financières) .
2.8.2.2 Articulation entre l’audit interne ministériel et l’ACF dans le cadre de la
ré-ingénierie
Une coordination bilatérale des travaux d‟audit devrait être envisagée entre chaque ministère et
le ministère de l‟économie, des finances et de l‟industrie (MINEFI) pour le champ comptable et
financier.
Coordination MINEFI
Comité d’audit Comité d’Audit interne comptable et
financier
Missions hors ministériel Zone s de risque s comptables et
Zone s de risque s financiers
champ Besoins/re ssource s Besoins/re ssource s
comptable et Projets de missions Projets de missions
financier
Missions
autonomes
équipes audit
interne Missions champ comptable et
ministériel financier
Missions Missions
autonomes autonomes
équipes audit Missions
équipes audit
interne conjointes
MINEFI
ministériel Ministère/MINEFI par exception*
par exception
Conclusions des missions du champ
comptable et financier
Plans d’action
* Notamment dans l’hypothèse de non
disponibilité d’équipe d’audit interne ministériel
Lors de la préparation du programme annuel des missions d‟audit par l‟audit interne ministériel
d‟une part, et par l‟audit comptable et financier d‟autre part :
Des échanges seront organisés entre les représentants de l‟audit interne ministériel et
de l‟audit comptable et financier MINEFI sur les zones de risques identifiées et les
missions envisagées sur le champ commun d‟intervention.
A l‟issue de ces échanges, deux cas de figure pourraient être envisagés :
Des missions conjointes (ministère/MINEFI) pour le champ comptable et financier
seront de préférence organisées afin de :
Permettre au ministère de mieux comprendre les enjeux de l‟ACF et
son importance.
S‟appuyer sur des ressources ministérielles et MINEFI pour pouvoir
conduire des audits de façon optimale en couvrant davantage de
zones de risques, tout en conservant une identification claire des
« types » d‟audits menés.
Disposer de la connaissance « métier » des auditeurs ministériels.
Faciliter la mise en œuvre et le suivi du plan d‟action au sein des
directions et services, en central et en déconcentré.
13
Source : document de sensibilisation au contrôle interne comptable DGCP (6A) à l‟adresse des ministères.
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Des missions autonomes
Pour les missions hors champ comptable et financier, des missions
autonomes conduites par les équipes d‟audit interne ministériel en
fonction des besoins du ministère.
Pour les missions dans le champ comptable et financier :
Des missions autonomes conduites par les équipes MINEFI par
exception, dans l‟hypothèse notamment de non disponibilité
d‟équipes d‟audit interne ministériel.
Des missions autonomes conduites par les équipes d‟audit interne
ministériel par exception.
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2.8.3 Audit interne ministériel et Comité interministériel d’audit des programmes
2.8.3.1 Rappel du fonctionnement du CIAP
2.8.3.1.1 Cadre réglementaire
La décision a été prise par le Comité interministériel de la réforme de l‟Etat le 15/11/2001 de
créer le Comité interministériel d'audit des programmes (CIAP) dans le cadre de l‟application
de la LOLF.
Le 4 juillet 2003, le ministre délégué au budget et à la réforme budgétaire a signé la circulaire
définissant les missions et les modalités de fonctionnement du CIAP.
2.8.3.1.2 Missions
Le CIAP devra vérifier et garantir que les informations utilisées dans les discussions
budgétaires reposeront sur des bases objectives grâce à l‟examen de :
La qualité initiale des programmes au regard des prescriptions de la LOLF.
La fiabilité des résultats affichés et l‟objectivité des commentaires.
Audits initiaux : ce sont les audits de programme intervenant au moment de la présentation du
programme à la direction du budget et ensuite à chaque fois qu‟un nouveau programme sera
mis en place ou substantiellement modifié. Ce contrôle s‟effectuera sur la base des « projets
annuels de performance » tels que définis à l‟article 51 de la LOLF. La finalité des audits
initiaux est de vérifier la mise en œuvre des critères de qualité d‟un programme :
Qualité de la cohérence du domaine en lui-même et par rapport aux autres
programmes (pertinence du découpage…).
Qualité des objectifs choisis (diagnostic préalable, caractère stratégique, réalisme et
exigence…).
Qualité des indicateurs associés (justification, pertinence, équilibre, représentativité et
lisibilité…).
Qualité du système d‟information produisant les indicateurs (homogénéité, fiabilité,
auditabilité ...).
Qualité des actions susceptibles de permettre la réalisation des objectifs (cohérence
avec les moyens ...).
Qualité du système de pilotage du réseau permettant de mobiliser les unités
opérationnelles au service des objectifs.
Qualité du système de contrôle de gestion permettant la maîtrise des moyens et des
coûts.
Audits de réalisation : il s‟agit de l‟examen des conditions de réalisation annuelle des
programmes. Cet examen s‟effectuera au vu des comptes rendus annuels de performance
(article 51) et des projets de « rapports annuels de performance » tels que prévus à l‟article 54
de la LOLF. Les appréciations sur les résultats obtenus seront un des éléments des
discussions budgétaires. Il est donc indispensable :
D‟attester de la fiabilité des résultats chiffrés.
De garantir que les commentaires au regard des écarts constatés entre les objectifs et
les réalisations sont objectifs et prennent bien en compte tous les éléments d‟analyse
de la réalité.
Ainsi le CIAP coordonne la programmation et le pilotage des audits, la cohérence
méthodologique (guides d‟audit, structure des rapports d‟audit, principes déontologiques…), la
valorisation des travaux.
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2.8.3.1.3 Organisation
Le CIAP, présidé par un inspecteur général des finances, est composé de membres des corps
et services d‟inspection des ministères suivants :
Affaires étrangères
Agriculture et pêche
Culture et communication
Défense
Ecologie et développement durable
Economie, finances et industrie
Education nationale, enseignement supérieur et recherche
Emploi, travail et cohésion sociale
Santé et solidarités
Intérieur et aménagement du territoire
Jeunesse, sports et vie associative
Justice
Transports, équipement, tourisme et mer
Outre-mer
Planification des travaux :
Fin mars de l‟année N : Le président du CIAP échange avec les chefs de chaque corps
d‟inspection afin de déterminer les ressources disponibles pour le cycle d‟audit à venir.
En fonction de ces échanges, le nombre d‟audit réalisable est estimé.
Avril/mai N : A partir des risques identifiés par chacun des membres du CIAP pour son
ministère respectif, ainsi que par la DRB et la DB, le CIAP arrête le contenu du
programme d‟audit. Le calendrier de réalisation des audits et la composition, par corps
d‟inspection, des équipes sont ensuite discutés avec les chefs de corps d‟inspection. In
fine, est produit le plan d‟audit par trimestre avec les thèmes prioritaires d‟audit et la
composition, toujours interministérielle, des équipes d‟audit.
Septembre N – Juin N+1 : déroulement du cycle d‟audit. Entre 20 à 25 missions
d‟audits sont conduites par cycle.
Déroulement des missions :
Les missions d‟audit durent en moyenne 2 mois (3 mois maximum) et se composent de 3
auditeurs y compris le coordinateur. Ce dernier est en général membre du corps d‟inspection
du ministère dans lequel l‟audit est conduit mais ce n‟est pas systématique, notamment dans le
cas où l‟inspection a participé en amont à la formalisation du programme (et où, de fait, il ne
peut être juge et partie).
Rapports d‟audit : Procédure contradictoire
Envoi du rapport au Directeur de cabinet du ministre concerné (et ministre délégué), au
Secrétaire général du ministère, au Responsable de programme (RPROG), au DAF Délai de
réponse Réponse de l‟audité.
Avis du CIAP sur les audits : En raison de la procédure contradictoire, les audits se concluent
par des avis que rend le CIAP au vu, d‟une part, des analyses et propositions des rapports
d‟audit, d‟autre part, des réponses apportées par les ministères ainsi que des réactions des
équipes d‟audit au contenu de ces réponses. Les avis du CIAP sont réservés au ministre
concerné et au ministre chargé des finances. En revanche, le CIAP produit pour chaque cycle
annuel d‟audit un rapport public d‟activités qui relate ses principales recommandations.
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2.8.3.1.4 Outils
Parmi les outils du CIAP figurent aujourd‟hui :
Le guide d‟audit initial des programmes (18 décembre 2003).
Le guide d‟audit de réalisation des programmes (en cours d‟élaboration).
Le guide d‟audit de l‟analyse des coûts (22 juillet 2005).
2.8.3.2 Articulation avec l’audit interne ministériel
Les équipes de l‟audit interne ministériel sont mises à disposition dans le cadre des audits
décidés dans le cadre du CIAP.
Le CIAP est garant au dernier niveau de la fiabilité et de la sincérité des résultats. Son rôle est
de s‟assurer que toutes les précautions ont été prises en amont ; le CIAP « audite le processus
d‟audit ». Ses investigations sont ajustées en fonction de la structure et des travaux conduits
par l‟audit interne ministériel.
Aussi, le plan d‟audit ministériel validé dans le cadre du Comité d‟audit ministériel constitue un
élément à prendre en compte pour le CIAP lors de la préparation de son programme d‟audit.
L‟audit interne peut intervenir afin d‟évaluer la qualité de la performance, à savoir si
l‟organisation/les actions mises en œuvre concourent de manière optimale à l‟atteinte des
objectifs du programme. Ce point est hors champ des audits initiaux et de réalisation de
programmes conduits par le CIAP.
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3 Les méthodes et les outils de l’audit interne ministériel
3.1 La charte d’audit
En vertu de la norme 1000 de l‟IFACI , une charte de l‟audit interne doit permettre de présenter
et de faire connaître la fonction d‟audit interne ministérielle au sein du ministère. A minima, la
charte doit :
Définir la position de la cellule d‟audit interne au sein du ministère.
Autoriser l‟accès aux documents, aux personnes et aux biens, nécessaires à la bonne
exécution des audits.
Définir l‟étendue des missions d‟audit (y compris les missions de conseil).
Certaines chartes d‟audit ajoutent des informations complémentaires sur l‟organisation
géographique de la cellule, le contrôle interne, la déontologie, le recrutement et la formation
des auditeurs, le processus méthodologique d‟une mission d‟audit, les missions précédemment
effectuées ou annexent les normes officielles et le code de déontologie de l‟IFACI (cf. exemple
de charte d‟audit interne page 60 paragraphe 5.4 Annexe 4 – Exemple de charte d‟audit
interne (Ministère de la Communauté française de Belgique)).
3.2 L’approche par les risques
La planification des missions d‟audit, réalisée en règle générale une fois par an, s‟appuie sur
les critères suivants (par ordre d‟importance constatée lors de l‟étude IFACI en 2002) :
Critères principaux :
Demande spécifique du plus haut niveau de la hiérarchie,
Analyse préalable des risques,
Evolution particulière de l‟environnement interne (exemple : nouvelle direction/
organisation d‟un service) ou externe (exemple : nouvelle loi).
Critères secondaires :
Logique de passage « fréquent ». En moyenne, un service doit être audité tous les
2 à 3 ans.
Logique de couverture géographique.
L‟analyse préalable des risques est un critère de plus en plus systématique et prédominant
dans la planification des missions d‟audit (dans 75 % des cas en 2002).
Plusieurs définitions sont données à la notion de risque. Nous en citerons deux :
14
Définition de l‟IFACI : « un risque est un ensemble d‟aléas susceptibles d‟avoir des
conséquences négatives sur une entité et dont le contrôle interne et l‟audit ont
notamment pour mission d‟assurer autant que faire se peut la maîtrise ».
Définition issue du référentiel de contrôle interne comptable DGCP : « un risque est un
événement qui, par sa survenance, ne permet pas d‟atteindre l‟objectif ».
14
Source : lexique IFACI « Les mots de l‟audit » 09/2000
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budgétaires et comptables de l‟Etat
L‟audit interne procède à une cartographie des risques. Cette cartographie peut être construite
de deux façons :
Identification des risques du général au particulier :
Elaboration d‟une nomenclature de risques élémentaires pesant sur l‟entité
Déclinaison de ces risques élémentaires à un niveau plus fin et plus opérationnel.
Identification des risques du particulier au général :
L‟identification des risques est alors élaborée en identifiant les risques par groupe
d‟activités, processus, macro-processus puis dans un deuxième temps, ces risques
sont regroupés et synthétisés par grandes familles.
Les risques identifiés sont ensuite cotés en fonction de deux composantes :
La gravité, ou conséquences de l‟impact, à laquelle on fait échec en développant une
politique de protection.
La probabilité qu‟un ou plusieurs événements se produisent et à laquelle on fait
échec en développant une politique de prévention.
La cotation en terme de gravité et de probabilité sera mesurée sur une échelle à déterminer
plus ou moins complexe, comme par exemple :
de 1 à 3 1 : « faible » ; 2 : « moyen » ; 3 « élevé ».
de 1 à 4 1 : « faible », 2 : « moyen », 3 : « grave », 4 : « très grave ».
de 0 à 5 la cotation la plus élevée représentant la gravité ou la probabilité la plus
grave/fréquente.
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Quelques exemples de nomenclatures de risques
15
Exemple 1 – secteur bancaire :
Risque de crédit et de contrepartie : il correspond au risque de défaillance totale
ou partielle de la contrepartie avec laquelle des engagements de bilan ou de hors
bilan ont été contractés.
Risque de marché : il correspond au risque lié aux évolutions de prix de marché
de tous types d‟instruments.
Risque comptable : ce risque résulte de l‟ensemble des facteurs susceptibles
d‟entraver la réalisation des objectifs de régularité et de sincérité des informations
comptables.
Risque administratif : ce risque résulte de l‟ensemble des facteurs susceptibles
d‟altérer le bon fonctionnement du groupe.
Risque informatique : ce risque résulte de l‟ensemble des facteurs susceptibles
d‟altérer la sécurité informatique et les performances de la fonction informatique.
Risque commercial et de réputation : risque de contre-performance commerciale
et risque d‟image.
Risque juridique et fiscal : ce risque résulte de l‟ensemble des facteurs
susceptibles d‟altérer les objectifs de sécurité juridique et fiscale.
Risque de ressources humaines : ce risque résulte de l‟ensemble des facteurs
susceptibles de causer l‟insatisfaction individuelle ou collective des ressources
humaines et l‟inadéquation quantitative ou qualitative des collaborateurs.
Exemple 2 – 10 risques majeurs identifiés par la cellule d‟audit interne du Conseil général des
16
Hauts de Seine
Déficit de la stratégie, du pilotage et de l’évaluation
Sécurisation imparfaite des systèmes d’information
Connaissance insuffisante du patrimoine et des effectifs
Défaillances dans la sécurité des biens et des personnes
Déficit de la fonction de contrôle des achats et des marchés publics
Déficit du contrôle des délégations de service public
Déficit du contrôle des dotations et des subventions
Sécurisation insuffisante des prestations financières, notamment aux
personnes
Non-respect des législations particulières (aide à l’enfance, environnement,
nouvelles technologies, etc.)
Risques liés à la situation financière de la collectivité
15
Source : rapport annuel BNP Paribas au 31/12/2004.
16
Source : journée d‟étude 23/06/2005 de l‟Institut de management public « Quel contrôle interne pour mettre en
œuvre la LOLF ? ».
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3.3 Le plan d’audit interne détaillé
A l‟issue de son analyse de risque et de la validation du plan d‟audit général par le Comité
d‟audit, la cellule d‟audit interne ministérielle finalise son plan d‟audit détaillé qui reprend :
La nature des missions à réaliser par macro-processus / cas de gestion / processus
[ex : chaîne de la dépense / commande publique / réception] ou par thème [ex : audit
du projet informatique XXX]) et ainsi que leur localisation (ex : direction administration
déconcentrée - service XXX).
Le nombre de jours/homme prévu par grade et par mission
La période d‟audit envisagée
Le plan d‟audit doit laisser une certaine latitude et ne pas prévoir une planification à 100 % des
ressources pour permettre notamment de réaliser les audits « à la demande » des plus hautes
instances, non planifiés en début d‟année.
Après accord des entités auditées sur les dates d‟intervention, les éléments du plan d‟audit
sont ensuite intégrés au planning de la cellule d‟audit interne. Ce planning doit également
reprendre les périodes de formation, congés etc. pour pouvoir suivre les périodes
d‟indisponibilité/de disponibilité des membres de la cellule d‟audit interne. Le planning doit être
périodiquement mis à jour, tout au long de l‟année.
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3.4 Le déroulement d’une mission d’audit interne
3.4.1 Le déroulement d’une mission d’audit interne - vue synthétique
PREPARATION DE L’AUDIT
Prise de connaissance de l‟entité auditée (précédents rapports d‟audits ou autres types de rapports,
organigramme, instructions et notes diverses etc.)
Planification de la mission :
Objectifs de la mission.
Champ de la mission.
Equipe d‟auditeurs.
Calendrier d‟intervention en accord avec l‟entité auditée.
Identification des interlocuteurs dans l‟entité auditée.
Formalisation / mise à jour / identification du programme de travail ad hoc
Envoi de la lettre de mission à l‟entité auditée :
Notification de la mission d‟audit envoyée au responsable de l‟entité auditée.
Rappel de l‟objet, la date, la durée de l‟audit ainsi que les noms et coordonnées de l‟équipe
d‟audit.
REALISATION DE L’AUDIT
Réunion d’ouverture chez l’audité :
Elle permet d‟instaurer un climat de confiance.
Objectifs : présentation des auditeurs, du déroulement de la mission et de la méthodologie
suivie, remise de la charte d‟audit, prise de rendez-vous et de contacts dans l‟entité auditée,
définition des conditions matérielles de la mission.
Participants : auditeurs de la mission et leur responsable, les responsables de service de la
fonction auditée.
Réalisation du programme de travail en fonction de la répartition des travaux entre les membres
de l’équipe d’audit :
Formalisation des objectifs, travaux effectués (analyse documentaire, interviews, observations
terrains et contrôle par sondage sur pièces etc.), constats, conclusions et recommandations.
Documentation des travaux d‟audit (preuve des tests effectués, copie des documents analysés
etc.).
Revue des travaux d‟audit réalisés par le responsable de mission.
CONCLUSION DE L’AUDIT
Réunion de clôture chez l’audité :
Présentation des constats (positifs et négatifs), conclusions et recommandations hiérarchisées
en fonction de leur caractère significatif.
Objectifs : information rapide de l‟encadrement de l‟entité auditée, validation de la pertinence
et du caractère incontestable des conclusions, obtention de l‟adhésion des responsables de
l‟entité afin de les inciter à mettre en œuvre un plan d‟action pour pallier les
dysfonctionnements constatés.
La procédure contradictoire et rapport provisoire
L‟entité auditée dispose, dans un délai précisé lors de l‟envoi du rapport provisoire, d‟un « droit
de réponse » et d‟observations sur les conclusions de l‟audit.
Le rapport d’audit définitif
Numéroté, daté et signé par les auditeurs.
Synthèse sur une ou deux pages les constats importants et principales recommandations.
Préambule précisant le cadre de la mission.
Le corps du rapport (présentation de l‟entité auditée, remarques importantes positives et
négatives hiérarchisées) et ses annexes (détail des constatations, lettre de mission etc.).
SUIVI DE L’AUDIT
Suivi par l’auditeur de la mise en œuvre des recommandations.
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budgétaires et comptables de l‟Etat
3.4.2 Le suivi de la mise en œuvre des recommandations
L‟auditeur ne participe pas à la mise en œuvre de ses recommandations (principe
d‟indépendance de l‟auditeur) mais doit mettre en place un processus de suivi de la mise en
œuvre de celles-ci ou qui permet de garantir que la direction a accepté le risque de ne rien
faire (norme 2500 A1).
A partir du moment où le responsable audité accepte la recommandation à l‟issue de la
procédure contradictoire, il doit mettre en œuvre un plan d‟action, identifier les personnes
responsables de la mise en œuvre de la recommandation et les délais afférents.
Pour suivre la mise en œuvre des recommandations, la cellule d‟audit interne doit, dans un
premier temps, les synthétiser dans une base ad hoc.
Le suivi effectif de la mise en œuvre des recommandations peut être effectué de plusieurs
manières :
Un audit allégé : l‟auditeur revient dans l‟entité auditée quelques mois auparavant et
s‟entretient avec les responsables sur le niveau d‟avancement de la mise en œuvre du
plan d‟action
Un questionnaire : le questionnaire est envoyé au responsable audité, il reprend le
plan d‟action et demande à l‟audité d‟indiquer son niveau d‟avancement.
Un comité de suivi dédié, réunissant à périodicité régulière auditeurs et audités pour
faire un point d‟avancement sur la mise en œuvre des recommandations. Ainsi, le
suivi des recommandations formulées par l‟Inspection générale des affaires sociales
17
(IGAS) est organisé via une commission des suites :
« Une Commission des suites réunit mensuellement, sous la présidence du chef de
l‟IGAS, les auteurs des rapports et les responsables des administrations et des
organismes concernés. Ces derniers sont invités à présenter les mesures prises à
l‟issue de la remise des conclusions de l‟IGAS. Les ministres responsables sont ainsi
informés des suites données à ces préconisations. Les réunions de cette commission
permettent de rendre compte, avec un recul de quelques mois à deux ans selon les
rapports, des avancées liées aux conclusions des rapports ou parfois des éventuelles
difficultés de mise en œuvre.»
Le suivi des recommandations par la cellule d‟audit interne ministérielle permet ensuite de
communiquer au Comité d‟audit ministériel le niveau d‟avancement des plans d‟actions sur les
sujets clefs.
17
Source : http://www.social.gouv.fr/htm/minister/igas
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budgétaires et comptables de l‟Etat
18
3.5 Les outils de l’audit interne ministériel
3.5.1 Les programmes de travail ou questionnaire d’audit
Le questionnaire d‟audit n‟est pas constitué des questions que pose l‟auditeur, mais des
questions qu‟il doit se poser. Le questionnaire porte sur l‟ensemble de l‟activité de l‟entité et
plus particulièrement sur son organisation et son fonctionnement. Le questionnaire décompose
la fonction ou processus audité en tâches élémentaires et reprend cinq questions clés :
Qui ? quels agents interviennent ? Les aspects de séparation des tâches sont-ils
respectés ?
Quoi ? quel est l‟objet de l‟opération ?
Où ? par où ? vers où ? quel est le lieu de l‟opération, avec son origine et sa
destination au sein du processus ?
Quand ? période et durée de l‟opération (problématique de la place de l‟opération
au sein du processus et des délais).
Comment ? comprendre et apprécier le processus sous l‟aspect acte
matériel/intellectuel ; formel (informel/papier/numérique) ; moyens (supports
documentaires/matériels informatiques…).
Le manuel d‟audit interne type (cf. extrait page 43 paragraphe 4) constitue un programme de
travail à décliner par ministère dans le cadre d‟audits de régularité/fiabilité/sincérité/conformité
des macro-processus ré-ingiénerie.
3.5.2 Les outils de description et d’interrogation
L‟auditeur dispose d‟un panel d‟outils pour conduire à bien sa mission et répondre aux
questions qu‟il se pose au travers de son programme de travail/questionnaire d‟audit. Ces
outils, d‟interrogation ou de description de l‟entité auditée :
Ne sont pas employés de manière systématique. A chaque objectif, l‟auditeur choisit
l‟outil le plus approprié.
Ils ne sont pas spécifiques à l‟audit interne.
Ils sont complémentaires entre eux.
3.5.2.1.1 Les outils de description
Les outils de description vont aider l‟auditeur à mettre en relief les spécificités des situations
rencontrées.
Les documents pertinents, élaborés et utilisés par l‟entité, doivent être utilisés par l‟auditeur. En
voici quelques uns à titre d‟exemple :
Les organigrammes hiérarchiques
Les organigrammes fonctionnels qui formalisent l‟organisation de l‟entité en se fondant
sur la notion de fonction :
en ligne : les fonctions (exemple pour un service recouvrement d‟une TPG : animer
le recouvrement et rédiger des circulaires, commenter les statistiques du
recouvrement, animer des réunions, assurer le visa des courriers présentés à la
signature etc.) ;
en colonne : les catégories d‟agents concernées, les textes de référence de la
fonction (exemple de fonction : enregistrer les retenues de garantie sur marchés de
l'Etat / texte de référence : code des marchés publics), les relations au sein du
service, avec les autres services, hors de l‟entité, les applications informatiques
utilisées.
Les manuels de procédures qui permettent de comprendre l‟enchaînement des
groupes d‟activité, de disposer de leur description et des acteurs concernés.
18
Les outils décrits ici sont de nature manuelle ou informatique.
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Les diagrammes de circulation des documents entre les différentes fonctions et centres
de responsabilité.
Les questionnaires d‟auto-évaluation et documents relatifs au contrôle hiérarchique
élaborés par les responsables opérationnels.
Ces documents (organigrammes, procédures, diagrammes de circulation etc.) peuvent être
formalisés par l‟auditeur au cours de sa mission, si l‟entité n‟en dispose pas et que l‟auditeur le
juge utile.
3.5.2.1.2 Les outils d’interrogation
Les outils d‟interrogation vont aider l‟auditeur à formuler des questions ou à répondre à des
questions qu‟il se pose. Ils regroupent notamment :
Les sondages statistiques ; méthode qui permet à partir d‟un échantillon prélevé de
façon aléatoire dans une population de référence d‟extrapoler à la population les
observations faites sur l‟échantillon. L‟auditeur va procéder à ses contrôles sur les
éléments extraits par sondage, le contrôle exhaustif étant impossible à l‟échelle de
l‟entité auditée.
A titre d‟exemple, sur le MP5 Exécution de la recette, l‟auditeur doit s‟assurer de
l‟exactitude et de l‟exhaustivité des recettes enregistrées. Pour ce faire, il peut
effectuer un sondage sur X dossiers de fonds de concours afin de vérifier que les
informations renseignées dans l‟outil de suivi des engagements de tiers (créancier,
montant du fonds de concours, fait générateur et échéancier d‟encaissement etc.)
sont conformes aux justificatifs contractuels.
Les entretiens ; quelques règles de base sous-tendent la conduite d‟un entretien
efficace qui permettra à l‟auditeur d‟atteindre ses objectifs ;
La préparation de l‟entretien : l‟auditeur doit connaître son sujet (la personne : les
activités, responsabilités etc. de l‟interlocuteur et déjà disposer d‟informations
qualitatives ou quantitatives sur l‟objet de l‟entretien), avoir préparé ses questions,
avoir pris rendez-vous de manière formelle avec l‟interlocuteur et informé le
responsable hiérarchique de ce dernier. Une liste de questions écrites, le plus
fermées possibles (réponses par oui ou non), peut être envoyée avant l‟entretien.
Le début de l‟entretien : il convient de rappeler, en début d‟entretien, la mission
d‟audit conduite, ses objectifs et dans ce cadre, l‟objet de l‟entretien (principe de
transparence de l‟auditeur).
Le déroulement de l‟entretien : durant l‟entretien, l‟auditeur doit, en reformulant les
réponses, s‟assurer de sa correcte compréhension et laisser l‟interlocuteur
s‟exprimer (écoute active). Par ailleurs, il convient de recentrer l‟interlocuteur sur
l‟objet de l‟entretien s‟il s‟éloigne du cadre défini.
La conclusion de l‟entretien en procédant à une validation, avec l‟interlocuteur, des
principaux points notés et en l‟invitant à aborder des points qui auraient pu être
omis au cours de l‟entretien.
Les vérifications et rapprochements
L‟auditeur est amené à effectuer un certain nombre de vérifications, arithmétiques
notamment.
Il effectue un certain nombre de rapprochements entre deux sources au cours de
ses travaux (exemple : rapprochement base de gestion/base comptable).
La technique de confirmations par des tiers est également utilisée (exemple :
circularisation de clients/fournisseurs, autre ministère).
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3.5.3 Les outils de formalisation des travaux d’audit
Il sont établis pour récapituler les points majeurs détectés par l‟auditeur. Sont généralement
utilisés par les services d‟audit interne :
Le tableau des forces et faiblesses.
La feuille de révélation et d‟analyse des problèmes (FRAP).
3.5.4 Les outils informatiques
3.5.4.1 Outils de partage du savoir
Afin de faciliter les travaux des auditeurs, il est recommandé de mettre en place un outil de
partage du savoir.
L‟intranet constitue un support privilégié pour faciliter la diffusion des normes d‟audit interne, du
code de déontologie, des programmes de travail, la capitalisation des informations et faciliter
les recherches sur les missions antérieures contrairement à la conservation sous forme
« papier ».
La cellule d‟audit interne peut également envisager de mettre en place un outil spécifique de
gestion des connaissances avec comme critère, quel que soit le support sélectionné, le
paramétrage de règles strictes d‟accès en fonction de la nature des informations partagées. A
titre d‟exemple, les normes ou les lignes directrices de l‟audit interne pourront être accessibles
à tous contrairement à certains rapports d‟audit.
Au-delà d‟une base de partage du savoir, la cellule d‟audit interne peut également utiliser un
outil d‟assistance aux missions d‟audit.
3.5.4.2 Outils d’assistance à l’audit
A l‟instar des cabinets de commissariat aux comptes, les services d‟audit interne utilisent de
plus en plus des outils d‟assistance aux missions d‟audit.
Ces outils ont pour objectifs :
L‟extraction, l‟analyse et le test de données.
L‟évaluation et l‟analyse des risques, la gestion et la planification des missions.
Ce dernier type d‟outil permet de :
Formaliser la cartographie des risques et la planification des missions en fonction de
l‟analyse de risques.
Structurer, suivre et coordonner les interventions en cours et à venir des auditeurs sur
les différents sites (composition de l‟équipe, objectifs de la mission, interlocuteurs dans
l‟entité auditée, période de la mission etc.).
Stocker les travaux et rapports d‟audit.
Tracer la mise en œuvre des recommandations.
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4 Extrait du manuel d’audit interne type des macro-processus
Ce manuel d‟audit type a pour objectif de servir de programme de travail lors des audits de
régularité/fiabilité/sincérité/conformité conduits par la cellule d‟audit interne ministérielle sur les
macro-processus 1, 2, 3, 5, 9. Il reprend les objectifs, risques et activités/actions de contrôle
formalisés dans la partie « Matrice de contrôle interne » des fiches opérationnelles élaborées
par groupe d‟activités/processus/cas de gestion/macro-processus. La colonne « activité/action
de contrôle » a été renommée « Questions d‟audit » dans le manuel d‟audit.
Ce manuel d‟audit type des macro-processus est à décliner par ministère en fonction des
besoins propres et spécificités (acteurs, systèmes d‟information, etc.) et de l‟importance relative
des macro-processus et cas de gestion au sein du ministère. Ainsi, par exemple, pour un
ministère dont les subventions constituent un cas de gestion significatif, le manuel d‟audit
pourra être approfondi et davantage détaillé sur ce thème. Cette adaptation ministérielle est à
conduire par la cellule d‟audit interne avec des représentants du corps d‟inspection du
ministère et en collaboration avec les directions opérationnelles (DAF, CBCM).
Un exemple par macro-processus est donné ci-après à titre illustratif. Le manuel complet fait
l‟objet d‟un livrable indépendant dédié.
4.1 MP1 : Elaboration ministérielle d’un budget
Cas de gestion : non applicable
Processus 2 : Préparer le PLF
Groupe d’activités 12 : Décliner les plafonds par programmes/actions/catégories
MP1_P2_Fiche 12. Décliner les plafonds par programmes / actions / catégories
Objectif Risque Questions d’audit
Respecter les échéances Le budget du programme présenté en Existe-t-il une procédure de construction
de production du projet conférences budgétaires n'est pas budgétaire propre au programme ?
de budget des achevé
programmes Le contrôle doit vérifier les éléments suivants :
Retard dans le processus de - existence d'une procédure de construction
Achever une seconde construction budgétaire du programme budgétaire formalisée et communiquée à
version du projet de (déclinaison des plafonds par mission l'ensemble des acteurs concernés
budget du programme à et des résultats des réunions de - la procédure comporte une répartition des tâches
temps pour la présenter restitution) entraînant des risques sur à effectuer pour les acteurs concernés
lors des conférences les délais de présentation et / ou sur la - la procédure prévoit un calendrier précis
budgétaires avec la DB qualité du projet de budget soumis en - articulation avec une procédure supra-
(actuellement : mai N conférences budgétaires. programmes permettant de présenter en
pour les réunions de conférences budgétaires des projets de budgets de
répartition) programmes harmonisés et cohérents
- existence d'une procédure d'urgence à mettre en
place en cas de retard dans le calendrier
Respecter les arbitrages Le budget du programme n'est pas Le projet de budget du programme intègre-t-il
rendus et les lettres actualisé suite aux réunions les arbitrages ?
plafonds budgétaires
Cette seconde phase de Le budget de programme définitif qui
construction du budget du sera communiqué aux BOP et
programme doit reposer opérateurs ne prend pas en compte
essentiellement sur la les conséquences (en termes de
déclinaison des crédits et ETP) des décisions prises
arbitrages pris lors des en conférences budgétaires
"rencontres ministres"
d'avril N, tout en intégrant
les orientations par
mission fournies par les
lettres plafonds.
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MP1_P2_Fiche 12. Décliner les plafonds par programmes / actions / catégories
Objectif Risque Questions d’audit
La consolidation des budgets des programmes
respecte-t-elle la lettre plafond ?
Proposer un projet de Certaines dépenses du projet de Le projet de budget est-il soutenable
budget de programme de budget du programme sont sur/sous budgétairement?
qualité évaluées.
S'assurer que cette soutenabilité est appréciée
Il s'agit essentiellement Ce risque concerne la sur/sous pour N+1 et à moyen terme par, notamment, la
de respecter des critères évaluation des dépenses par les BOP correcte prise en compte des dépenses obligatoires
de qualité tels : / opérateurs ou par le programme à et la montée en puissance de dispositifs «
- la soutenabilité des fins de négociation budgétaire. pérennes ».
budgétaire
- la correcte budgétisation
en AE / CP
- la justification de la
dépense
- la correcte répartition
des plafonds d'emplois
ministériels
- l'exactitude et
l'exhaustivité des
données budgétaires
présentées
Le projet de budget du programme Les estimations de dépenses sont-elles exactes
comporte des données erronées / et sincères?
incomplètes
Ce contrôle concerne :
Ce risque concerne l'exactitude et - la sur-évaluation des dépenses par les BOP /
l'exhaustivité des données contenues opérateurs ou par le programme à des fins de
dans le projet de budget de négociation budgétaire
programme. - la cohérence entre le projet de budget du
L'exactitude concerne plus programme et la programmation pluriannuelle
précisément : remontée par les BOP / opérateurs
- la prise en compte de la soutenabilité
budgétaire
- la correcte budgétisation en AE / CP
- la correcte estimation des dépenses
(méthode de calcul, sources des
prévisions...)
Le risque sur l''exhaustivité des
données concerne plus précisément le
risque d'oubli dans la budgétisation
d'une action ou d'un BOP / opérateur.
L'utilisation des ressources du projet Le projet de budget comporte-t-il des éléments
de budget n'est pas transparente de justification de la dépense ?
Impossibilité de justifier l'emploi des
crédits et ETP inscrits dans le projet
de budget du programme.
Le projet de budget soumis en réunion Le projet de budget du programme est-il
budgétaire n'est pas approuvé dûment visé?
S'assurer que le projet de budget du programme
est revu et approuvé par les responsables
compétents (responsable de la fonction de
préparation "budget et performance" du
programme, responsable de programme, voire
pilote du processus budgétaire...) et qu‟il intègre
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MP1_P2_Fiche 12. Décliner les plafonds par programmes / actions / catégories
Objectif Risque Questions d’audit
correctement les données fournies par les «
producteurs de données et d‟études »
- la transmission du projet de budget du programme
au niveau supra-programmes pour la préparation
des dossiers de conférences budgétaires
comporte-t-elle une signature ?
- la projet de budget du programme est-il
accompagné d'explications / commentaires sur
l'utilisation des crédits inscrits dans le projet de
budget ?
La construction budgétaire du La traçabilité des décisions budgétaires est-elle
programme ne facilite pas le assurée ?
processus d'allocation
Vérifier la traçabilité des décisions budgétaires
Manque de transparence des présidant la construction budgétaire du programme
décisions ayant conduit à l'élaboration (historique et justification de la prise de décisions
du budget de programme inscrit en ou application d'une procédure...)
PLF. Le risque consiste donc à
effectuer un cadrage budgétaire
irréaliste aux BOP et opérateurs en
juin N.
Construire un budget Le budget prévu ne permet pas la La budgétisation des activités / projets
cohérent avec les réalisation des activités stratégiques stratégiques est-elle satisfaisante ?
engagements de
performance du Le projet de budget du programme ne S'assurer que le budget prévu pour les activités
programme permet pas la réalisation optimale des stratégiques permet une réalisation optimale de ces
activités permettant d'atteindre les activités.
Le projet de budget du cibles de résultats inscrites dans les
programme doit permettre PAP.
l'atteinte des cibles de
résultats inscrites dans le
PAP.
Réaliser un budget de La construction budgétaire du La traçabilité des décisions budgétaires est-elle
programme facilitant programme ne facilite pas le assurée ?
l'allocation/la gestion des processus d'allocation
ressources Vérifier la traçabilité des décisions budgétaires
Manque de transparence des présidant la construction budgétaire du programme
décisions ayant conduit à l'élaboration (historique et justification de la prise de décisions
du budget de programme inscrit en ou application d'une procédure...)
PLF. Le risque consiste donc à
effectuer un cadrage budgétaire
irréaliste aux BOP et opérateurs en
juin N.
Existe-t-il un lien entre le budget et la
programmation pluriannuelle ?
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4.2 MP2 : Allocation et mise à disposition des ressources
Cas de gestion : non applicable
Processus 1 : Programmation, allocation et mise à disposition initiale des ressources
Groupe d’activités 7 : Mettre à disposition les crédits
MP2_P1_Fiche 07. Mettre à disposition les crédits
Objectif Risque Questions d’audit
Garantir la soutenabilité Mettre à disposition des crédits La réserve pour régulation est-elle constituée
budgétaire du programme risquant de faire l'objet d'une et conforme à la PBI ?
régulation
Ne pas être en mesure de faire face Une réserve pour aléas est-elle constituée et
aux aléas de gestion du programme conforme à la PBI ?
Mise à disposition aux services non La mise à disposition reflète-t-elle la répartition
cohérente avec la notification notifiée aux services ?
L'allocation aux BOP et aux La mise à disposition ne porte que sur les
UO/services a été réalisée en tenant ressources certaines alors que la notification porte
compte de la contrainte de sur les ressources probables. La mise à disposition
soutenabilité budgétaire des services initiale ne peut donc être égale à la notification
(dépenses obligatoires) et de la dans tous les cas, la différence correspondant aux
programmation des activités crédits non disponibles au 2 janvier.
proposée. Réaliser une mise à
disposition conforme à la notification
constitue donc une garantie pour le
respect du budget et l'atteinte des
objectifs de performance.
La mise à disposition reflète-t-elle la répartition
notifiée aux BOP ?
La mise à disposition ne porte que sur les
ressources certaines alors que la notification porte
sur les ressources probables. La mise à disposition
initiale ne peut donc être égale à la notification
dans tous les cas, la différence correspondant aux
crédits non disponibles au 2 janvier.
Optimiser la performance Risque de mise à disposition La procédure de mise à disposition des crédits
du programme parcellisée des crédits est-elle respectée?
La mise à disposition progressive des La mise à disposition parcellisée des crédits
crédits certains dès le début de disponibles au niveau du programme doit demeurer
l'année ou la constitution d'enveloppes l'exception.
de crédits au sein de l'enveloppe "titre
II" ou de l'enveloppe "autres titres"
risque de nuire à la performance du
programme (mise à disposition des
crédits trop tardive pour lancer des
activités ou des projets essentiels) et
impose des contraintes
supplémentaires en gestion.
Mettre à disposition les Référentiel des responsables de BOP Les préfets ont-ils approuvé le SOF ?
crédits aux personnes et d'UO non actualisé
habilitées à engager les SOF = Schéma d'Organisation Financière =
dépenses organisation des BOP en UO responsables de
l'exécution des dépenses
Le référentiel est-il conforme au SOF ?
Respecter les Utiliser des crédits affectés pour des Les crédits externes mis à disposition et leur
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MP2_P1_Fiche 07. Mettre à disposition les crédits
Objectif Risque Questions d’audit
engagements dépenses non prévues dans la affectation ont-ils été notifiés ?
contractuels de l'Etat convention
Les cofinancements Etat mis à disposition ont-
ils fait l'objet d'une convention?
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4.3 MP3 : Exécution des dépenses
Cas de gestion : Commande publique
Processus 1 : Décider une dépense
Groupe d’activités 4 : Enregistrer et notifier l’engagement juridique de la dépense
MP3_P1_Fiche 04. Enregistrer et notifier l'engagement juridique de la dépense
Objectif Risque Questions d’audit
Soutenabilité budgétaire Dépenses engagées au delà du La disponibilité des crédits est-elle contrôlée
et régularité de la montant de crédits accordés et avant la notification au tiers ?
dépense disponibles
Les engagements juridiques sont enregistrés dans
le SI et leur montant est pris en compte
systématiquement en comptabilité budgétaire avant
la notification au tiers.
Optimisation des Procédure est enclenchée Les éléments clés sont-ils transmis dans des
opérations : délai tardivement. délais raisonnables par les achats ?
d'enregistrement des
engagements juridiques Les éléments caractéristiques de l'engagement
juridique (réglementaires, contractuels,
identification du tiers, etc.) doivent être transmis au
gestionnaire des engagements juridiques par le
service achat au plus tôt après leur formalisation.
Un contrôle des délais de transmission des pièces
pourra être réalisé.
Les EJ sont-ils enregistrés et notifiés dans des
délais raisonnables ?
A compter de leur réception, les engagements
juridiques sont enregistrés puis notifiés dans des
délais raisonnables par le gestionnaire
d'engagements juridiques.
Un contrôle des délais d'enregistrement pourra être
effectué.
Exactitude, exhaustivité, Signataire de l'EJ ne disposant pas de Les délégations de pouvoir et de signature
régularité et correcte la compétence pour le signer sont-elles formalisées, respectées ?
imputation des EJ
enregistrés La personne qui signe l‟engagement Les délégations de pouvoir et de signature sont
juridique ne dispose pas de la formalisées, publiées et respectées.
compétence réglementaire pour le Les délégations de pouvoir et de signature sont
faire. mises à jour rapidement suite aux changements
intervenants dans le service.
Les délégations définies respectent les principes de
séparation des tâches. Ainsi, la rédaction et la
signature de l'engagement juridique sont effectuées
par deux personnes différentes.
Les habilitations paramétrées dans le SI
correspondent aux délégations de pouvoir et de
signature définies.
Absence de suivi régulier et de mise à Les informations relatives à l'EJ sont-elles
jour du référentiel des EJ correctes et complètes ?
Contrôle se rapportant à l'acte fondateur de l'EJ et
ses avenants éventuels.
Vérifier les montants, la correcte identification du
tiers, les dates et conditions contractuelles,
l'échéancier de CP associé à l'engagement
juridique saisis dans le SI par rapport aux pièces
justificatives.
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MP3_P1_Fiche 04. Enregistrer et notifier l'engagement juridique de la dépense
Objectif Risque Questions d’audit
Non-imputation des dépenses à la L'imputation comptable est-elle correcte ?
subdivision adéquate du plan de
compte Si le compte PCE est imputé par le SI à partir de la
catégorie de dépense choisie, vérifier :
- le correct paramétrage de la nomenclature
budgétaro-comptable par nature (correspondance
catégorie de dépense / plan de compte de l'Etat).
- la conformité de la nature de dépense avec les
pièces justificatives de l'EJ.
A défaut, vérifier que le compte PCE imputé
manuellement correspond à la nature de dépense.
Par ailleurs, chaque personne chargée d'imputer
les dépenses doit disposer d'une nomenclature
comptable à jour et avoir été dûment formée.
Non-imputation des dépenses à la L'imputation budgétaire est-elle enregistrée sur
subdivision adéquate MPA la subdivision MPA adéquate ?
Les dépenses de l‟entité ne sont pas Description : Si applicable, vérifier le correct
imputées à la subdivision adéquate paramétrage de la nomenclature budgétaro-
missions / programmes / actions. comptable par destination (subdivision adéquate
MPA [Mission/Programme/Action] par rapport au
profil utilisateur).
A défaut, vérifier que la destination MPA imputée
manuellement est correcte.
Par ailleurs, chaque personne chargée d'imputer
les dépenses doit disposer d'une nomenclature
budgétaire à jour et avoir été dûment formée.
Non enregistrement de certains EJ Tous les EJ sont-ils enregistrés dans le SI ?
dans le système d'information
Il est nécessaire de vérifier que les EJ notifiés par
le service sont tous enregistrés dans le SI. Pour ce
faire, on peut procéder à un contrôle par sondage
afin de vérifier que les engagements juridiques
formalisés sont bien enregistrés dans le SI.
Absence de fondement juridique de la Toute dépense fait-elle l'objet d'un engagement
dépense formalisé ?
Toute dépense doit faire l'objet d'un engagement
formalisé quel que soit le mode de passation (ex.
commande par téléphone).
Pièces justificatives absentes, Les éléments justifiant l'engagement juridique
insuffisantes ou erronées sont-ils tracés ?
La traçabilité des opérations et l'archivage des
pièces justificatives sont correctement réalisés.
Protéger les ressources Etat engagé à payer une dépense Le suivi des montants consommés sur un
financières de l'Etat sans contrepartie réelle marché est-il effectué régulièrement ?
L‟Etat s‟est engagé à payer une Dans le cas particulier des marchés avec mini/maxi,
dépense alors que le montant de la le suivi des montants consommés sur un marché
prestation réalisée est inférieur (cas est effectué régulièrement pour s'assurer que le
des marchés avec mini et un maxi). montant minimum du marché sera atteint.
A défaut, l'Etat s'expose à des paiements sans
contrepartie (bien ou service).
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4.4 MP5 : Exécution des recettes
Cas de gestion : 1. Enregistrer la créance avec suivi de l’engagement de tiers
Processus 1 : Initier la recette et enregistrer la créance
Groupe d’activités 2 : Enregistrer l’engagement de tiers
MP5_P1_Fiche 02. Enregistrer l'engagement de tiers
Objectif Risque Questions d’audit
Optimisation des La procédure est enclenchée Les éléments fondant l'engagement de tiers
opérations :réduire les tardivement. sont-ils transmis rapidement ?
délais d'enregistrement
des engagements Les éléments réglementaires, contractuels
permettant d'enregistrer l'engagement de tiers
doivent être transmis au plus tôt après leur
identification.
Les engagements de tiers sont-ils enregistrés
dans des délais raisonnables ?
Une fois les éléments fondant l'engagement de tiers
transmis, celui-ci doit être enregistré dans des
délais raisonnables afin de permettre sa bonne
exécution. Des objectifs en la matière sont fixés et
suivis.
Exactitude, exhaustivité Certains engagements de tiers ne sont Existe-t-il une procédure en matière
et correcte imputation des pas enregistrés. d'enregistrement et suivi des engagements ?
engagement de tiers
enregistrés Cette procédure permet de détailler les modalités,
outils, circuits d'informations et acteurs impliqués
dans l'enregistrement des engagements de tiers. La
procédure est formalisée, connue de tous et mise à
jour régulièrement.
Des créances sont-elles enregistrées
injustement sans référence à un engagement ?
Si une créance est enregistrée dans le SI sans
référence à un engagement de tiers, il convient de
vérifier si l'absence d'engagement dans le SI est ou
pas justifiée. Si un engagement de tiers aurait dû
être enregistré et ne l'a pas été, il convient
d'expliquer pourquoi et d'en tirer les conséquences
en terme d'organisation et d'optimisation des
circuits.
Les affectations budgétaires sont L'affectation des FDC est-elle conforme à
erronées l'intention de la partie versante ?
Il convient de s'assurer que l'affectation budgétaire
des fonds de concours respecte bien l'intention de
la partie versante mentionnée dans le support
juridique encadrant l'octroi du fonds de concours.
L'affectation des attributions de produits est-
elle conforme au programme?
Il convient de s'assurer que l'affectation budgétaire
des attributions de produits respecte bien les
directives du programme.
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MP5_P1_Fiche 02. Enregistrer l'engagement de tiers
Objectif Risque Questions d’audit
Certains engagements enregistrés Les info. saisies relatives à l'engagement de
sont incomplets ou erronés tiers sont-elles correctes et complètes ?
Contrôle se rapportant à l'acte fondateur de
l'engagement du tiers et à ses avenants éventuels.
Vérification des montants, de la bonne identification
du tiers, des imputations budgétaires et comptable
(par nature et destination...), du typage, des dates
et des conditions d'exigibilité de l'engagement.
Ce contrôle est systématiquement effectué au
niveau supervision dans le cas des fonds de
concours et avant ouverture des autorisations
d'engagement.
Existe- t-il une base et des outils de calcul des
montants (gestion des tarifs) ?
L'existence de base et d'outils de calculs partagés
permet de maîtriser les risques d'erreurs quant aux
montants dûs par les tiers et à reporter dans les
engagements de tiers.
Existence/régularité : tous Pièces justificatives absentes, Les éléments justifiant l'engagement de tiers
les « engagements » insuffisantes ou erronées sont-ils traçables ?
enregistrés sont réels.
La traçabilité des opérations et l'archivage des
pièces justificatives sont correctement réalisés. Les
pièces peuvent être produites rapidement.
Les engagements ne sont pas validés Les matrices de délégations de signature sont-
par des personnes habilitées elles formalisées ?
Les personnes habilitées à la validation des
engagements et des créances sont bien identifiées
et connues de tous.
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4.5 MP9 : Gestion des immobilisations
Cas de gestion : Immobilisation produite hors parc immobilier
Processus 1 : Entrée du bien dans le patrimoine
Groupe d’activités 6 : Déclarer le projet d’investissement dans le système
MP9_P1_Fiche 06. Déclarer le projet d'investissement dans le système
Objectif Risque Questions d’audit
Atteindre les objectifs du Le projet est contraire aux objectifs Le projet d'investissement est-il cohérent avec
programme assignés à l'entité les objectifs du programme ?
Exactitude, exhaustivité La procédure est enclenchée à tort Existe-t-il une procédure relative à la création
et régularité des d'un projet dans le référentiel?
informations relatives au
projet
La création du projet a-t-elle été autorisée par
une personne habilitée ?
Les coûts du projet ne sont pas La méthode de construction du coût du projet a-
correctement évalués t-elle été correctement déclinée ?
La procédure n'est pas enclenchée ou Le projet est-il créé dans des délais
enclenchée tardivement raisonnables ?
Dans le cas contraire, des coûts peuvent avoir été
imputés sur un autre axe que le projet auquel ils se
rattachent.
Les immobilisations ne sont pas L'instruction comptable relative aux dépenses
valorisées sur la base d'un coût immobilisables est-elle appliquée ?
approprié
Cette instruction comptable précise les modalités
de distinction des dépenses entre charges et
immobilisations. Elle doit être à jour, connue et
diffusée à l'ensemble des acteurs de la chaîne.
Les informations saisies sont erronées Les paramètres saisis sont-ils cohérents et
ou incomplètes complets ?
Les informations renseignées sur le projet sont
contrôlés par rapport aux pièces justificatives
relatives au projet.
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5 Annexes
5.1 Annexe 1 – Objectifs et missions de l’IFACI (Institut de l’audit interne)
La fonction d‟audit Interne s‟exprime en France par l‟intermédiaire de son institut national :
l‟Institut de l‟audit interne (IFACI) fondé en 1965 qui fédère plus de 2 500 auditeurs issus de
quelque 700 organismes des secteurs public et privé, en France et dans les pays
francophones.
Affilié à l'IIA (the Institute of internal auditors), l'IFACI bénéficie d'un réseau de 100 000
spécialistes de l'audit répartis dans plus de 160 pays.
L'IFACI est chargé de représenter la profession d'audit interne, de promouvoir son
développement et de servir les auditeurs internes.
Ses objectifs sont les suivants :
Représenter la profession d'audit interne
en étant l'interlocuteur privilégié des pouvoirs publics, des organisations
professionnelles, des institutions réglementées et des régulateurs ;
en défendant auprès des organismes professionnels internationaux une approche
française de l'audit interne ;
Promouvoir son développement
en améliorant la crédibilité des services d'audit interne et le professionnalisme des
auditeurs internes ;
en encourageant la recherche et la diffusion de livrables ;
en coopérant avec les universités et grandes écoles ;
Servir les auditeurs internes
en étant à l'écoute de leurs attentes et préoccupations ;
en prenant la défense des intérêts de la profession.
Pour réaliser ces missions, l'IFACI met en œuvre directement ou indirectement tous les
moyens qu'il juge utiles ou nécessaires à leur réalisation et notamment :
L'organisation de séminaires de formation, de colloques, de congrès ou de
conférences.
La réalisation et la publication de revues, d'ouvrages et de tous supports adaptés à la
diffusion d'informations en rapport avec ses missions.
La préparation à des examens (CIA par exemple) et leur organisation.
La certification professionnelle d'audit interne attestant que les activités des directions
d'audit interne sont "conduites conformément aux normes professionnelles", et la
certification des systèmes de management.
L‟IFACI met notamment à disposition :
Le code de déontologie de l‟audit interne.
Les normes professionnelles de l'Audit applicables au 1er janvier 2004.
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19
5.2 Annexe 2 – Synthèse des corps principaux d’inspection existants
La liste ci-dessous n‟est pas exhaustive.
5.2.1 Niveau interministériel : le Comité interministériel d’audit des programmes
Effectif total Nature des missions Cadre réglementaire
approximatif
(inspecteurs)
15 membres de corps - Audits initiaux de la qualité des programmes (structuration Décision par le Comité interministériel de la réforme de l‟Etat le
d‟inspection des programme/action, sélection des objectifs/indicateurs, déclinaison 15/11/2001 de créer le Comité Interministériel d'Audit des
ministères et un des programmes dans la gestion interne des administrations, Programmes (CIAP) dans le cadre de l‟application de la LOLF.
secrétariat général ( 3 identification des coûts associés, auditabilité du système de Le 4 juillet 2003, le ministre délégué au Budget et à la Réforme
personnes). performance). budgétaire a signé la circulaire définissant les missions et les
Ressources d‟audit = - Audits de réalisation (audit a priori des rapports annuels de modalités de fonctionnement du CIAP.
ressources des corps performance [RAP]).
d‟inspection ministériels
5.2.2 Inspections à vocation interministérielle
5.2.2.1 Champ relatif aux deniers publics : l’Inspection générale des finances (IGF)
Effectif total Nature des missions Cadre réglementaire
approximatif
70 agents et 30 agents - Missions de contrôle des services extérieurs des directions à Principaux textes organisant les pouvoirs de vérification :
administratifs réseaux du MINEFI pour s‟assurer de la correcte application des
réglementations, examiner la qualité du fonctionnement des Loi n°96-314 du 12 avril 1996.
services.
Ordonnance du 23 septembre 1958 (art 31)
- Enquêtes sur les ordonnateurs du budget de l‟Etat, et tout
organisme qui bénéficie de fonds publics. Décret du 26 mai 1955 (art 1-7).
- Evaluations de politiques publiques. Décret n°62-1587 du 29 décembre 1962 (J.O du 30
décembre 1962) portant règlement général sur la
comptabilité publique.
Décret du 8 avril 1947 décret du 24 décembre 1948
(J.O. du 29 décembre 1948), art 1-6.
Textes généraux organisant le statut du corps de l‟inspection
générale des finances :
Décret n°73-726 du 14 mars 1973 (J.O. du 15 mars
1973 et rectificatif au JO du 25 mars 1973) .
Décret n°85-219 du 15 février 1985 (J.O. du 15 février
1985).
Décret n°87-613 du 3 août 1987 (J.O. du 5 août 1987).
Décret n° 2000-76 du 27 janvier 2000 (J.O. du 29
janvier2000) .
5.2.2.2 Champ social : l’Inspection générale des affaires sociales (IGAS)
Effectif total Nature des missions Cadre réglementaire
approximatif
150 - Vérification approfondie du respect de la réglementation et du bon usage L'inspection générale des affaires sociales (IGAS) a été
des fonds publics par une administration ou un organisme. créée en 1967. Elle a vu ses compétences confortées et
élargies par des textes législatifs et règlementaires et
- Missions d‟enquête, d‟audit et d‟évaluation.
notamment :
- Missions d‟appui qui apportent une expertise ou un concours temporaire Décret n° 2002-613 du 25 avril 2002 modifiant
sur un chantier particulier d‟une administration. le décret n° 90-393 du 2 mai 1990 portant statut
particulier du corps de l'inspection générale des
affaires sociales.
LOI n° 96-452 du 28 mai 1996 portant diverses mesures
d'ordre sanitaire, social et statutaire.
19
Sources : Sites internet/intranet ministériels ou directionnels, cadre réglementaire, et « Les contrôles financiers,
comptables, administratifs et juridictionnels des finances publiques ». André Barilari L.G.D.J 2003.
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5.2.2.3 L’Inspection générale de l’administration (IGA)
Effectif total Nature des missions Cadre réglementaire
approximatif
66 - Missions de contrôle Décret du 3 avril 2003 portant statut particulier du corps de
l‟inspection générale pour l‟administration.
- Missions d‟audit tant financier qu‟organisationnel (audits de sécurité,
financiers, immobiliers, de procédures ou de performance)
- Intervention sur des dossiers liés à des accidents/catastrophes
- Evaluation des politiques publiques
- Missions de modernisation et de conduite du changement
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5.2.3 Inspections ministérielles
5.2.3.1 Inspections à vocation générale
Ministère de Corps Effectif total Nature des missions Cadre réglementaire
rattachement d’Inspection approximatif
Ministère des Conseil général 500 - Inspection des services déconcentrés et des Le cadre de son activité est le décret n°2005-
transports, de des ponts et établissements relevant du ministère. 470 du 16 mai 2005.
l‟équipement, du chaussées - Evaluation de la mise en œuvre par les services
tourisme et de la (CGPC) déconcentrés de la mise en œuvre des politiques
mer nationales.
- Missions d‟expertise, de réflexion, d‟étude.
Ministère de la Contrôle 215 - Vérification dans tous les organismes du ministre Un décret du 16 juillet 1964 fixe les
défense général des des armées ou soumis à sa tutelle, de l‟observation attributions, l'organisation et le
armées (CGA) des textes juridiques qui en régissent l‟organisation fonctionnement du contrôle général des
et l‟administration et émission d‟avis préalables à armées.
certains textes.
- Pouvoir d‟investigation vis-à-vis des industries
d‟armement.
- Inspection du travail dans les établissements des
armées et inspection des installations classées
pour la protection de l‟environnement.
Ministère de la Inspection - Missions d‟études et de coordination. Créée formellement en 1973, organisée par
culture et de la générale de un arrêté ministériel du 3 août 1982 et les
- Missions de contrôle et de vérification afin de
communication l‟administration décrets du 1er août 2003 portant organisation
s‟assurer de la bonne marche du service, son
des affaires de l‟inspection générale de l‟administration
organisation, son fonctionnement et son impact par
culturelles des affaires culturelles et du 19 mai 2003
rapport aux missions de service public.
(IGAAC) portant statut du corps de l‟inspection
générale de l‟administration des affaires
culturelles.
Ministère de Inspection 120 - Contrôle et inspection, dans les domaines Créée en 1965, son statut, dans le cadre du
l‟éducation générale de administratif, financier, comptable et économique, plan de modernisation de la haute fonction
nationale, de l‟administration des personnels, services centraux et déconcentrés, publique, a été redéfini par le décret n° 99-
l‟enseignement de l‟éduction établissements publics. 878 du 13 octobre 1999.
supérieur et de la nationale et de - Evaluation de l‟efficacité du système d‟éducation.
recherche la recherche
(IGAENR) - Conseil aux instances ministérielles ou
déconcentrées et aux responsables
d‟établissements.
Ministère des Inspection 15 - Contrôle afin de s‟assurer du respect de la A une approche axée initialement sur le seul
affaires générale des réglementation et des instructions. contrôle administratif et comptable, elle a
étrangères affaires substitué progressivement une vocation plus
- Evaluation, en portant un jugement sur les
étrangères ample d‟évaluation et de conseil, portant sur
politiques, des agents qui les mettent en œuvre et
(IGAE) les postes diplomatiques et consulaires mais
l‟adaptation des moyens aux objectifs.
aussi sur l‟administration centrale et les
- Conseil en formulant des recommandations afin organismes placés sous la tutelle du
d‟améliorer le fonctionnement des services et leur ministère ou financés par lui. Ces
rapport coût/efficacité. élargissements de ses missions ont été
- Audit de services ou de fonctions de consacrés par les décrets du 2 novembre
l‟administration centrale mais aussi d‟organismes 1979 et du 10 décembre 1998.
placés sous la tutelle du ministère.
Ministère de la Inspection 30 - Inspection des juridictions de l‟ordre judiciaire, la Ordonnance du 06/11/1944 et loi n°47-1415
justice générale des Cour de Cassation exceptée , et de l‟ensemble des du 30/07/1947.
services services et des organismes relevant du ministère.
judiciaires - Missions thématiques : évaluation d‟une activité
(IGSJ) déterminée, préparation d‟une réforme et en
mesure de l‟impact.
Ministère de Inspection 40 Mission permanente d‟inspection, d‟audit, de Statut rénové par le décret n°2001-1038 du 8
l‟agriculture et de générale de contrôle de conseil et d‟évaluation. novembre 2001, missions et organisation
la pêche l‟Agriculture modernisées et confortées par le décret
(IGA) n°2002-580 du 24 avril 2002 et l‟arrêté
ministériel du 24 avril 2002 approuvant le
règlement intérieur du service.
Ministère de Inspection Mission permanente de contrôle, d‟évaluation, Non identifié.
l‟écologie et du générale de d‟analyse et de conseil pour la mise en œuvre des
développement l‟environnement politiques de l‟environnement.
durable (IGE)
Ministère de la Inspection 20 Mission permanente d‟inspection, de contrôle, Décret no 2002-53 du 10 janvier 2002.
jeunesse, des générale de la d‟étude, d‟information, de conseil et d‟évaluation.
sports et de la jeunesse et des
vie associative sports (IGJS)
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budgétaires et comptables de l‟Etat
5.2.3.2 Inspections à vocation uniquement technique
A titre d‟exemple, citons notamment :
Corps Effectif total Nature des missions Cadre réglementaire
d’Inspection approximatif
Inspection Un officier général Missions d‟inspection, d‟étude et d‟information Le décret 2000-808 du 25 août 2000 fixe les attributions des
générale des de chacune des s‟étendant à l‟ensemble des armées, de la inspecteurs généraux des armées.
armées (IGA) trois armées, de la gendarmerie nationale, de la délégation générale
gendarmerie pour l‟armement visant à apprécier notamment
nationale et de la l‟aptitude des forces armées à mener des
délégation opérations interarmées.
générale pour
l‟armement
5.2.4 Inspections directionnelles
5.2.4.1 MAEC et relais régionaux/départementaux (DGCP)
Effectif total Nature des missions Cadre réglementaire
approximatif
Mission d‟audit 15 La MAEC est chargée principalement : Arrêté du 12/11/2001.
d‟évaluation et de - De la conception de la politique nationale de
contrôle (MAEC) contrôle interne, d‟audits internes et extérieurs du
Trésor Public.
- De l‟audit, de l‟évaluation et du contrôle des
activités des services déconcentrés du Trésor
public et des services centraux de la DGCP en
fonction du programme annuel défini par le Comité
National d‟Audit.
Mission régionale 1 chef et 1 MFRC : relais au niveau régional de la politique Arrêté du 12/11/2001.
de formation et de adjoint MRFC nationale d‟audit. Le chef de la MRFC supervise
contrôle (MRFC) par région l‟activité des auditeurs de la région.
Pôles d‟audit En moyenne 2 Dans chaque département, le Trésorier-payeur
départementaux auditeurs par général est responsable des audits. Il est a assisté
Trésorerie dans cette mission par des auditeurs : un (ou
Générale (sauf plusieurs) inspecteur (s) principal (aux) du Trésor
Ile de France) public, assisté (s) par un (ou des) assistant (s) ;
5.2.4.2 Mission d’expertise et de liaisons (Direction Générale des Impôts)
Effectif total Nature des missions Cadre réglementaire
approximatif
14 chargés de mission Information du directeur général de la Direction Générale des Impôts Arrêté du 2/11/1998
(DGI) sur les conditions de fonctionnement de l‟ensemble des
services déconcentrés de la DGI.
5.2.4.3 Inspection des services de la douane
Effectif total Nature des missions Cadre réglementaire
approximatif
1 directeur, 2 adjoints et Audit interne d‟un service, audit thématique, audit financier de la Création par décision administrative du 28/09/1959.
8 à 10 enquêteurs gestion des crédits déconcentrés et de la masse des douanes. Arrêté du 30/04/2002.
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5.3 Annexe 3 – Déploiement : fiche action « préparer la mise en œuvre l’audit interne
ministériel »
Fiche action N°9 – Préparer la mise en œuvre l’audit interne ministériel
Objectifs
Planifier et organiser la mise en œuvre de l‟audit interne ministériel afin de :
S‟assurer de la maîtrise des activités et améliorer leur fonctionnement.
Promouvoir des pratiques professionnelles répondant aux normes internationales.
Description des travaux à conduire
Identifier et désigner le responsable de la mise en œuvre de l‟audit interne
ministériel. Ce responsable fait partie du corps d‟inspection du ministère.
S„approprier le contenu des documents de référence en matière d‟audit interne (cf.
ci-dessous).
Organiser et conduire un atelier d‟appropriation sur le thème « audit interne » pour
les acteurs concernés par la mise en œuvre de l‟audit interne ministériel.
Planifier les travaux à conduire pour la mise en place de l‟audit interne ministériel
(tâches et jalons) à l‟aide des éléments présentés dans les documents de référence :
Définir l‟organisation type de l‟audit interne :
Définir la nature des travaux de l‟audit interne ministériel.
Définir les modalités de planification des missions et modalités de
saisine.
o Préciser notamment les modalités de fonctionnement du
Comité d‟audit ministériel (rôle, identification des participants,
périodicité de réunions etc.).
Identifier les profils des ressources nécessaires et rédiger les fiches de
postes correspondantes.
Identifier le ou les niveau(x) de rattachement de l‟audit interne au sein
du ministère.
Définir les modalités de pilotage et d‟évaluation de l‟audit interne.
Evaluer les moyens financiers à allouer à l‟audit interne.
Définir la trajectoire de déploiement.
Formaliser l‟articulation de l‟audit interne avec les autres corps d‟audit
(Minefi, CIAP)
Sélectionner et adapter les méthodes et outils de l‟audit interne
ministériel, notamment :
o La charte d‟audit interne.
o L‟approche par les risques.
o Le déroulement type des missions d‟audit interne (y compris
les modalités de suivi de l‟application des recommandations).
Formaliser les évolutions du cadre réglementaire à mettre en œuvre
(décret, circulaire etc.) en fonction de l‟analyse des points en ci-
dessus.
Adapter le manuel d‟audit interne selon les spécifiés du ministère :
Décliner le manuel d‟audit type des macro-processus par ministère en
fonction des besoins propres et spécificités (acteurs, systèmes
d‟information, etc.) et de l‟importance relative des macro-processus et
cas de gestion au sein du ministère.
Adapter l‟organigramme des tâches relatif au déploiement des processus sur le sujet
audit interne.
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Fiche action N°9 – Préparer la mise en œuvre l’audit interne ministériel
Acteurs concernés
Chef de projet opérationnel déploiement du ministère
Corps d‟inspection du ministère
DAF
CBCM
Documents de référence
Présentation en atelier sur le contrôle interne/audit interne.
Organisation type l‟audit interne ministériel.
Manuel d‟audit interne type des macro-processus.
Livrables
Organigramme des tâches relatif au déploiement des processus complété sur la
partie audit interne.
Organisation de l‟audit interne adaptés au contexte et spécificités du ministère (y
compris la charte d‟audit interne du ministère).
Manuel d‟audit interne adapté au contexte et spécificités du ministère.
Evolutions du cadre réglementaire à mettre en œuvre (décret, circulaire etc.) en
fonction de l‟analyse des points en ci-dessus.
Durée prévisionnelle
Préparation : 1 mois.
Mise en œuvre : 6 mois / 1 an et en fonction du planning de déploiement des macro-
processus.
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5.4 Annexe 4 – Exemple de charte d’audit interne (Ministère de la Communauté
20
française de Belgique)
1. Le rôle de l’audit interne
L‟audit interne est une activité indépendante et objective qui donne au Ministère de la
Communauté française une assurance sur le degré de maîtrise de ses opérations, lui apporte
ses conseils pour les améliorer, et contribue à créer de la valeur ajoutée.
Il aide le Ministère de la Communauté française à atteindre ses objectifs définis par la
législation en vigueur et le Gouvernement, notamment au travers des lettres de missions et des
plans opérationnels des mandataires, en évaluant, par une approche systématique et
méthodique, ses processus de gestion des risques, de contrôle, et de gouvernance, et en
faisant des propositions pour renforcer leur efficacité.
L‟audit interne doit s‟assurer lors de chacune de ses missions de :
la réalisation des objectifs du Ministère
la gestion adéquate et rationnelle des ressources humaines
l‟efficacité et la bonne utilisation des ressources matérielles
l‟application correcte des lois, décrets, règlements, instructions et procédures
la protection et la sauvegarde du patrimoine du Ministère
l‟intégrité, la fiabilité et le caractère exhaustif des informations financières et
opérationnelles
l‟efficacité et l‟efficience du contrôle interne et de la lutte contre la fraude
L‟audit interne est mis en œuvre au sein du Ministère de la Communauté française par le
Service général d‟audit budgétaire et financier.
Lors de la réalisation de ses missions d‟audit, le Service général d‟Audit budgétaire et financier
est chargé d‟apporter une aide aux responsables des entités du Ministère de la Communauté
française afin de déterminer les risques liés aux missions et activités des entités, d‟analyser les
systèmes de contrôle interne mis en place et d‟élaborer des recommandations pour atteindre
une gestion plus efficace et efficiente des entités.
Après la fin d‟une mission, le Service général d‟Audit budgétaire et financier effectue un suivi
de la mise en œuvre des recommandations.
Par son intervention, le Service général d‟Audit budgétaire et financier apporte une aide aux
entités du Ministère pour améliorer la gestion des activités mais il n‟exerce ni autorité ni
responsabilité dans les activités qu‟il audite. Ses recommandations et avis ne peuvent dès lors
décharger la hiérarchie des entités auditées des responsabilités qui leur sont dévolues.
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Source : Site interne du Ministère de la Communauté française de Belgique
http://www.audit.cfwb.be/documents/charte_d_audit-version_du_21-04-04.doc
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budgétaires et comptables de l‟Etat
2. Le Service général d’Audit budgétaire et financier
2.1 Situation au sein du Ministère de la Communauté française
En raison du caractère transversal de sa mission, le Service général d‟audit budgétaire et
financier est placé au sein du Secrétariat général.
Le Service général d‟Audit budgétaire et financier rend compte au Comité d‟audit.
2.2 Champ d’action
Le Service général d‟Audit budgétaire et financier (SGABF) est habilité à effectuer des missions
d‟audit dans l‟ensemble des services du Ministère de la Communauté française. A la demande
du Comité d‟audit, le champ d‟action du SGABF peut être élargi.
2.3 Conditions d’exercice
Les missions d‟audit sont exécutées conformément au programme d‟action approuvé par le
Comité d‟audit ou sont initiées par le Comité d‟audit.
Lors de la réalisation des activités d‟audit interne, les auditeurs internes ont un accès illimité,
sous réserve des interdictions légales ou réglementaires, aux documents, informations et
données qui ont un lien avec l‟objet de leur mission.
Ils peuvent s‟entretenir avec tout membre du personnel, quel que soit son grade et sa fonction,
et assister à des réunions.
Les auditeurs respectent le devoir de réserve à l‟égard des informations ainsi obtenues.
Tout membre du personnel des services audités doit collaborer avec les auditeurs internes
pendant la conduite de la mission.
3. Règles de conduite des auditeurs
Les auditeurs conduisent les missions sans préjugé, en toute objectivité, impartialité et
honnêteté.
Tout au long des missions, les auditeurs respectent la procédure contradictoire : les
constatations d‟audit et les recommandations sont toujours portées à la connaissance
préalable des responsables des entités auditées avant d‟être communiquées aux instances
qui ont mandaté la mission d‟audit.
Les auditeurs ont le devoir de refuser une mission ou une partie de mission s‟ils estiment,
après discussion avec le Comité d‟audit, qu‟ils ne possèdent pas les compétences ou les
moyens nécessaires à la bonne conduite de la mission.
En cas de découverte de fraudes ou d‟irrégularités, les auditeurs en informent leur
hiérarchie qui transmet le dossier au président du Comité d‟audit.
Les auditeurs réalisent leurs travaux en concordance avec les “Normes pour la Pratique
Professionnelle de l'Audit Interne” et le « Code de déontologie » rédigés par l‟Institut des
Auditeurs Internes (voir annexes).
Pour la réalisation de ses missions, le service d‟audit suit une méthodologie formalisée
dans un manuel d‟audit.
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4. Comité d’audit
4.1 Composition
Le Comité d‟audit est composé :
du Secrétaire général du Ministère de la Communauté française, qui préside le Comité
d‟audit et le convoque ;
des Administrateurs généraux du Ministère de la Communauté française ;
du responsable du Service général d‟Audit budgétaire et financier, chargé du secrétariat du
Comité d‟audit;
des Ministres du Gouvernement de la Communauté française ;
des Inspecteurs des Finances accrédités auprès de la Communauté française, avec voix
consultative et sans préjudice de l‟arrêté du Gouvernement de la Communauté française
du 11/12/1995 relatif au contrôle administratif et budgétaire.
Dans un souci d‟indépendance, d‟efficience et de confidentialité, les membres du Comité
d‟Audit ne pourront pas être représentés, à l‟exception des Ministres du Gouvernement.
Les représentants de la Cour des Comptes sont invités à titre d‟observateur.
4.2 Fonctionnement
Le Comité d‟audit se réunit au moins deux fois par an.
Les modalités de fonctionnement du Comité d‟audit sont régies par le règlement d‟ordre
intérieur dudit Comité.
4.3 Missions
Le Comité d‟audit a pour missions :
d‟approuver la Charte d‟audit interne du Ministère de la Communauté française et les
révisions ultérieures de celle-ci ;
d‟approuver le planning des missions présenté par le Service général d‟Audit
budgétaire et financier et de faire régulièrement le point de son exécution ;
d‟approuver le rapport annuel d‟activités du Service général d‟Audit budgétaire et
financier ;
d‟examiner les rapports d‟audit ;
d‟examiner les suites données par les responsables aux recommandations contenues
dans les rapports d‟audit ;
de veiller à la coordination des missions réalisées par le Service général d‟Audit
budgétaire et financier et celles confiées à des organes extérieurs ;
d‟effectuer des recommandations concernant l‟attribution des moyens financiers et
humains au Service général d‟Audit budgétaire et financier.
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5. Rapports et suivi
5.1 Rapports
Chaque mission d‟audit fait l‟objet d‟un rapport qui est remis :
au responsable de l‟entité auditée ;
au Président du Comité d‟audit.
Dans un premier temps, un projet de rapport est transmis au responsable de l‟entité auditée
afin d‟être discuté. Le projet de rapport contient :
l‟ordre de mission
la présentation du service
le déroulement de la mission
les constatations et recommandations des missions d‟audit
Pour constituer le rapport final, le Service général d‟audit budgétaire et financier ajoute au
projet de rapport :
les remarques et commentaires du responsable de l‟entité auditée
les plans d‟action rédigés par l‟entité auditée
l‟évaluation de la mission
La communication des résultats de la mission d‟audit au personnel des entités auditées relève
de la décision du responsable desdites entités.
5.2 Suivi
La Direction ou le responsable de l‟entité auditée doit transmettre au service d‟audit un plan
d‟action spécifiant les responsables et un planning pour la mise en œuvre des
recommandations du rapport de la mission.
Le Service général d‟Audit budgétaire et financier veille au suivi de ces plans d‟action et fait
rapport périodiquement au Président du Comité d‟audit.
ANNEXE 1 : Normes pour la pratique professionnelle de l'audit interne (IFACI)
ANNEXE 2: Code de Déontologie de l’Institut de l’Audit Interne (IFACI)
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5.5 Annexe 5 – Bibliographie et sites de référence
Bibliographie
IFACI (Institut de l‟audit interne) / Résultat de l‟enquête sur www.ifaci.com 02/2003
Ernst and Young la pratique de l‟audit
interne en France en 2002
Lexique IFACI Les mots de l‟audit IFACI 09/2000
Jacques Renard Théorie et pratique de Editions 2004
l‟audit interne d‟Organisation
Olivier Lemand La conduite d‟une mission Dunod 01/1998
d‟audit interne
Alain Gerbier La charte d‟audit IFACI 1996
Colloque IFACI Le contrôle et l‟audit IFACI 11/2004
internes au service de la
nouvelle gestion publique
André Barilari Les contrôles financiers, L.G.D.J 2003
comptables, administratifs
et juridictionnels des
finances publiques
M.A.E.C Lignes directrices de Magellan 12/2002
l‟audit au Trésor Public intranet de la
DGCP
Sites internet
IFACI (Institut de l‟audit interne) www.ifaci.com
IIA (Institute of internaI auditors) http://www.theiia.org
Association française de l‟audit et www.afai.fr
du conseil informatique
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