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Email Etiquette Agenda UH Email ... - Hawai'i Community College

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Email Etiquette Agenda UH Email ... - Hawai'i Community College Powered By Docstoc
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                                                                       Agenda
                                                   •   UH Email Service
                                                   •   Using Email for Communication
               Email Etiquette                     •   Netiquette
                                                   •   Tips for Effective Email
               Jocelyn Kasamoto                    •   Email Pet Peeves
         Information Technology Services           •   Email Security
                                                   •   Questions




              UH Email Service                                  UH Email Service
•   Available for UH faculty, staff and students   • UH mail server (mail.hawaii.edu)
•   Available for emeriti and UH affiliates        • Google@UH mail
•   Email account @hawaii.edu                          – Current students migrating to Google@UH
•   UH username precedes @hawaii.edu                   – New students will be provisioned on Google@UH
                                                       – Optional for faculty/staff
•   Example 
                                                       – http://www.hawaii.edu/google for more 
    – Email address = janedoe@hawaii.edu
                                                         information
    – UH username = janedoe




        UH Faculty/Staff Retirees                             UH Email References
• Can retain @hawaii.edu email account             •   UH Username Practices
• Subject to annual renewal                        •   http://www.hawaii.edu/askus/572
• http://www.hawaii.edu/askus/933                  •   UH Email Practices
                                                   •   http://www.hawaii.edu/askus/563




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     UH Executive Policy E2.210                                    E2.210 Responsible Use
• E2.210: Use and Management of IT Resources              • Access to UH IT resources
  – http://www.hawaii.edu/infotech/policies/itpolic           – Computers, information systems, services, and 
    y.html                                                      networks
  – Hawaii Computer Crime Statute                             – PRIVILEGE, not a right
     • Chapter 708, Hawaii Revised Statutes                   – Granted subject to UH policies and applicable 
• You must agree to E2.210 and Chapter 708,                     local, state, and federal laws
  Hawaii Revised Statutes to obtain a UH                      – Access may be revoked
  username.




       E2.210 Responsible Use                                    UH Executive Policy E2.214
• All users are responsible to operate UH                 • E2.214: Security and Protection of Sensitive 
  computing systems in an ethical, lawful and               Information
  responsible manner.                                         – http://www.hawaii.edu/apis/ep/e2/e2214.pdf
  – Protect personal passwords                            • Subject to privacy considerations
  – Respect others’ privacy                               • Classified as confidential
  – Email should not infringe on the rights of others, 
    eg intimidation, harassment
                                                          • Subject to protection from public access or 
                                                            inappropriate disclosure (eg email)
  – For institutional use, not private business 
    purposes




    E2.214 Sensitive Information                               E2.214 Sensitive Information
• Student records (FERPA)
                                                          •   Social Security Numbers
• Health information (HIPAA)
                                                          •   Dates of birth
• Personal financial information
                                                          •   Private home addresses and phone numbers
  – Credit/debit card numbers
  – Bank account information                              •   Driver license numbers
• Job applicant records                                   •   State ID Card numbers
  – Names                                                 •   Answers to secret questions
  – Transcripts




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    Using Email for Communication                      Using Email for Communication
• Email has no tone, no gestures                   • Your email is stored “forever”
• Easier to misinterpret email than phone          • Email may still be on mail server backups 
  messages                                           (even after you delete it in your mail client)
• Time lag and delivery issues                     • You don’t have control over where your email 
    – People may not check email that frequently     goes after you hit SEND
    – Email may arrive out of order                • TIP: write email messages with the 
    – Email may go into spam folder                  assumption that your email may be 
    – Computer crashes                               forwarded




                   Netiquette                                        Netiquette
• Follow the golden rule                           •   Be careful of what you send via email
• Be polite; be respectful                         •   Do not email when you’re angry
• Would I say this to the person’s face?           •   TIP: cool off first
• Do not make jokes or comments via email          •   You can not retract email once you hit SEND
  that you wouldn’t say in person                  •   Think twice before sending
• Do not send/forward email with libelous, 
  defamatory, offensive, racist or obscene 
  remarks




                   Netiquette                                        Netiquette
• Sending email is like sending a digital          • Be professional
  postcard                                         • Your email reflects yourself, your dept, your 
• Do not send sensitive information via email        institution
  (passwords, SSNs, etc.)                          • Check grammar, spelling and proper 
• Do not discuss confidential information via        punctuation
  email                                            • Use spell check
                                                   • Put on your best cyber “face”
                                                   • Check out facts before sending/forwarding




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                    Netiquette                              Tips for Effective Email
• Respect other people’s time and bandwidth       • Use a meaning subject line (#1 useful tip)
  – To whom should messages be sent               • Keep email short and concise 
  – Do I need to cc “everyone”?                   • If email is too long, it may not be read
• Respect other people’s privacy
  – Do not expose email addresses unnecessarily
  – Use bcc if needed
• Beware of Reply All




                    Formatting                                 Formatting (cont’d)
• Do not type in all caps                         • Avoid using wild background colors, graphics
  – (YOU’RE SHOUTING)                                 – The color‐blind may not be able to read the 
• Do not type in all lowercase                          message.
  – it’s difficult to read this.                  • Use common fonts
• Avoid using “texting” abbreviations             • Use plain text, if possible
  – BTW, LOL, IMHO, etc.                          • Avoid fancy signature block
• Avoid using emoticons                               – Gets caught in spam filters
                                                  • Avoid long signatures




            Away from My Mail                                              TO:
• Use the vacation option                         •   Always double check before clicking Send
                                                  •   Use your address book
                                                  •   Use proper capitalization
                                                  •   Include only people you are addressing
                                                  •   CC: others who need to know
                                                  •   Suggestion: 
                                                      – Compose email then fill in To:




                                                                                                              4
                                                                                                              3/17/2011




                   SUBJECT:                                                   CC:
•   Use a meaningful and descriptive subject line   • Cc only those who also need to know
•   Easier to search                                • Recipients on CC: should know why they are 
•   Your email may be read                            receiving a copy
•   Don’t leave it blank                                – eg your supervisor, your project team, etc.
    – May be considered spam                        • Do not use to “e‐tattle”
• Avoid using “Hi”, “Please reply”, “From xxx”




                      BCC:                                            Attachments
• Use if you have a long list of email addresses    • Describe attachment in message
• Use to avoid exposing email addresses of          • Don’t attach the wrong file
  people who don’t know each other                  • Avoid sending large attachments, especially 
  personally (privacy issue)                          late Friday afternoon or on weekends
• Use sparingly                                     • Make sure your attachments can be opened 
                                                      on most computers
                                                    • Use UH Filedrop service for large attachments
                                                        – https://www.hawaii.edu/filedrop




                 Forwarding                                       Reply vs Reply All
• Do not be an irresponsible forwarder              •   Reply: for “private” message
• Do not forward chain letters or virus hoaxes      •   Reply All: for “public” message
• Delete email addresses contained within the       •   Does “everyone” need to know?
  forwarded message                                 •   Avoid “Reply All” unless needed
• Would the original email writer mind if the       •   Do not leave out the original message
  message was forwarded?                                – recipient will not know what you are referring to




                                                                                                                     5
                                                                                                          3/17/2011




              Delivery Options                               SmartPhone Users
• Avoid request delivery and read receipts        • Avoid being too abrupt; it sounds rude
  – Nuisance                                      • Suggestion:  
  – Creates extra traffic                           – Acknowledge email on SmartPhone with a short 
  – Invasion of privacy                               message. 
• Avoid using “Urgent” or “High Priority”           – Then reply with a longer message when you’re at 
  delivery                                            your computer
  – It is like “crying wolf”




              Email Pet Peeves                                Email Pet Peeves
• Using Reply All instead of Reply                • Replying in between the original message
• Using Reply when Reply All was appropriate        – Keep original message intact
• Replying about a totally different topic and      – Answer questions above (or below) original 
                                                      message
  keeping the same subject line
                                                    – You could copy and paste questions in your reply 
  – Compose a new message (preferred) OR
                                                      with the answers below the questions
  – Change subject line
                                                  • The entire message is on the subject line
  – Add the person to your address book




                Email Security                                   Email Security
• Use a strong password (this is the KEY)         • Do not save passwords for your email 
• Use a combination of upper case, lower case,      accounts on your system
  numbers and special characters, at least 8      • Never send your password or other personal 
  characters long                                   information via email
• No dictionary words, even foreign words,        • Do not use the same password for multiple 
  forwards or backwards                             accounts or websites
• Avoid common passwords                          • Do not share your password
  – password, abc123, 123456, qwerty




                                                                                                                 6
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              Email Security                                            Phishing
• Avoid using public computers and free wi‐fi        • When someone pretends to be someone else 
  connections                                          to trick you into sharing personal information
  – Keyloggers, man‐in‐the‐middle attacks            • Message may appear very authentic
• Do not click on links in email                     • Common phishing attempts:
  – May download malware                               – Your email quota is full
• Do not reply to SPAM – hit DELETE                    – Account verification
  – Will get more spam                                 – Your account will be de‐activated
  – Spammers will know your email address is valid   • http://www.hawaii.edu/its Security Alerts




                Questions?
• Email jocelyn@hawaii.edu




                                                                                                               7

				
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posted:11/13/2011
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