NOV_2009 LISTA DE CHEQUEO_ANDREA by linzhengnd

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									                                             COOPERATIVA DE TRANSPORTADORES DE OCCIDENTE
                                                            Nit. 891 900 312 - 8

                 VERSIÓN: 01
                                               LISTA DE CHEQUEO DE AUDITORIA                 FO-AI-02
                 FECHA:06/06/2008

AUDITORIA No.:___03___             FECHA: _Noviembre 13_de_2009_

PROCESO: __RECURSO HUMANO – Héctor Fabián Jaramillo _________________________________

                                          CUMPLIMIENTO
ITEM No.          REQUISITO                                                      COMENTARIOS
                                         C     NC   OBS
                                         X                Caracterización del proceso MC-SGC-02 Vr 01, 30 dic 2008,
                                                          establece las actividades del proceso, identifica la interacción
           Requisitos generales del
  4.1                                                     con los otros procesos, determina los criterios de seguimiento
           SGC
                                                          y medición, así como los recursos necesarios y
                                                          documentación aplicable.
                                         X                PR-RH-01 Vr 01, reclutamiento, selección, contratación e
                                                          inducción
                                                          Muestra: conductor Harrison Sánchez ingreso 01 nov/09,
                                         X                contrato a termino fijo, hoja de vida con soporte de acuerdo a
                                                          DO-RH-01 primaria, estudio hasta 9, experiencia de 2 años,
                                                          Evaluación de competencia FO-RH-01 29 oct/09, FO-RH-04
                                                     X    no esta diligenciado en su totalidad, no esta calificado
                                                          conforme al formato.
  6.2      Selección de personal                          Examen evaluación de conductores (valoración aspirantes a
                                                     X    conductores) oct 31/09, cumple. Es necesario unificar los
                                                          nombres de los formatos en toda la documentación.
                                         X                Examen medico, remisión FO-RH-05 doctor Oscar Franco
                                                          refiere sobrepeso, glicemia 29 oct/09 77 normal, psicotecnico
                                                          0791 del 30 oct/09, 88%.
                                         X                Inducción FO-RH-07 30 oct/09,
                                                          Reconocimiento de ruta FO-IV-06 31 oct/09, formato no
                                                     X    incluido en el procedimiento ni en la caracterización del


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                                                        Nit. 891 900 312 - 8

                 VERSIÓN: 01
                                           LISTA DE CHEQUEO DE AUDITORIA                FO-AI-02
                 FECHA:06/06/2008

                                     CUMPLIMIENTO
ITEM No.          REQUISITO                                                 COMENTARIOS
                                     C     NC   OBS
                                                      proceso.
                                     X                Seguridad social, riesgos Mapfre riesgo 4, S.O.S, I.S.S.
                                                 X    En el procedimiento no se especifica la metodología para el
                                                      reingreso de los conductores, o para los cambios de vehiculo.
                                                      DO-RH-01, Conductor Gustavo Polania Gañan evaluado 28
                                                      sept/09, estudio hasta 8.
                                                      Juan Carlos Barbosa control de vía, contrato 13 de marzo/09,
           Perfiles de cargos
                                           X          bachiller, no evidencia soporte ni acta de grado, 1 año de
                                                      experiencia, no tiene soporte. No se evidencia evaluación de
                                                      competencia realizado por la empresa.
                                     X                FO-RH-02 Personal administrativo, total 4,78. Hector Javier
                                           X          Jiménez 23 julio/08; no se tiene comparativo de los resultados
                                                      obtenidos durante todas las evaluaciones realizadas.
           Evaluación de desempeño                    FO-RH-03 Personal operativo, total 4,54. Juan Carlos Barbosa
                                                      29 mayo/ 09, total 4.52, reevaluación en seis meses.
  6.2
                                           X          No se tiene soporte de socialización de los resultados con el
                                                      empleado.
                                           X          DO-RH-02 Programa de capacitación y entrenamiento no se
                                                      tiene establecido el programa para el periodo actual.
                                     X                FO-SGC-05 Registro de actividades, 4.11, 18 y 25 de marzo
                                                      temas atención al cliente, auto motivación, relaciones
           Capacitación                          X    interpersonales, normas internas y de operatividad de la
                                                      cooperativa. Formato no diligenciado en su totalidad.
                                           X          FO-RH-22 Evaluación de capacitación, aplicada 28 oct/09, no
                                                      se tiene tabulada ni consolidados los datos para el análisis y
                                                      toma de datos.


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                                                           Nit. 891 900 312 - 8

                 VERSIÓN: 01
                                              LISTA DE CHEQUEO DE AUDITORIA                 FO-AI-02
                 FECHA:06/06/2008

                                        CUMPLIMIENTO
ITEM No.          REQUISITO                                                     COMENTARIOS
                                        C     NC   OBS
                                        X                Muestra: oct 06/09 para Gustavo Polania Gañan conductor
                                                         micro 143, 15 oct/09 Juan Carlos Barbosa control de vía
           Dotación de personal               X          Formato salida de dotación, no codificado, ni incluido en la
                                                         caracterización como salida ni como formato aplicable,
                                                         tampoco se encuentra en listado maestro de registro,
           Ambiente de trabajo          X                Panorama de factores de riesgo enero/2008
  6.4
                                                         Calificación total 4,75, encuestas clientes internos FO-SGC-
                                                         11, aplicada en nov 2008.
                                                         Encuestas asociados FO-SGC-08, calificación total 4.63
           Clima organizacional
                                              X          No se evidencia informe de los resultados a la gerencia.
                                                    X    Se requiere profundizar en el análisis de los resultados para la
                                                         definición de los planes de acción.
                                                    X    Se tiene consolidado de los indicadores y planes de acción
 8.2.3     Seguimiento del proceso                       generados de acuerdo a los resultados obtenidos, en proceso
                                                         de implementación.
                                        X                Se evidencia registros de acciones correctivas del proceso
 8.5.2     Acciones correctivas                          acorde a los resultados de los indicadores y de las auditorias
                                                         internas.
                                        X                Se evidencia registros de acciones correctivas del proceso
 8.5.3     Acciones preventivas                          acorde a los resultados de los indicadores y de las auditorias
                                                         internas.




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                                                            Nit. 891 900 312 - 8

                 VERSIÓN: 01
                                               LISTA DE CHEQUEO DE AUDITORIA                 FO-AI-02
                 FECHA:06/06/2008

AUDITORIA No.:___03___            FECHA: _Noviembre 13_de_2009_

PROCESO: __PROGRAMACION Y RODAMIENTOS_- Luís Hernán Ríos Valencia______________________________

                                         CUMPLIMIENTO
ITEM No.          REQUISITO                                                      COMENTARIOS
                                         C     NC   OBS
                                         X                Caracterización del proceso MC-SGC-02 Vr. 01, 30 dic 2008,
                                                          establece las actividades del proceso, identifica la interacción
                                                          con los otros procesos, determina los criterios de seguimiento
           Requisitos generales del
  4.1                                                     y medición, así como los recursos necesarios y
           SGC
                                                          documentación aplicable.
                                               X          Cronograma mensual del director de transporte, se evidencia
                                                          para nov/09, documento no incluido en el SGC.
                                         X                Microbus 022: se realiza por reposición de vehículo, paz y
                                                          salvo vehiculo que se retira Mercedes Benz, se conserva
                                                          número interno. Ruta Roldanillo – Cali
                                         X                Lista de chequeo para solicitud de tarjeta de operación
           Responsabilidad y                              (formato min transporte) radicado 09 marzo/09
 5.5.1
           autoridad                     X                Tarjeta de operación 538710 VXK153 Nissan 2009
                                         X                Soat 2225147 Agricola de seguros, 23 feb/09.
                                         X                Seguro de responsabilidad civil, seguros la equidad
                                               X          Registro de asociado acta 658, registro social 0118 Humberto
                                                          Buitrago, documento no incluido en el SGC.
                                         X                Inclusión del microbus en las bases de datos
 5.5.3     Comunicación interna
                                                          Conductor Harrison Sanchez, microbus 042,
                                         X                Se observa oficina, radiotelefonos, celulares para la
  6.3      Infraestructura                                comunicación permanente.
                                         X                Se evidencia expendios de tiquetes, puesto de recepción y


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                                               COOPERATIVA DE TRANSPORTADORES DE OCCIDENTE
                                                              Nit. 891 900 312 - 8

                  VERSIÓN: 01
                                                 LISTA DE CHEQUEO DE AUDITORIA                FO-AI-02
                  FECHA:06/06/2008

                                           CUMPLIMIENTO
ITEM No.           REQUISITO                                                       COMENTARIOS
                                           C     NC   OBS
                                                            entrega de encomiendas y puntos de control dotados acorde a
                                                            las necesidades del servicio.
                                                            PR-PR-01 vr 01
                                                       X    No se ha presentado cambio de rutas ni nuevas rutas
                                                            Se conserva la programación de despachos. Se evidencia en
                                                            los expendios tablero de control de despachos.
  7.1      Planificación del servicio                  X    Programación de descansos, se evidencia para el mes de
                                                            noviembre con su respectivo reemplazo, formato no incluido
                                                            en el SGC.
                                           X                Control de tiempos, se notifica mediante el FO-IV-10, #236 oct
                                                            20/09 vehiculo 115.
                                           X                Horarios establecidos publicados en los expendios.
           Procesos relacionados con
  7.2                                                       Procedimiento para la venta de tiquetes PR-TM-01, Servicio
           los clientes
                                                            de mensajería PR-TM-02 y Control de vías PR-TM-03.
                                           X                Se realiza mediante el numero asignado al vehiculo, se
 7.5.3     Identificación y trazabilidad                    evidencia cambio de vehiculo pero continuidad en el número
                                                            022
                                                            Por disposición interna se controla velocidad
                                                            Alcoholímetro, Medidor de presión de aire, Medidor de
           Disposición de seguimiento            X          profundidad de gravado de llantas, Lector de dispositivos de
 7.5.6
           y medición                                       velocidad, no se tiene soporte de calibración ni de validación.
                                                 X          Relojes de pared de control, no se tiene metodología para la
                                                            validación ni los registros de las validaciones realizadas.
                                                       X    Renovación de licencias, no se tiene consolidado como
 8.2.3     Seguimiento proceso                              indicador
                                                       X    Se requiere validar los indicadores para este proceso


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                                            COOPERATIVA DE TRANSPORTADORES DE OCCIDENTE
                                                           Nit. 891 900 312 - 8

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                                              LISTA DE CHEQUEO DE AUDITORIA                FO-AI-02
                 FECHA:06/06/2008

                                        CUMPLIMIENTO
ITEM No.          REQUISITO                                                    COMENTARIOS
                                        C     NC   OBS
                                        X                Se evidencia base de datos de los conductores con
           Seguimiento del producto y
 8.2.4                                                   seguimiento de la vigencia de documentos legales de los
           servicio
                                                         mismos.
                                        X                Se evidencia tratamiento en las revisiones de los vehículos.
                                                         FO-TM-16
  8.3      Producto no conforme                     X    PR-SGC-05 Servicio no conforme, se evidencia su aplicación,
                                                         mas no se tiene disponible el procedimiento en los sitios de
                                                         interés.
                                        X                Se evidencia registros de acciones correctivas del proceso
 8.5.2     Acciones correctivas                          acorde a los resultados de los indicadores y de las auditorias
                                                         internas.
                                        X                Se evidencia registros de acciones correctivas del proceso
 8.5.3     Acciones preventivas                          acorde a los resultados de los indicadores y de las auditorias
                                                         internas.




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                                               COOPERATIVA DE TRANSPORTADORES DE OCCIDENTE
                                                              Nit. 891 900 312 - 8

                 VERSIÓN: 01
                                                 LISTA DE CHEQUEO DE AUDITORIA                 FO-AI-02
                 FECHA:06/06/2008

AUDITORIA No.:___03___             FECHA: _Noviembre 13_de_2009_

PROCESO: __INFRAESTRUCTURA Y VEHICULOS_- Luís Hernán Ríos Valencia______________________________

                                           CUMPLIMIENTO
ITEM No.          REQUISITO                                                        COMENTARIOS
                                           C     NC   OBS
                                           X                Caracterización del proceso MC-SGC-02 Vr. 01, 30 dic 2008,
                                                            establece las actividades del proceso, identifica la interacción
           Requisitos generales del
  4.1                                                       con los otros procesos, determina los criterios de seguimiento
           SGC
                                                            y medición, así como los recursos necesarios y
                                                            documentación aplicable.
                                           X                Se cuenta con 192 vehículos con tarjeta de operación
                                                            nacional, 21 expendios de tiquetes, 8 puestos de control, 215
  6.1      Provisión de recursos
                                                            conductores, despachadores, 12 controladores, 1 director de
                                                            transporte.
                                           X                3 casas de hospedaje.
  6.3      Infraestructura
                                                            1 almacén de repuesto y lubricantes.
                                           X                DO-IV-01 Reglamento mantenimiento de vehículos, se
  7.1      Planificación de servicios
                                                            evidencia su aplicación y cumplimiento
                                           X                OC 000250, 07 nov/09, Proveedor Lubrifil de Occidente S.A,
                                                            solicita filtros de aire, refrigerante, aditivos, ambientador,
                                           X                Orden de compra generada por sistema
  7.4      Compras                         X                Llega con factura LF 0054866, Entrada a almacén 2579,
                                                            acusación proveedor 2646
                                           X                Se recibe en perfecto estado, completo y se ingresa al
                                                            almacén.
                                           X                Mantenimientos preventivos: Circular 21 sept/09, 01257, ruta
 7.5.5     Preservación del producto
                                                            Roldanillo - Cali y Viceversa, se comunica mantenimiento para


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                                                           Nit. 891 900 312 - 8

                 VERSIÓN: 01
                                              LISTA DE CHEQUEO DE AUDITORIA                FO-AI-02
                 FECHA:06/06/2008

                                        CUMPLIMIENTO
ITEM No.          REQUISITO                                                    COMENTARIOS
                                        C     NC   OBS
                                                         los días 29 y 30 de septiembre, correcciones para 19 y 20 de
                                                         octubre.
           Dispositivos de                    X          No se tiene soporte de calibración ni de validación de los
  7.6
           seguimiento y medición                        equipos de seguimiento y medición.
                                        X                Revisión de vehículo, FO-TM-16, 01 julio/09 y 26 sept/09, en
           Seguimiento del producto y                    ambos casos se recomienda ajustar splinder derecho, ajuste
 8.2.4
           servicio                                      realizado según registro.
                                        X                Bitácora en cada vehículo
                                        X                Se evidencia registros de acciones correctivas del proceso
 8.5.2     Acciones correctivas                          acorde a los resultados de los indicadores y de las auditorias
                                                         internas.
                                        X                Se evidencia registros de acciones correctivas del proceso
 8.5.3     Acciones preventivas                          acorde a los resultados de los indicadores y de las auditorias
                                                         internas.




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                                             COOPERATIVA DE TRANSPORTADORES DE OCCIDENTE
                                                            Nit. 891 900 312 - 8

                 VERSIÓN: 01
                                               LISTA DE CHEQUEO DE AUDITORIA                 FO-AI-02
                 FECHA:06/06/2008

AUDITORIA No.:___03___          FECHA: _Noviembre 13_de_2009_

PROCESO: __GESTION GERENCIAL_- Maria Elena Ayala______________________________

                                         CUMPLIMIENTO
ITEM No.          REQUISITO                                                      COMENTARIOS
                                         C     NC   OBS
                                         X                Caracterización del proceso MC-SGC-02 Vr. 01, 30 dic 2008,
                                                          establece las actividades del proceso, identifica la interacción
                                                          con los otros procesos, determina los criterios de seguimiento
                                                          y medición, así como los recursos necesarios y
           Requisitos generales del
  4.1                                                     documentación aplicable.
           SGC
                                                     X    Consejo de administración define las directrices de
                                                          funcionamiento de la cooperativa, la gerencia las desarrolla y
                                                          garantiza el cumplimiento por parte de todos los funcionarios
                                                          Plan metodológico en proceso de elaboración.
                                         X                Se evidencia participación de la gerente en la implementación
                                                          del SGC, disponibilidad de recursos y disponibilidad para la
           Compromiso de la
  5.1                                                     atención de los clientes internos y externos.
           dirección
                                         X                Entrenamiento de los trabajadores y de los asociados.
                                         X                Cumplimiento de la normatividad legal.
                                         X                Compromiso de todo el personal para satisfacer los clientes,
                                                          participación en Atransec para análisis y seguimiento del
                                                          sector
                                         X                De acuerdo a la estadística de movimiento de pasajeros se
  5.2      Enfoque al cliente
                                                          han implementado actividades con todo el personal para
                                                          aumentar el servicio y la calidad.
                                                          Se evidencia acta 01497 convocatoria para 18 nov/09,
                                                     X    Cartago Almedros, no se tiene registro de las actividades


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                                          COOPERATIVA DE TRANSPORTADORES DE OCCIDENTE
                                                         Nit. 891 900 312 - 8

                 VERSIÓN: 01
                                            LISTA DE CHEQUEO DE AUDITORIA                FO-AI-02
                 FECHA:06/06/2008

                                       CUMPLIMIENTO
ITEM No.          REQUISITO                                                   COMENTARIOS
                                      C     NC   OBS
                                                       desarrolladas, falta documentar plan de acción.
                                                  X    No se tienen estudios de mercado ni comparativos frente a
                                                       otras empresas.
                                      X                Se evidencia comunicados para el cumplimiento de requisitos
                                                       de los clientes 01259 del 23 de sept de 09.
                                      X                Definida vr 01 abril/08, se encuentra publicada en la sede y en
  5.3      Política de calidad
                                                       los expendios
                                      X                Establecidos en el manual de calidad
 5.4.1     Objetivos de calidad             X          No se tiene consolidado de la medición de los objetivos de
                                                       calidad
                                      X                Se esta dando cumplimiento a los requisitos de ley, mediante
                                                       las licencias para transporte y para mensajería, no incluidas
                                            X          en el listado maestro de registros.
 5.4.2     Planificación del SGC            X          ley 79, ley 454, decreto 171, ley 105, ley 336, no están
                                                       incluidas en el control de documentos
                                            X          DOC-SGC-01 Plan de actividades no se tiene definido para el
                                                       presente periodo.
                                      X                Se tiene organigrama y se evidencia el conocimiento de las
           Responsabilidad y                           responsabilidades de cada proceso.
 5.5.1
           autoridad                  X                Se tiene reglamentos y fondos donde se determina los
                                                       soportes a los asociados.
                                      X                Nombrado al coordinador de calidad, incluido en el manual de
           Representante de la
 5.5.2                                                 calidad, con las responsabilidades definidas.
           dirección
                                                       Socializado con el personal de la cooperativa.
                                                  X    Reuniones internas semanales para socialización de
 5.5.3     Comunicación interna
                                                       actividades y definición de planes de trabajo, no se han


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                                              COOPERATIVA DE TRANSPORTADORES DE OCCIDENTE
                                                             Nit. 891 900 312 - 8

                 VERSIÓN: 01
                                                LISTA DE CHEQUEO DE AUDITORIA                  FO-AI-02
                 FECHA:06/06/2008

                                           CUMPLIMIENTO
ITEM No.          REQUISITO                                                       COMENTARIOS
                                          C     NC   OBS
                                                           consolidado las actas.
                                          X                10 julio/09, se tienen en cuenta los resultados de las auditorias
                                                           internas, retroalimentación de los clientes, desempeño de los
  5.6      Revisión por la dirección                       procesos, cambios que pueden afectar el sistema.
                                                X          No se evidencia plan de acción derivado de la revisión por la
                                                           dirección.
                                          X                Con datos históricos se presupuesta gastos
  6.1      Provisión de recursos
                                                           Se maneja centro de costos y gastos por cada agencia
           Seguimiento y medición de                  X    Se requiere consolidar indicadores en cada proceso para
 8.2.3
           los procesos                                    análisis y toma de datos de acuerdo a resultados
                                          X                Se evidencia registros de acciones correctivas del proceso
 8.5.2     Acciones correctivas                            acorde a los resultados de los indicadores y de las auditorias
                                                           internas.
                                          X                Se evidencia registros de acciones correctivas del proceso
 8.5.3     Acciones preventivas                            acorde a los resultados de los indicadores y de las auditorias
                                                           internas.




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                                                              Nit. 891 900 312 - 8

                 VERSIÓN: 01
                                                 LISTA DE CHEQUEO DE AUDITORIA                 FO-AI-02
                 FECHA:06/06/2008

AUDITORIA No.:___03___            FECHA: _Noviembre 13_de_2009_

PROCESO: __ALMACEN Y SUMINISTRO_- Harold Rojas______________________________

                                           CUMPLIMIENTO
ITEM No.           REQUISITO                                                       COMENTARIOS
                                           C     NC   OBS
                                           X                Caracterización del proceso MC-SGC-02 Vr. 01, 30 dic 2008,
                                                            establece las actividades del proceso, identifica la interacción
           Requisitos generales del
  4.1                                                       con los otros procesos, determina los criterios de seguimiento
           SGC
                                                            y medición, así como los recursos necesarios y
                                                            documentación aplicable.
  6.3      Infraestructura                 X                Almacén para la venta de insumos y repuestos, 3 extintores,
  7.1      Planificación del servicio      X                Programación de compras de acuerdo a histórico de consumo
           Procesos relacionados con       X                Se tiene en cuenta las necesidades de acuerdo a los
  7.2
           el cliente                                       vehículos de los asociados y al record de consumo
                                           X                Lubrifil de Occidente, FO-AS-01, evaluado enero, abril, julio,
                                                            octubre , 4,74, 4,75, 4,76, 4,69,
                                                            PR-AS-03 vr 01.
                                                 X          No se evidencia información de los resultados a los
 7.4.3     Evaluación de proveedores
                                                            proveedores
                                                 X          Proveedor nuevo: COEXITO, desde septiembre de 2009, no
                                                            se tiene evidencia de la evaluación para la selección ni
                                                            evaluación después del mes de su utilización,
 7.5.3     Identificación y trazabilidad   X                Lotes por proveedores
 7.5.5     Preservación del producto       X                Almacenado en estanterías
           Control de dispositivos de            X          No se tiene certificado de calibración ni de validación de
  7.6
           medición                                         equipo calibrador de inyectores
 8.2.4     Seguimiento y medición del      X                Mediante realización de inventarios total, 29 oct/09, diferencia


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                                                          Nit. 891 900 312 - 8

                 VERSIÓN: 01
                                             LISTA DE CHEQUEO DE AUDITORIA                FO-AI-02
                 FECHA:06/06/2008

                                        CUMPLIMIENTO
ITEM No.          REQUISITO                                                   COMENTARIOS
                                       C     NC   OBS
           producto                                     1 filtro faltante $6.880.
                                       X                Se evidencia informe presentado a gerencia.
                                       X                Zona de producto no conforme definida y demarcada, se
                                                        evidencia almacenada llantas NC.
           Control de producto no                  X    Producto NC entregado a bodega FO-AS-04, #26 11 nov/09
  8.3
           conforme                                     llanta Michelin, devuelta por rotura banda de rodamiento
                                             X          Devolución a proveedor 21318, no se diligencia FO-AS-06,
                                                        para seguimiento a respuesta del proveedor
                                       X                Se evidencia registros de acciones correctivas del proceso
 8.5.2     Acciones correctivas                         acorde a los resultados de los indicadores y de las auditorias
                                                        internas.
                                       X                Se evidencia registros de acciones correctivas del proceso
 8.5.3     Acciones preventivas                         acorde a los resultados de los indicadores y de las auditorias
                                                        internas.




                                    ¡COMPROMISO DE EXCELENTE SERVICIO!              Página 13 de 23
                                               COOPERATIVA DE TRANSPORTADORES DE OCCIDENTE
                                                              Nit. 891 900 312 - 8

                 VERSIÓN: 01
                                                 LISTA DE CHEQUEO DE AUDITORIA                 FO-AI-02
                 FECHA:06/06/2008

AUDITORIA No.:___03___             FECHA: _Noviembre 13_de_2009_

PROCESO: __CARTERA Y TESORERIA_- Martha Cecilia Mosquera ______________________________

                                            CUMPLIMIENTO
ITEM No.           REQUISITO                                                       COMENTARIOS
                                           C     NC   OBS
                                           X                Caracterización del proceso MC-SGC-02 Vr. 01, 30 dic 2008,
                                                            establece las actividades del proceso, identifica la interacción
           Requisitos generales del
  4.1                                                       con los otros procesos, determina los criterios de seguimiento
           SGC
                                                            y medición, así como los recursos necesarios y
                                                            documentación aplicable.
  6.1      Provisión de recursos           X                Se evidencia presupuesto asignado y ejecutado para el 2009
                                           X                PR-CT-01 Aprobación de créditos
                                                            FO-FH-20 Solicitud de crédito 03 nov/09 00371 aprobada,
  7.1      Planificación del servicio      X                tabla de amortización, pagare 0998 Jhon Jairo Bernal,
                                                            vehiculo 108
                                           X                Comprobante de egreso 22878
                                           X                A los asociados, factura 018377, turbo compresor mercedes
  7.4      Compras
                                                            $2.520.000 a 10 cuotas
                                           X                PR-CT-02 Pago de producidos, vehiculo 108, 30 oct/09
                                                            producido $3.186.798, descuentos por préstamo $563.651 y
 7.5.1     Control del servicio
                                                            por suministro $252.000, soporte pago cheque 321373
                                                            Bancolombia 31 oct/09 $2.371.147
 7.5.3     Identificacióny trazabilidad    X                Por numero de vehiculo
                                           X                Se evidencia registros de acciones correctivas del proceso
 8.5.2     Acciones correctivas                             acorde a los resultados de los indicadores y de las auditorias
                                                            internas.
 8.5.3     Acciones preventivas            X                Se evidencia registros de acciones correctivas del proceso


                                        ¡COMPROMISO DE EXCELENTE SERVICIO!               Página 14 de 23
                                               COOPERATIVA DE TRANSPORTADORES DE OCCIDENTE
                                                              Nit. 891 900 312 - 8

                  VERSIÓN: 01
                                                 LISTA DE CHEQUEO DE AUDITORIA                 FO-AI-02
                  FECHA:06/06/2008

AUDITORIA No.:___03___             FECHA: _Noviembre 13_de_2009_

PROCESO: __FINANCIERO Y CONTABILIDAD_- Nancy Escarria ______________________________

                                           CUMPLIMIENTO
ITEM No.           REQUISITO                                                       COMENTARIOS
                                           C     NC   OBS
                                           X                Caracterización del proceso MC-SGC-02 Vr. 01, 30 dic 2008,
                                                            establece las actividades del proceso, identifica la interacción
           Requisitos generales del
  4.1                                                       con los otros procesos, determina los criterios de seguimiento
           SGC
                                                            y medición, así como los recursos necesarios y
                                                            documentación aplicable.
                                           X                Presupuesto para el funcionamiento de la cooperativa para el
  7.1      Planificación                                    2008.
                                           X                Calidad, presupuestado $6.760.000, ejecutado $5.799.190
           Procesos relacionados con       X                Se maneja la información de los propietarios de los vehículos
  7.2
           el cliente
                                           X                Lubrifil factura LF 0054866, acusación proveedor 2646, por
  7.4      Compras                                          pagar,
                                                            Orden de pago FO-CF-01, 09 nov/09
                                                       X    Indicadores no consolidados conforme a la caracterización del
 7.2.3     Seguimiento del proceso                          proceso, se requiere consolidar la información para su análisis
                                                            y generación de planes de acción.
 7.5.3     Identificación y trazabilidad   X                Con el numero del vehiculo, numero de comprobante
                                           X                Se evidencia registros de acciones correctivas del proceso
 8.5.2     Acciones correctivas                             acorde a los resultados de los indicadores y de las auditorias
                                                            internas.
                                           X                Se evidencia registros de acciones correctivas del proceso
 8.5.3     Acciones preventivas
                                                            acorde a los resultados de los indicadores y de las auditorias


                                      ¡COMPROMISO DE EXCELENTE SERVICIO!                 Página 15 de 23
                                             COOPERATIVA DE TRANSPORTADORES DE OCCIDENTE
                                                            Nit. 891 900 312 - 8

                 VERSIÓN: 01
                                               LISTA DE CHEQUEO DE AUDITORIA                 FO-AI-02
                 FECHA:06/06/2008

AUDITORIA No.:___03___            FECHA: _Noviembre 13_de_2009_

PROCESO: __SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD_- Jorge Humberto Mayorga_____________________________

                                          CUMPLIMIENTO
ITEM No.          REQUISITO                                                      COMENTARIOS
                                         C     NC   OBS
                                         X                Caracterización del proceso MC-SGC-02 Vr. 01, 30 dic 2008,
                                                          establece las actividades del proceso, identifica la interacción
           Requisitos generales del
  4.1                                                     con los otros procesos, determina los criterios de seguimiento
           SGC
                                                          y medición, así como los recursos necesarios y
                                                          documentación aplicable.
                                         X                Se tiene documentado MC-SGC-01 vr 01, incluye el alcance
 4.2.2     Manual de calidad                              del SGC, exclusiones, referencia los procedimientos
                                                          documentados y establece la interrelación entre los mismos.
                                         X                Se tiene procedimiento documentos PR-SGC-01
                                               X          No se evidencia la aplicación del procedimiento PR-SGC-01
                                                          en los documentos entregados en medio magnético a los
                                                          coordinadores de los procesos.
                                               X          En los expendios no se tiene disponibilidad de los
                                                          procedimientos aplicables.
 4.2.3     Control de documentos               X          Se evidencia en los procesos la utilización de formatos no
                                                          incluidos en el sistema de calidad, así como el uso de
                                                          formatos ya incluidos no editados según el Procedimiento.
                                               X          El listado maestro de documentos LI-SGC-01 no incluye los
                                                          documentos externos como leyes y decretos aplicables a la
                                                          cooperativa.
                                                     X    En los expendios se manejan cuadernos no estandarizados.
 4.2.4     Control de registros          X                Se tiene procedimiento documentado PR-SGC-02


                                      ¡COMPROMISO DE EXCELENTE SERVICIO!               Página 16 de 23
                                           COOPERATIVA DE TRANSPORTADORES DE OCCIDENTE
                                                          Nit. 891 900 312 - 8

                 VERSIÓN: 01
                                             LISTA DE CHEQUEO DE AUDITORIA                FO-AI-02
                 FECHA:06/06/2008

                                       CUMPLIMIENTO
ITEM No.          REQUISITO                                                   COMENTARIOS
                                       C     NC   OBS
                                              X         El listado maestro de registros LI-SGC-02 no incluye la
                                                        totalidad de los registros resultado de los procesos del SGC.
                                             X          Se evidencia disposición de los registros del SGC diferente a
                                                        la establecida en el listado maestro de registros
                                             X          Se evidencia el diligenciamiento parcial de los registros
                                                        establecidos en el SGC.
                                       X                DOC-SGC-01 Plan de actividades se tiene definido para el
 5.4.2     Planificación del SGC
                                                        presente periodo.
                                                   X    Se evidencia falta de comunicación entre los coordinadores de
                                                        los procesos para la integración de metodologías y formatos
                                                        en el SGC.
 5.5.3     Comunicación interna
                                                   X    No se evidencia difusión entre el personal operativo de los
                                                        procedimientos y la documentación de la gestión de los
                                                        procesos.
           Seguimiento y medición de   X                Se evidencia información proveniente de la medición y
 8.2.3
           los procesos                                 seguimiento de los procesos
  8.4      Análisis de datos                       X    Se esta realizando a la fecha
                                       X                Se evidencia el mejoramiento de los procesos y del SGC de
 8.5.1     Mejora continua                              acuerdo a los resultados de los indicadores y de los objetivos
                                                        de calidad
                                       X                Se evidencia registros de acciones correctivas del proceso
 8.5.2     Acciones correctivas                         acorde a los resultados de los indicadores y de las auditorias
                                                        internas.
                                       X                Se evidencia registros de acciones correctivas del proceso
 8.5.3     Acciones preventivas                         acorde a los resultados de los indicadores y de las auditorias
                                                        internas.


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                                             COOPERATIVA DE TRANSPORTADORES DE OCCIDENTE
                                                            Nit. 891 900 312 - 8

                 VERSIÓN: 01
                                               LISTA DE CHEQUEO DE AUDITORIA                 FO-AI-02
                 FECHA:06/06/2008

AUDITORIA No.:___03___            FECHA: _Noviembre 13_de_2009_

PROCESO: __AUDITORIA INTERNA_- Jorge Humberto Mayorga_____________________________

                                          CUMPLIMIENTO
ITEM No.          REQUISITO                                                      COMENTARIOS
                                         C     NC   OBS
                                         X                Caracterización del proceso MC-SGC-02 Vr. 01, 30 dic 2008,
                                                          establece las actividades del proceso, identifica la interacción
           Requisitos generales del
  4.1                                                     con los otros procesos, determina los criterios de seguimiento
           SGC
                                                          y medición, así como los recursos necesarios y
                                                          documentación aplicable.
                                         X                Se tiene registro de la evaluación de desempeño aplicada a
           Evaluación de auditores
                                                          los auditores internos conforme al PR-AI-01.
                                         X                Se evidencia la programación de las auditorias para el año
           Programación de auditorias
                                                          2009.
 8.2.2     Plan de auditoria             X                Se evidencia para auditoria de nov/08 y mayo/09
           Listas de chequeo             X                Se evidencia para auditoria de nov/08 y mayo/09
           Informe de auditoria          X                Se evidencia para auditoria de nov/08 y mayo/09
                                         X                Se evidencia plan de acción definido para las auditorias
           Plan de acción
                                                          internas ejecutadas en nov de 2008 y mayo de 2009.
                                         X                Se evidencia registros de acciones correctivas del proceso
 8.5.2     Acciones correctivas                           acorde a los resultados de los indicadores y de las auditorias
                                                          internas.
                                         X                Se evidencia registros de acciones correctivas del proceso
 8.5.3     Acciones preventivas
                                                          acorde a los resultados de los indicadores y de las auditorias




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                                               COOPERATIVA DE TRANSPORTADORES DE OCCIDENTE
                                                              Nit. 891 900 312 - 8

                 VERSIÓN: 01
                                                 LISTA DE CHEQUEO DE AUDITORIA                 FO-AI-02
                 FECHA:06/06/2008

AUDITORIA No.:___03___               FECHA: _Noviembre 15_de_2009_

PROCESO: __TIQUETES Y MENSAJERIA ESPECIALIZADA_- Luís Hernán Ríos Valencia. Pereira: Jorge Fernández y
Diana Villegas. Cartago: Rafael Fernández y Julián Andrés Campo. La Paila: Juan Carlos Barbosa. Tulúa: Oscar
Rebellon Veloza. Roldanillo: Ivan Alberto Garcia y Leidy Johanna Lopez__

                                            CUMPLIMIENTO
ITEM No.   REQUISITO                                                               COMENTARIOS
                                           C     NC   OBS
                                           X                Caracterización del proceso MC-SGC-02 Vr. 01, 30 dic 2008,
                                                            establece las actividades del proceso, identifica la interacción
                                                            con los otros procesos, determina los criterios de seguimiento
           Requisitos generales del
  4.1                                                       y medición, así como los recursos necesarios y
           SGC
                                                            documentación aplicable.
                                                 X          Documento no manejado por los despachadores ni
                                                            controladores de vía.
                                                 X          El personal operativo no dispone de los respectivos manuales
           Responsabilidad y                                de funciones.
 5.5.1
           autoridad                       X                Conoce las funciones y líneas de comunicación y mando de la
                                                            cooperativa.
                                           X                Se evidencia la comunicación en todo el proceso mediante
 5.5.3     Comunicación interna
                                                            radioteléfonos y celulares.
                                           X                Se evidencia oficinas de despacho y de control acordes a las
  6.3      Infraestructura
                                                            necesidades de los servicios.
                                           X                PR-TM-01 Venta de tiquetes, PR-TM-02 Mensajería
                                                            especializada, PR-TM-03 Control de vías.
           Planificación para la
  7.1                                                  X    No establecen las variables del servicio acordes a las
           prestación del servicio
                                                            condiciones de los diferentes expendios.
                                                       X    No se tiene claridad en la metodología y registros para el


                                       ¡COMPROMISO DE EXCELENTE SERVICIO!                Página 19 de 23
                                           COOPERATIVA DE TRANSPORTADORES DE OCCIDENTE
                                                          Nit. 891 900 312 - 8

                 VERSIÓN: 01
                                             LISTA DE CHEQUEO DE AUDITORIA                FO-AI-02
                 FECHA:06/06/2008

                                       CUMPLIMIENTO
ITEM No.   REQUISITO                                                           COMENTARIOS
                                       C     NC   OBS
                                                        manejo de las encomiendas.
                                                   X    Tablero de programación. Pereira: tablero no refleja los
                                                        movimientos de los vehículos para el día presente.
                                       X                Demás expendios: evidencia el estado del parque automotor.
                                             X          No se tiene claridad en el tiempo de conservación y
                                                        disposición final de las encomiendas no reclamadas.
                                                        Encomiendas se reclaman con fotocopia de la cedula, se sella
                                       X                como valida solo para reclamo de encomienda en la
                                                        cooperativa.
                                                        PEREIRA
                                       X                Venta de tiquete 55329
                                                        Recibo de encomiendas, muestra 14/11/09 18143 Zarzal –
                                                        Pereira, remite c.c 94.226.179, destinatario c.c 1.116.439.321,
                                       X                registro en cuadernos de envió y de recibo.
           Procesos relacionados con   X                Manejo de quejas y reclamos mediante buzón FO-SGC-07.
  7.2
           el cliente                        X          Demás expendios: no se tiene disponible formato.
                                                        CARTAGO
                                       X                Venta de tiquete 82017 $18.700
                                                        Recibo de encomiendas, muestra 14/11/09 23737 Cartago –
                                       X                Roldanillo, remite c.c 25.025.494, destinatario c.c 29.847.904,
                                                        registro en cuadernos de envió y de recibo.
                                             X          23696 nov 13, no registra entrega y no se encuentra física
                                                        24149 nov 12, se evidencia registro de entrada a la
                                                   X    cooperativa nov 12 y registro de entrega nov 14.
                                                        18051 nov 11, no registra salida ni se encuentra física.



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                                            COOPERATIVA DE TRANSPORTADORES DE OCCIDENTE
                                                           Nit. 891 900 312 - 8

                 VERSIÓN: 01
                                              LISTA DE CHEQUEO DE AUDITORIA                FO-AI-02
                 FECHA:06/06/2008

                                        CUMPLIMIENTO
ITEM No.   REQUISITO                                                            COMENTARIOS
                                        C     NC   OBS
                                                         LA PAILA
                                        X                Venta de tiquetes manuales
                                        X                Recibo de encomiendas, muestra 161423 entregada, 55315
                                                         por entregar,
                                                         141834 del 29/03/09 no reclamaron, aun se conserva en
                                              X          expendio, 13877 y 13878 del 30/10/09 para el Dovio y Zarzal
                                                         no esta relacionada entrega ni salida.
                                                         TULUA
                                        X                Venta de tiquetes 34926 $12.500
                                        X                Recibo de encomiendas, muestra 23730 entregada, 23671 por
                                                         entregar, 153361 por entregar.
                                                         ROLDANILLO
                                        X                Recibo de encomiendas, muestra 23737 entregada, 54730 por
                                                         entregar.
                                                    X    Todos los puestos: No se tiene evidencia de entrega de las
                                                         encomiendas en los sitios de destino, se limita al registro del
                                                         despachador.
                                                         PEREIRA
                                        X                8:45 a.m vehiculo 092 Tulúa Dagoberto Osorio conductor,
                                                         planilla de viaje 20963, 7 pasajeros + 1, salida de Terminal
                                                         6525076, prueba de alcoholometria 0 (8:24 a.m).
           Control de la producción y
 7.5.1                                                   8:50 a.m 126 Roldanillo Hector Fabio Reyes conductor.
           prestación del servicio
                                        X                Para viaje expreso, revisión de vehiculo FO-TM-11 14/11/09
                                                         veh 157, planilla unica de viaje ocasional AAF251907, contrato
                                                         de prestación de servicios FO-TM-10.
                                        X                Cuadre de caja $1.350.397, acorde con tirilla de sistema.


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                                            COOPERATIVA DE TRANSPORTADORES DE OCCIDENTE
                                                           Nit. 891 900 312 - 8

                 VERSIÓN: 01
                                              LISTA DE CHEQUEO DE AUDITORIA                FO-AI-02
                 FECHA:06/06/2008

                                        CUMPLIMIENTO
ITEM No.   REQUISITO                                                            COMENTARIOS
                                        C     NC   OBS
                                               X         Relación de vehículos despachados FO-TM-04 no se
                                                         diligencia.
                                                         CARTAGO
                                        X                10:40 a.m vehiculo 145 Cali Gerardo Adolfo Molina conductor,
                                                         planilla de viaje 20769, 7 pasajeros + 1, prueba de
                                                         alcoholometria no se practica
                                        X                Cuadre de caja $1.647.00, acorde con tirilla de sistema.
                                        X                Control: pasajeros en la via FO-TM-08, se evidencia registro
                                                         de 092 y de 126.
                                                         LA PAILA
                                        X                Control: planilla de viaje 833127, vehiculo 141 Roldanillo-Cali
                                                         Se evidencia registro de 145.
                                        X                Cuadre de caja $467.000, acorde con tirilla de sistema.
                                        X                Remisión de dinero 214169 $394.950 de Buga.
                                                         TULUA
                                        X                2:30 p.m vehiculo 100 Pereira Fernando Forero conductor,
                                                         planilla de viaje 17680, 17 pasajeros + 1, salida de Terminal
                                                         4616099, prueba de alcoholometria 0 (8:24 a.m).
                                        X                Cuadre de caja $837.850, acorde con tirilla de sistema.
                                                         ROLDANILLO
                                        X                4:30 p.m vehiculo 118 Cali Ever Bernal conductor, planilla de
                                                         viaje 24354
                                                    X    Memo de control de vehículos 04/11/09 No se presento a
                                                         hacer el turno, no se evidencia control aplicado
           Validación de los procesos   X                Se realiza mediante el cumplimento de los procedimientos
 7.5.2
           de prestación del servicio                    establecidos y el permanente control del servicio en la vía.


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                                                              Nit. 891 900 312 - 8

                  VERSIÓN: 01
                                                 LISTA DE CHEQUEO DE AUDITORIA                FO-AI-02
                  FECHA:06/06/2008

                                           CUMPLIMIENTO
ITEM No.   REQUISITO                                                              COMENTARIOS
                                           C     NC   OBS
                                           X                Se evidencia con el numero de vehiculo, numero de tiquete,
 7.5.3     Identificación y trazabilidad
                                                            planilla de viaje, tiquete de encomienda.
 7.5.5     Preservación del producto       X                Se evidencia parque automotor en buen estado.
                                                 X          El personal encargado de los expendios no conoce los
 8.2.1     Satisfacción de los clientes
                                                            resultados de las encuestas aplicadas a los usuarios.
                                                 X          No se evidencia registros de verificación del estado del
           Seguimiento y medición del
 8.2.4                                                      vehiculo, practicados durante los despachos y los controles en
           producto
                                                            vía.
           Control de producto no                      X    No se evidencia conocimiento del procedimiento para el
  8.3
           conforme                                         servicio no conforme PR-SGC-05.
                                           X                Se evidencia registros de acciones correctivas del proceso
 8.5.2     Acciones correctivas                             acorde a los resultados de los indicadores y de las auditorias
                                                            internas.
                                           X                Se evidencia registros de acciones correctivas del proceso
 8.5.3     Acciones preventivas
                                                            acorde a los resultados de los indicadores y de las auditorias




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