audit sdm makalah by LBY2ks

VIEWS: 459 PAGES: 77

									AUDIT SUMBER DAYA MANUSIA

                     Makalah
    Disusun untuk Memenuhi Tugas Mata Kuliah
    Manajemen Sumber Daya Manusia Lanjutan




                        Oleh :

         Agus Nugraha             (0807149)
         Bernard C                (0807129)
         Eva Astriana             (0806275)
         Krisfandi Setyo          (0807125)
         Wittya Aprodhita Kusumo (0806265)




      PROGRAM STUDI MANAJEMEN
FAKULTAS PENDIDIKAN EKONOMI DAN BISNIS
   UNIVERSITAS PENDIDIKAN INDONESIA
                        2010
                                      KATA PENGANTAR



      Puji dan syukur penyusun panjatkan atas segala limpahan rahmat dan karunia Allah
SWT, karenaNya penyusun dapat menyelesaikan makalah ini. Shalawat serta salam semoga
tetap terlimpahcurahkan kepada Nabi Muhammad SAW, rosul penutup dan pemberi syafaat
yang mulia. Makalah ini merupakan salah satu tugas mata kuliah Manajemen Sumber Daya
Manusia Lanjutan, adapun judul makalah ini adalah “AUDIT SDM”.


      Penyusun menyadari makalah ini masih banyak kekurangan dalam penyusunannya.
Untuk itu penyusun menerima saran dan     kritik yang membangun agar supaya adanya
perbaikan.


      Akhirnya, penyusun sampaikan terima kasih kepada semua pihak yang telah
membantu dalam penyusunan makalah ini. Terima kasih atas perhatiannya dan mohon maaf
atas segala kekurangan. Besar harapan semoga makalah ini bermanfaat bagi penyusun
khususnya dan bagi pembaca umumnya.


      Alhamdullillahirrabibil’aalamiin.
      Wassaalaamu’alaikum Wr. Wb.




                                                                   Bandung, April 2010



                                                                        Penyusun




                                                     Audit Sumber Daya Manusia   i
                                   DAFTAR ISI

KATA PENGANTAR ………………………………………………………….. i
DAFTAR ISI ……………………………………………………………………. ii

BAB I    PENDAHULUAN
         1.1. Latar Belakang Masalah ……………………………………….. 1
         1.2. Rumusan Masalah ……………………………………………… 3
         1.3. Tujuan ………………………………………………………….. 3

BAB II   PEMBAHASAN
         2.1. Pengertian Audit SDM ………………………………………… ..4
         2.2. Latar Belakang Perlunya Audit..............…………………………14
         2.3. Norma Audit ....…………………………………………………. 17
         2.4. Manfaat Audit SDM.....…………………………………………. 36
         2.5. Tujuan Audit SDM..............………………...………………….. 37
         2.6. Sumber data Audit SDM........……………...…………………… 43
         2.7. Prospek Audit..........................……………...………………….. 47
         2.8. Pendekatan Riset Audit SDM...............………………………... .57
         2.9 Instrumen-instrumen Audit SDM……………………………… ..61
         2.10 Laporan Audit.................………………………………………. .65
         2.11 Rekomendasi Hasil Audit......................………………………... 71

BAB III SIMPULAN DAN SARAN
        3.1. Simpulan …………………………………………………......... 72
        3.2. Saran …………………………………………………………... 72

DAFTAR PUSTAKA …………………………………………………………... iii




                                                   Audit Sumber Daya Manusia   ii
                                    BAB I

                              PENDAHULUAN

1.1.   Latar Belakang
           Manusia merupakan sumber daya yang paling penting dan
       menentukan dalam arah dan perubahan organisasi. Tanpa manusia
       sebagai penggeraknya, organisasi menjadi kumpulan resources yang tidak
       berguna. Selain itu, sumber daya manusia menjadi pilar penyangga utama
       sekaligus penggerak roda organisasi dalam usaha mewujudkan visi – misi
       dan tujuan organisasi. Dan, persis seperti aspek keuangan, pemasaran,
       mutu, lingkungan, manajemen, operasional, internal dan eksternal, maka
       sumber daya manusia juga memerlukan audit untuk memeriksa dan
       melihat sejauh mana fungsi-fungsi sumber daya manusia dalam organisasi
       memenuhi azas kesesuaian, efektivitas dan efisiensi di dalam prakteknya
       untuk mendukung tercapainya tujuan dan sasaran organisasi secara
       keseluruhan. Audit sumber daya manusia sejatinya merupakan penilaian
       yang sifatnya komprehensif. Audit itu juga didesain untuk menentukan
       jika dan bagaimana suatu perusahaan memenuhi tanggung jawabnya
       yang berhubungan dengan aturan-aturan sumber daya manusia. Guna
       mengerti dengan benar akan budaya, dinamika internal, dan bagaimana
       fungsi-fungsi organisasi, maka porsi terbesar dari pekerjaan audit sumber
       daya manusia dilakukan on-site dan diikutsertakannya berbagai
       komponen audit. Kunci penilaian keseluruhan dalam audit ini adalah gap
       analysis yang mengukur aktivitas sumber daya manusia pada kondisi saat
       audit dengan praktek-praktek yang dipertimbangkan sebagai yang
       ‘terbaik’.


       Perlu juga dipahami, bahwasanya untuk lebih mengerti isi audit sumber
       daya manusia yang sebenarnya, siapapun terlebih dahulu mesti mengenal



                                                        Audit Sumber Daya Manusia   1
pengertian, manfaat, instrument-instrumen, dan bentuk laporan audit
secara umum serta kemudian menghubungkannya dengan pengertian
dan manfaat audit sumber daya manusia. Pemaparan pengertian ini
sangatlah penting supaya pembaca tidak kehilangan makna dan maksud
dari audit sumber daya manusia.


Hal penting lain adalah bahwa audit sumber daya manusia tidak mesti
selalu ditekankan untuk mencari pelanggaran atau ketidaksesuaian. Akan
tetapi, berguna juga mencari terobosan dan tantangan baru. Auditor
memanfaatkan pengetahuan dan kemampuan yang dimilikinya untuk
menggali potensi nilai dari perspektif sumber daya manusia memotivasi
auditee guna memacu prestasi dengan melakukan berbagai perubahan
atau inovasi. Sumber daya manusia akan bisa berkembang jika didukung
oleh budaya dan iklim organisasi yang kondusif melalui habitat belajar
yang dapat meningkatkan modal kredibilitas individu dan organisasi.
Kompetensi individu dan organisasi saja tidak cukup jika tidak didukung
oleh kredibilitas individu dan organisasi. Karena itu pula, audit sumber
daya manusia perlu ditindaklanjuti oleh manajemen dengan melakukan
perbaikan dan menghindari masalah yang sama di kemudian hari. Dan,
peranan top management sangat diharapkan dalam keberhasilan audit
ini. Caranya, dengan memberikan disposisi atas laporan hasil audit
sumber daya manusia yang dapat menimbulkan dampak psikologis bagi
auditee.


Lebih penting lagi, audit sumber daya manusia dapat dipandang sebagai
proses pembelajaran yang merupakan perluasan dari kata mencoba.
Dalam pembelajaran (learning) juga terdapat beberapa kesalahan dan ini
dipandang sebagai proses untuk lebih menghasilkan dan mencapai apa
yang dipandang sebagai praktek terbaik. Seperti aturan umum yang



                                                Audit Sumber Daya Manusia   2
     disampaikan oleh Warren Bennis dan Burt Nanus untuk semua organisasi:
     reasonable failure should never be received with anger.

1.2. Rumusan Masalah
         Ada beberapa masalah yang terjadi dirumuskan dalam makalah ini,
     yaitu sebagai berikut:
    1. Bagaimana mendefinisikan Audit SDM.
    2. Bagaimana tahapan dalam Audit SDM.
    3. Bagaimana menentukan metode laporan Audit yang tepat.
    4. Bagaimana mengevaluasi kegiatan SDM yang dilakukan SDM.



1.3. Tujuan
         Setelah mempelajari makalah ini diharapkan mahasiswa mampu :
    1. Mendefinisikan Audit SDM
    2. Mengerti tahapan dalam Audit SDM.
    3. Menentukan jenis laporan audit yang tepat.
    4. Dapat mengevaluasi kegiatan-kegiatan SDM yang dilakukan dalam suatu
      perusahaan.




                                                      Audit Sumber Daya Manusia   3
                                     BAB II

                                PEMBAHASAN

Audit SDM     :

              -   Pengertian Audit SDM
              -   Latar belakang perlunya audit SDM
              -   Norma Audit
              -   Manfaat Audit SDM
              -   Tujuan Audit SDM
              -   Sumber data Audit SDM
              -   Prospek Audit
              -   Pendekatan Riset Audit SDM
              -   Instrumen-instrumen Audit SDM
              -   Laporan Audit
              -   Rekomendasi Hasil Audit



      2.1         PENGERTIAN AUDIT SDM
      Salah satu fungsi manajemen adalah pengawasan. Tujuannya antara lain
  untuk     menjaga   dan   mengamankan        harta   milik   perusahaan   dari
  penyimpangan-penyimpangan baik oleh pihak intern perusahaan maupun
  ekstern. Untuk mengoptimalkan efektivitas dan efisiensi kerja, perlu didorong
  untuk mematuhi kebijakan manajemen, serta untuk menjaga agar tercapainya
  manajemen information system yang baik. Ada berbagai pendekatan yang
  dapat dilakukan dalam melaksanakan pengawasan,yang salah satunya adalah
  Audit . Dengan demikian, pada mulanya audit merupakan ruang lingkup dari
  tugas manajemen suatu perusahaan, sejalan dengan hakikat pengawasan itu
  sendiri menjadi fungsi dari setiap level manajemen. Sehingga semakin besar
  organisasi suatu perusahaan, biasanya mungkin beberapa perusahaan


                                                        Audit Sumber Daya Manusia   4
  memiliki cabang yang tersebar diseluruh negeri dan bahkan hingga keluar
  negeri. Kegiatan Audit tidak mungkin lagi dirangkap secara fungsional oleh
  para manajer/departemen tertentu karena akan kehilangan objektivitas dan
  independensi dalam pelaksanaan tugasnya. Sehingga terkadang diperlukan
  suatu organisasi yang berdiri sendiri dan terpisah dari kegiatan rutin.
       Dengan demikian, audit sebagai suatu proses dengan kemampuan dan
  independensi seseorang dapat menghimpun dan mengevaluasi bukti-bukti
  dari keterangan yang terukur dari suatu kesatuan ekonomi dengan tujuan
  untuk mempertimbangkan            dan   melaporkan tingkat     kesesuaian dan
  keterangan yang terukur tersebut dengan kriteria yang telah ditetapkan .
  Dengan demikian,       audit adalah kegiatan pemeriksaan terhadap suatu
  kesatuan ekonomi yang dilakukan seseorang atau kelompok/lembaga yang
  independen yang bertujuan untuk untuk mengevaluasi atau mengukur
  lembaga/perusahaan dalam melaksanakan tugas atau pekerjaan dengan
  kriteria yang telah ditentukan.


Menurut Gomez-Mejia (200 1 :28), audit sumber daya manusia merupakan
tinjauan berkala yang dilakukan oleh departemen sumber daya manusia untuk
mengukur efektifitas penggunaan sumber daya manusia yang terdapat di dalam
suatu perusahaan.
Selain itu, audit memberikan suatu perspektif yang komprehensif terhadap
praktik yang berlaku sekarang, sumber daya, dan kebijakan manajemen
mengenai pengelolaan SDM serta menemukan peluang dan startegi untuk
mengarahkan ulang peluang dan strategi tersebut. Intinya, melalui audit dapat
menemukan permasalahan dan memastikan kepatuhan terhadap berbagai
peraturan perundangan-undangan dan rencana-rencana strategis perusahaan.



       Bila dilihat ruang lingkup kegiatan suatu perusahaan, sebagai contoh
  bank, perusahaan penerbangan, leasing, asuransi yang sangat luas dengan


                                                          Audit Sumber Daya Manusia   5
   cabang yang tersebar di seluruh pelosok negeri dan bahkan keluar negeri,
   sehingga mulai dari kegiatan pengambilan keputusan dan penetapan
   kebijakan oleh Top Manajemen persuahaan yang bersangkutan. Kemudian
   kegiatan pelaksanaan dari keputusan kebijakan tersebut , serta kegiatan
   membukukan dan melaporkan akibat dari kegiatan yang terjadi yang
   utamanya yang menyangkut SDM, semuanya perlu diaudit .

Kembali kepada fungsi Audit ini sendiri dapat dikategorikan ke dalam tiga bidang
utamanya yang tentu fokusnya ada pada audit sumber daya manusia, antaranya
terdiri atas :

1. Policy audit/manajemen audit atau penilaian yang dilaksanakan secara
sistematis dan independent, berorientasi ke masa depan terhadap : keputusan
dan kebijakan yang dilakukan oleh manajemen yang bertujuana untuk
meningkatkan kualitas SDM melalui perbaikan pelaksanaan fungsi manjemen,
pencapaian rencana yang sudah ditetapkan serta pencapaian social objective.


2. Performance/Operasional audit, merupakan suatu kegiatan penilaian yang
sistematis yang dilaksanakan secara objective dan independent berorientasi atas
masa depan untuk semua kegiatan yang ada dalam suatu perubahan yang
utamanya dalam bidang SDM.


3. Financial audit, yang mempunyai orientasi pengujian / penilaian secara
independent dan objectif atas tingkat kewajaran dan kecermatan serta data
keuangan untuk memberikan perlindungan keamanan asset perusahaan dengan
melakukan evaluasi kelayakan internal control yang di tetapkan. Audit ini sendiri
dapat dilakukan dalam beberapa situasi, antaranya :


    1. ketika dirasa perlu oleh manjemen puncak
    2. ketika suatu kekuatan ekternal yang memaksa untuk dilakukan suatu
        tinjauan.


                                                        Audit Sumber Daya Manusia   6
3. ketika seorang manajer baru yang merasa bertanggung jawab atas dep.
    SDM
4. ketika suatu perusahaan yang signifikan dalam suatu dunia usaha yang
    memaksa untuk melakukan considerasi ulang manajemen sdm
5. ketika suatu keinginan spesialist sdm untuk meningkatkan praktik dan
    sistem sdm perusahaan.

    Audit memberikan suatu perspektif yang komperehensif terhadap praktik yang
berlaku sekarang, sumber daya, dan kebijakan manajemen mengenai pengelolaan
sumber daya manusia serta menemukan peluang dan strategi untuk mengarahkan
ulang peluang dari strategi tersebut. Termasuk di dalamnya adalah asumsi bahwa
peluang telah hilang karena tetap bertahan dengan pendekatan sekarang ini, dan
proses manajemen sumber daya manusia adalah dinamik dan mestilah secara terus
menerus diarahkan ulang agar responsif tehadap kebutuhan.
    Sedangkan, audit SDM adalah pemeriksaan kualitas secara menyeluruh kegiatan
SDM dalam suatu departemen, divisi atau perusahaan, dalam arti mengevaluasi
kegiatan-kegiatan SDM dalam suatu perusahaan dengan menitikberatkan pada
peningkatan atau perbaikan kegiatan.
    Audit memberikan suatu perspektif yang komprehensif terhadap praktik yang
berlaku sekarang, sumber daya, dan kebijakan manajemen mengenai pengelolaan
SDM serta menemukan peluang dan strategi untuk mengarahkan ulang peluang dan
strategi tersebut. Audit juga menciptakan citra departemen SDM yang profesional
antara manajer dan spesialis SDM, membantu menjernihkan peran departemen dan
menghasilkan keseragaman yang lebih besar. Intinya, melalui audit dapat
menemukan permasalahan dan memastikan kepatuhan terhadap berbagai peraturan
perundang-undangan dan rencana-rencana strategis perusahaan.
    Manusia merupakan sumber daya yang paling penting dan menentukan dalam
arah dan perubahan organisasi. Tanpa manusia sebagai penggeraknya, organisasi
menjadi kumpulan resources yang tidak berguna. Selain itu, sumber daya manusia
menjadi pilar penyangga utama sekaligus penggerak roda organisasi dalam usaha
mewujudkan visi, misi dan tujuan organisasi. Dan, persis seperti aspek keuangan,
pemasaran, mutu, lingkungan, manajemen, operasional, internal dan eksternal, maka

                                                       Audit Sumber Daya Manusia    7
  sumber daya manusia juga memerlukan audit untuk memeriksa dan melihat sejauh
  mana fungsi-fungsi sumber daya manusia dalam organisasi memenuhi azas
  kesesuaian, efektivitas dan efisiensi di dalam prakteknya untuk mendukung
  tercapainya tujuan dan sasaran organisasi secara keseluruhan. Audit sumber daya
  manusia sejatinya merupakan penilaian yang sifatnya komprehensif. Audit itu juga
  didesain untuk menentukan jika dan bagaimana suatu perusahaan memenuhi
  tanggung jawabnya yang berhubungan dengan aturan-aturan sumber daya manusia.
  Guna mengerti dengan benar akan budaya, dinamika internal, dan bagaimana fungsi-
  fungsi organisasi, maka porsi terbesar dari pekerjaan audit sumber daya manusia
  dilakukan on-site dan diikutsertakannya berbagai komponen audit. Kunci penilaian
  keseluruhan dalam audit ini adalah gap analysis yang mengukur aktivitas sumber
  daya manusia pada kondisi saat audit dengan praktek-praktek yang dipertimbangkan
  sebagai yang "terbaik".
       Lebih penting lagi, audit sumber daya manusia dapat dipandang sebagai proses
  pembelajaran yang merupakan perluasan dari kata mencoba. Dalam pembelajaran
  (learning) juga terdapat beberapa kesalahan dan ini dipandang sebagai proses untuk
  lebih menghasilkan dan mencapai apa yang dipandang sebagai praktek terbaik.
  Seperti aturan umum yang disampaikan oleh Warren Bennis dan Burt Nanus untuk
  semua organisasi: reasonable failure should never be received with anger.


       Secara garis besar, maka HR Audit terdiri dari beberapa area:
Pertama, audit fungsi SDM. Audit fungsi SDM ini bertujuan untuk mengukur
efektivitas dari fungsi SDM yang berada pada organisasi. Dalam tahap audit ini,
maka auditor melakukan analisa terhadap tujuan dari setiap aktivitas SDM,
kemudian mengkaji kinerja mereka yang bertanggung jawab terhadap pekerjaan
tersebut. Seringkali, misalnya, masalah yang terjadi adalah peran dan tanggung
jawab tidak terdefinisikan dengan baik, sehingga ini menghambat tujuan
tercapai. Melalui audit SDM, maka masalah seperti ini bisa ditemukan untuk
kemudian dicari solusinya.




                                                            Audit Sumber Daya Manusia   8
Kedua, audit kepatuhan yang merupakan audit yang mengkaji kepatuhann
perusahaan terhadap hukum, kebijakan maupun prosedur yang terkait dengan
fungsi SDM. Hal ini penting sekali karena jika kepatuhan tidak dipenuhi, maka
artinya perusahaan melakukan pelanggaran di bidang SDM. Isu-isu yang
berkaitan dengan ini antara lain adalah masalah kesehatan dan keselamatan,
aturan jam kerja, aturan UMR, dan lainnya.


Ketiga, audit iklim SDM, dimana ini sangat mempengaruhi kondisi karyawan,
mulai dari motivasi, semangat hingga kepuasan kerja. Audit ini bisa dilakukan
dengan memperhatikan absensi, turnover karyawan, ataupun melakukan
pengamatan langsung terhadap perilaku karyawan.


Keempat, audit strategi perusahaan. Mengapa audit strategi perusahaan
menjadi penting? Hal ini dikarenakan strategi perusahaan menentukan
keunggulannya dalam bersaing di pasar. Melalui audit strategi, maka perusahaan
akan mampu melakukan analisa SWOT yang merupakan informasi penting dalam
menentukan strategi perusahaan ke depan. Kemudian bagaimana hubungannya
dengan SDM? Tentunya fungsi SDM harus memahami strategi, karena segala
aktivitas SDM seperti rekrutmen, kompensasi, succession planning, dan lainnya
harus selalu sesuai dengan strategi perusahaan.

Audit juga merupakan proses sistematik dalam pengumpulan dan penilaian
secara objektif atas bukti-bukti yang berkenaan dengan pernyataan tentang
tindakan-tindakan dan peristiwa-peristiwa untuk menentukan tingkat kesesuaian
antara   pernyataan    tersebut    dengan    kriteria-kriteria   standar,   serta
mengkomunikasikan     hasil-hasilnya   kepada     pihak-pihak    pengguna   yang
berkepentingan.


Audit dapat dibagi dua berdasarkan siapa pelakunya yaitu: audit internal dan
audit eksternal. Audit internal adalah audit yang dilaksanakan di dalam suatu


                                                        Audit Sumber Daya Manusia   9
organisasi dalam hal ini Badan Pengawasan Internal oleh auditor internal yang
juga karyawan sendiri. Auditor internal tidak memiliki tanggung jawab hukum
kepada publik atas apa yang dilakukannya dan dilaporkannya sebagai temuan.
Hasil kerja auditor internal bukan untuk masyarakat umum, melainkan untuk
kepentingan internal organisasi sendiri. Audit eksternal adalah audit yang
dilaksanakan oleh auditor eksternal dari pihak eksternal atau dari institusi
independen. Audit dilaksanakan berdasarkan azas-azas formal/standar kriteria
tertentu yang digunakan sebagai acuan untuk menilai. Hasil penilaian
dikeluarkan oleh institusi independen tersebut berdasarkan data dan informasi
yang diperoleh dari proses audit. Pernyataan auditor eksternal itu adalah
kesimpulan yang dijadikan dasar bagi institusi maupun pihak-pihak lain yang
berkepentingan. Contoh lembaga audit eksternal adalah akuntan publik. Audit
eksternal juga bisa dilakukan oleh konsultan yang diminta Dewan Audit untuk
melakukan audit sesuai lingkup permasalahan tertentu.


Audit manajemen adalah audit terhadap manajemen suatu organisasi secara
keseluruhan untuk menilai usur-unsur manajemen apakah telah direncanakan,
dijalankan dan dikendalikan dengan prinsip-prinsip manajemen yang baik dan
benar sehingga organisasi melalui fungsi-fungsinya dapat mencapai tujuan yang
direncanakan yang mencakup dimensi PQCDSME (productivity, quality, cost,
delivery, safety, morale, environment) secara efektif dan efisien. Audit
manajemen merupakan instrumen bagi manajemen puncak untuk membantunya
dalam pemastian pencapaian visi, misi dan tujuan organisasi secara keseluruhan.
Yang termasuk audit manajemen adalah audit manufaktur, audit mutu, audit
keuangan, audit sistem informasi, audit infrastruktur, audit sumber daya
manusia,audit tata pamong, audit komunikasi, audit lingkungan.




                                                        Audit Sumber Daya Manusia   10
SEKILAS TENTANG AUDIT SUMBER DAYA MANUSIA


       Audit Sumber Daya Manusia merupakan suatu proses sistematik dan
formal yang didesain untukmengukur biaya dan manfaat keseluruhan program
Manajemen Sumber Daya Manusia dan untuk membandingkan efisiensi dan
efektivitas keseluruhan program Manajemen Sumber Daya Manusia tersebut
dengan kinerja organisasi di masa lalu, kinerja organisasi lain yang dapat
dibandingkan efektivitasnya, dan tujuan organisasi, merupakan suatu proses
sistematik dan formal untuk mengevaluasi kompatibilitas fungsi Sumber Daya
Manusia dengan tujuan dan strategi implementasi berbagai fungsi SDM,
kebijakan dan prosedur SDM, serta kinerja setiap program SDM.


       Audit Sumber Daya Manusia (Human Resource Audit) mengevaluasi
aktivitas-aktivitas sumber daya manusia di dalam sebuah organisasi dengan
tujuan memperbaiki aktivitas-aktivitas tersebut. Audit dapat meliputi satu divisi
atau seluruh organisasi. Audit ini memberikan umpan balik mengenai fungsi
sumber daya manusia kepada manajer manajer operasi dan spesialis-spesialis
sumber daya manusia. Audit ini juga memberikan umpan balik perihal seberapa
baik manajer memenuhi tanggung jawab sumber daya manusia mereka.
Pendeknya, audit merupakan kontrol; kualitas keseluruhan yang mencek
aktivitas sumber daya manusia di dalam sebuah departemen, divisi, atau seluruh
perusahaan.


       Manusia merupakan sumber daya yang paling penting dan menentukan
dalam arah dan perubahan organisasi. Tanpa manusia sebagai penggeraknya,
organisasi menjadi kumpulan resources yang tidak berguna. Selain itu, sumber
daya manusia menjadi pilar penyangga utama sekaligus penggerak roda
organisasi dalam usaha mewujudkan visi – misi dan tujuan organisasi. Dan, persis
seperti aspek keuangan, pemasaran, mutu, lingkungan, manajemen, operasional,
internal dan eksternal, maka sumber daya manusia juga memerlukan audit untuk


                                                        Audit Sumber Daya Manusia   11
memeriksa dan melihat sejauh mana fungsi-fungsi sumber daya manusia dalam
organisasi memenuhi azas kesesuaian, efektivitas dan efisiensi di dalam
prakteknya untuk mendukung tercapainya tujuan dan sasaran organisasi secara
keseluruhan. Audit sumber daya manusia sejatinya merupakan penilaian yang
sifatnya komprehensif. Audit itu juga didesain untuk menentukan jika dan
bagaimana suatu perusahaan memenuhi tanggung jawabnya yang berhubungan
dengan aturan-aturan sumber daya manusia. Guna mengerti dengan benar akan
budaya, dinamika internal, dan bagaimana fungsi-fungsi organisasi, maka porsi
terbesar dari pekerjaan audit sumber daya manusia dilakukan on-site dan
diikutsertakannya berbagai komponen audit. Kunci penilaian keseluruhan dalam
audit ini adalah gap analysis yang mengukur aktivitas sumber daya manusia pada
kondisi saat audit dengan praktek-praktek yang dipertimbangkan sebagai yang
‘terbaik’.


   Perlu juga dipahami, bahwasanya untuk lebih mengerti isi audit sumber daya
manusia yang sebenarnya, siapapun terlebih dahulu mesti mengenal pengertian,
tujuan,      aktivitas,   dan   manfaat   audit   secara   umum   serta   kemudian
menghubungkannya dengan pengertian, tujuan, dan manfaat audit sumber daya
manusia. Pemaparan pengertian ini sangatlah penting supaya pembaca tidak
kehilangan makna dan maksud dari audit sumber daya manusia. Lebih dari itu,
mengerti betul akan perbedaan audit sumber daya manusia dengan audit
bersifat umum. Setelah itu, barulah beralih kepada sistem audit, prosedur dan
perencanaan audit sumber daya manusia. Misal, dalam prosedur dan
perencanaan audit.




                                                            Audit Sumber Daya Manusia   12
Menurut Sherman & Bohlander, audit SDM memberikan peluang untuk:


       1. Menilai efektivitas fungsi SDM
       2. Memastikan ketaatan terhadap hukum, kebijakan, perturan dan
          prosedur
       3. Menetapkan pedoman untuk penetapan standar
       4. Memperbaiki mutu staff SDM
       5. Meningkatkan citra dari fungsi SDM
       6. Meningkatkan perubahan dan kreatifitas
       7. Menilai kelebihan dan kekurangan dari fungsi SDM
       8. Memfokus staff SDM pada masalah masalah penting
       9. Membawa SDM lebih dekat pada fungsi fungsi yang lain.




                                                   Audit Sumber Daya Manusia   13
2.2 LATAR BELAKANG PERLUNYA AUDIT

       Audit menelaah seberapa baik manajer mematuhi kebijakan SDM. Jika
manajer mengabaikan kebijakan SDM atau melanggar peraturan hubungan
karyawan, audit akan mengungkapkan kesalahan-kesalahan ini sehingga
tindakan korektif dapat segera diambil. Ketaatan terhadap hukum sangat
penting.
       Di samping memastikan ketaatan, audit dapat meningkatkan citra
departemen SDM dan kontribusinya terhadap perusahaan. Manajer operasi
dapat memperoleh respek yang lebih tinggi untuk departemen pada saat tim
audit meminta pandangan mereka. Karena pada dasarnyadepartemen SDM
merupakan    departemen    pelayanan.    Tindakan   ini    dapat   memperbesar
kontribusinya terhadap tujuan-tujuan organisasional perusahaan.
       Departemen SDM yang efektif memenuhi tujuan perusahaan dan
kebutuhan karyawan. Jika kebutuhan karyawan tidak terpenuhi, maka frekuensi
perputaran karyawan, ketidakhadiran dan aktivitas serikat pekerja kemungkinan
akan terjadi. Untuk mempelajari seberapa baik kebutuhan karyawan. Tim audit
mengumpulkan informasi mengenai gaji, tunjangan, praktik kepenyeliaan,
bantuan perencanaan karier dan umpan balik yang diterima karyawan mengenai
kinerja mereka.
       Audit Sumber Daya Manusia merupakan suatu proses sistematik dan
formal untuk mengevaluasi kopmpatibilitas fungsi SumberDaya Manusia dengan
tujuan dan strategi implementasi berbagai fungsi SDM, kebijakan dan prosedur
SDM, serta kinerja setiap program SDM.
       Audit SDM dapat dilaksanakan dalam beberapa situasi :
   1. Ketika di rasa perlu oleh manajemen puncak
   2. Ketika suatu kekuatan eksternal yang memaksa suatu tinjauan
       (perusahaan induk, perusahaan yang mengakuisisi, dewan komisaris,
       badan pemerintah dan lain-lain)


                                                          Audit Sumber Daya Manusia   14
   3. Ketika seorang manajer baru bertanggung jawab atas departemen
         sumber daya manusia.
   4. Ketika suatu perusahaan yang signifikan dalam dunia usaha yang
         memaksa konsiderasi ulang manajemen sumber daya manusia (contoh,
         penurunan bisnis, ekspansi yang gencar, ancaman sedikit pekerja, dan
         perputaran karyawan yang tinggi sekali.
   5. Ketika       suatu    keinginan   spesialis    sumber      daya   manusia      untuk
         meningkatkan praktik dan sistem SDM perusahaan.

   Lebih penting lagi, audit sumber daya manusia dapat dipandang sebagai
proses pembelajaran yang merupakan perluasan dari kata mencoba. Dalam
pembelajaran (learning) juga terdapat beberapa kesalahan dan ini dipandang
sebagai proses untuk lebih menghasilkan dan mencapai apa yang dipandang
sebagai praktek terbaik.

AUDIT SUMBER DAYA MANUSIA
Audit     Kompatibilitas:     Audit     Fungsi      SDM:       Audit    Kepuasan      Audit
Ketaatan Menilai alignment Dan konsistensi kebijakan dan prosedur SDM dengan tujuan
dan strategi perusahaan Mengevaluasi keefektifan dan efisiensi setiap fungsi SDM serta
mengukur biaya dan kinerja setiap program dan fungsi MSDM Menganalisis tingkatan
kepuasan penggunaan pelayanan fungsi SDM melalui pelaksanaan survei sikap karyawan
• Mengevaluasi penerapan berbagai kebijakan dan prosedur MSDM oleh para manajer
lini •Menentukan ketaatan terhadap peraturan dan regulasi yang berlaku


PROSES AUDIT SUMBER DAYA MANUSIA


Proses     audit    sumber     daya     manusia      terdiri     atas   enam       langkah:
a. Mengkomunikasikan gagasan dan makna audit SDM dan menekankan
berbagai manfat yang dapat diperoleh, serta mendapatkan dukungan
manajemen                                                                          puncak.
b. Memilih personalia dengan berbagai ketrampilan dan menyusun tim audit,



                                                                 Audit Sumber Daya Manusia    15
serta          memberikan             pelatihan       yang             dibutuhkan.
c. Mengumpulkan data dari berbagai jenjang, fungsi dan unit yang berbeda
dalam                                                                   organisasi.
d. Menyiapkan laporan audit bagi para manajer lini dan evaluasi departemen
SDM.
e. Membahas laporan dengan para manajer pengoperasian terkait yang
kemudian                menindaklanjuti              hasil                 evaluasi
f. Memasukkan berbagai tindakan korektif ke dalam proses penetapan sasaran
operasi organisasi regular.


         Dalam rangka memberikan suatu kontribusi strategis dan tercapainya
tujuan-tujuan lainnya, maka bidang SDM harus menjunjung tinggi pentingnya
faktor    manusia   bagi      perkembangan   perusahaan.     Dengan    kata   lain,
pengembangan produktivitas perusahaan salah satunya dapat dilakukan melalui
pendekatan     SDM-nya.       Namun   demikian,   pengembangan        produktivitas
perusahaan melalui pendekatan SDM harus terintegrasi dengan pendekatan
sistem yang ada secara keseluruhan. Dengan cara melakukan audit (penilaian)
terhadap diri sendiri sebagai langkah pertama menuju perbaikan yang terus-
menerus, departemen SDM dapat menemukan dan memperbaiki masalah-
masalah sebelum masalah tersebut menjadi serius. Apabila hal ini dilakukan
secara benar maka proses audit akan menciptakan kesamaan persepsi antara
departemen SDM dengan manajer operasi dengan catatan semua anggota
departemen bertindak objektif dalam melakukan audit tersebut.


         Ruang lingkup dan tanggung jawab departemen SDM sebagai sebuah sub
sistem atau departemen dari perusahaan cukup luas, yaitu meliputi penilaian
yang komprehensif. Departemen SDM menguji seluruh model, akan tetapi suatu
audit yang efektif tidaklah hanya menguji subsistem, melainkan meyakinkan,
bahwa semua subsistem yang ada harus membentuk sebuah pendekatan
rasional terhadap pembentukan dan pemberian pelayanan.


                                                           Audit Sumber Daya Manusia   16
       Dalam dunia bisnis semua hasil pekerjaan manusia tidak ada yang
sempurna, di mana pekerjaan manusia sering mengalami kesalahan dan
kegagalan atau terjadi penyimpangan-penyimpangan, baik penyimpangan yang
disengaja maupun yang tidak disengaja, sehingga perlu dilakukan pemeriksaan
untuk meminimalkan kesalahan ataupun menghilangkan penyimpangan-
penyimpangan dikemudian hari.


       Demikian halnya dengan departemen SDM, tidak dapat mengasumsikan
bahwa segala sesuatu telah mereka lakukan dengan benar. Dalam kenyataannya,
manajemen SDM akan menghadapi kesalahan-kesalahan, bahkan kebijakan-
kebijakan yang tidak tepat atau ketinggalan zaman. Melalui pemeriksaan
kegiatan-kegiatannya, departemen SDM dapat lebih dini menemukan masalah-
masalah sebelum hal itu menjadi serius. Bila audit ini dilakukan dengan benar,
departemen SDM akan terhindar dari masalah-masalah yang lebih besar yang
merugikan karyawan ataupun perusahaan di kemudian hari.




2.3 Norma Audit

       Lazimnya audit dilaksanakan secara intern oleh departemen audit yang
ada di perusahaan. Audit dilaksanakan sebagai suatu fungsi penilaian yang bebas
dibentuk dalam suatu organisasi perusahaan untuk memeriksa dan mengevaluasi
kegiatan-kegiatan perusahaan khususnya yang berkaitan dengan SDM. Tujuan
dari audit adalah untuk membantu setiap SDM dalam melaksanakan tanggung
jawab mereka secara efektif. Departemen audit menyediakan analisis-analisis,
penilaian mengenai objek yang diperiksa.


Auditor mempunyai tanggung jawab atas penyediaan informasi mengenai
kecukupan dan efektivitas suatu system pengendalian intern dan mutu pekerjaan
departemen SDM. Informasi untuk masing-masing mungkin berbeds-beda baik


                                                       Audit Sumber Daya Manusia   17
dalam bentuk maupun keterinciannya, tergantung dari kebutuhan-kebutuhan
dan permintaan-permintaan manajemen.


Departemen Audit adalah bagian integral dari organisasi perusahaan dan
fungsinya diatur menurut kebijakan manajemen. Tugas, wewenang dan tanggung
jawab departemen harus sejalan dengan norma audit.


Dalam menyususn norma-norma ini, hendaknya telah dipertimbangkan
mengenai pengembangan berikut :


      Manajemen diminta lebih bertanggung jawab atas efektivitas system
       pengendalian intern (internal control) dan mutu pekerjaan organisasi
       perusahaan tersebut.
      Anggota manajemen semakin dapat menerima internal audit sebagai alat
       untuk menyediakan analisis-analisis yang objektif, penilaian-penilaian,
       rekomendasi-rekomendasi,     saran-saran   dan     informasi   mengenai
       pengendalian dan prestasi organisasi perusahaan.
      Eksternal auditor dapat mempergunakan hasil pekerjaan departemen
       audit untuk melengkapi pekerjaan mereka karena departemen audit telah
       menyediakan bukti-bukti yang cukup dan independen.

Tujuan dari norma audit adalah :


     Menanamkan pengertian atas peranan dan tanggung jawab departemen
       audit kepada semua level manajemen, badan atau lembaga lainnya yang
       mempunyai hubungan dengan audit.
     Menetapkan dasar sebagai pedoman dan pengukuran tugas-tugas audit.
     Perbaikan atas pelaksanaan tugas-tugas audit.


Dalam pelaksanaannya suatu audit harus mengikuti norma yang ditentukan
dalam suatu perusahaan masing-masing, yang intinya harus mengandung :


                                                        Audit Sumber Daya Manusia   18
   1. Independensi departemen audit dari kegiatan-kegiatan objek yang
      diperiksa dan objektivitas internal audit.
   2. Kemahiran jabatan auditor harus dipergunakan secara seksama.
   3. Ruang lingkup tugas departemen audit.
   4. Pelaksanaan tugas departemen audit.
   5. Pengelolaan Departemen audit harus bertanggung jawab dan layak.

Norma Audit Manajemen :


   1. Independensi/Kebebasan


      Departemen audit dikatakan independen apabila mereka dapat
      melakukan pekerjaannya secara bebas dan objektif, tanpa pengaruh dan
      tekanan dari luar sehingga memungkinkan auditor memberikan
      pertimbangan yang tidak memihak.


      Ini    dapat     dicapai   dengan    menentukan     status     organisasi   dan
      objektivitasnya.


            1. Status Organisasi


               Status organisasi departemen audit harus cukup memadai untuk
               memungkinkan        tercapainya     tanggung     jawab    audit    yang
               diembannya. Di sini auditor harus mendapat dukungan dari
               manajemen sehingga mereka dapat memperoleh kerja sama yang
               baik dari departemen SDM dan bebas dari campur tangan pihak
               lain.


                        Manajer departemen audit harus bertanggung jawab
                        kepada seseorang yang mempunyai wewenang yang
                        cukup      dalam    organisasi    perusahaan,       sehingga
                        memungkinkan terjaminnya independensi dan ruang

                                                              Audit Sumber Daya Manusia   19
lingkup audit yang lebih luas, pertimbangan yang cukup
atas laporan audit dan tindakan-tinadakan pelaksanaanya
yang     layak   atas    rekomendasi-rekomenadasi        yang
diberikan.
Manajer departemen audit harus dapat berkomunikasi
langsung dengan manajemen. Komunikasi yang teratur
sangat    membantu        tercapainya    independensi     dan
hambatan-hambatan dan cara mengatasinya dapat segera
disampaikan untuk tindakan selanjutnya.
Independensi dapat ditingkatkan apabila manajemen
menyetujui pengangkatan atau penggantian manajer
departemen audit.
Tugas, wewenang, dan tanggung jawab departemen audit
harus didefinisikan secara tertulis dan disetujui oleh
manajemen.
Manajer departemen audit harus menyampaikan kepada
manajemen          untuk          mendapat       persetujuan
menginformasikan        tentang    ringkasan   jadwal    audit
departemen audit, rencana SDM dan rencana biaya.
Manajer departemen audit juga menyampaikan seluruh
perubahan yang berarti (significant) untuk mendapat
persetujuan      sekaligus   sebagai     informasi.     Jadwal
pelaksanaan audit, rencana SDM dan rencana biaya yang
disampaikan kepada manajemen meliputi ruang lingkup
audit dan batasan-batasan yang ada dalam ruang lingkup
audit.
Manajer audit harus menyampaikan laporan kegiatan audit
secara tahunan atau lebih sering (sesuai kebutuhan)
kepada manajemen. Laporan kegiatan harus menekankan


                                     Audit Sumber Daya Manusia   20
           pada penemuan-penemuan audit yang cukup berarti
           (significant) dan terdapat rekomendasi-rekomendasi yang
           diberikan, setiap penyimpangan yang berarti (significant)
           dari jadwal pelaksanaan audit, rencana SDM maupun
           anggaran    keuangan     dan     penjelasan    mengenai
           penyimpangan itu.

2. Objektivitas


          Objektivitas adalah kebebasan sikap mental yang harus
          dipertahankan oleh internal auditor dalam melakukan
          audit. Auditor tidak boleh membiarkan pertimbangan
          auditnya dipengaruhi oleh orang lain.
          Objektivitas mengharuskan auditor melakukan audit
          sedemikian rupa sehingga kejujuran hasil pekerjaan
          mereka dapat diyakini dan bukan merupakan hasil
          kompromi. Auditor tidak boleh ditugaskan pada situasi
          yang memungkinkan mereka tidak dapat memberikan
          pertimbangan jabatan yang objektif.
          Objektivitas auditor sama sekali tidak terpengaruh apabila
          mereka merekomendasikan suatu standar pengendalian
          untuk sistem-sistem atau menelaah prosedur-prosedur
          sebelum hal itu dilaksanakan. Merancang, membuat dan
          melaksanakan system operasional dan juga membuat
          konsep prosedur suatu system bukanlah fungsi audit.
          Melakukan pekerjaan semacam itu dapat dianggap
          mengurangi objektivitas audit.




                                            Audit Sumber Daya Manusia   21
2. Kemahiran jabatan


   Kemahiran jabatan adalah tanggung jawab dari departemen audit dan
   setiap auditor. Departemen audit harus menugaskan auditor yang
   memiliki pengetahuan, keterampilan, dan kecakapan ilmu yang
   diperlukan dalam melakukan audit yang layak.


   a. Departemen Audit


             Pengisian staff

             Departemen audit harus menjamin tersedianya auditor yang
             memiliki kecakapan teknis dan latarbelakang pendidikan yang
             sesuai dalam melaksanakan audit.


                 -   Manajer departemen audit harus membuat criteria
                     yang sesuai dalam mengisi jabatan internal audit baik
                     pendidikan             maupun           pengalamannya,
                     mempertimbangkan dengan seksama ruang lingkup
                     pekerjaan dan tingkat tanggung jawab.
                 -   Setiap calon auditor harus mempunyai kualifikasi dan
                     kecakapan     sesuai    dengan    criteria   yang   telah
                     ditentukan.


             Pengetahuan, keterampilan dan kecakapan ilmu


             Departemen audit harus memiliki pengetahuan, keterampilan,
             dan kecakapan ilmu yang diperlukan untuk memikul tanggung
             jawab audit.


                 -   Auditor     secara     bersama-sama     harus   memikili
                     pengetahuan dan keterampilan yang berguna dalam


                                                      Audit Sumber Daya Manusia   22
       melaksanakan      jabatannya      di     dalam    organisasi
       perusahaan. Dalam hal ini termasuk kecakapan dalam
       melaksanakan norma audit, prosedur-prosedur dan
       teknik-teknik audit.
   -   Departemen audit harus mempunyai auditor atau
       memakai       tenaga   konsultan        yang     mempunyai
       kecakapan ilmu seperti akunting, keuangan, statistic,
       EDP, perpajakan, hukum, dan keahlian lainnya sesuai
       dengan        bidang   bisnis      perusahaan        dalam
       mengembangkan tanggung jawab audit. Walaupun
       demikian, tidak berarti bahwa setiap auditor harus
       mempunyai semua kecakapan ilmu itu.


Pengawasan


Departemen audit harus dapat menjamin bahwa auditor
diawasi sebagaimana mestinya.


   -   Manajer departemen audit bertanggung jawab dalam
       melakukan       pengawasan       audit     secara     layak.
       Pengawasan        adalah        suatu      proses      yang
       berkesinambungan, diawali dengan perencanaan dan
       diakhiri dengan penyimpulan tugas audit.
   -   Bukti-bukti    pengawasan       yang     memadai      harus
       didokumentasikan dan disimpan.
   -   Luasnya pengawasan yang dibutuhkan tergantung
       pada kecakapan internal auditor dan sulitnya tugas
       audit.
   -   Semua tugas yang dilakukan oleh auditor tetap
       menjadi tanggung jawab manajer departemen audit.


                                         Audit Sumber Daya Manusia    23
   b. Internal auditor


             Ketaatan pada kode etik, seorang auditor dituntut kejujuran,
             objektif, tekun dan loyalitasnya tinggi pada perusahaan,
             sehingga seorang auditor harus bertindak sesuai dengan kode
             etik.
             Memiliki pengetahuan, keterampilan dan kecakapan ilmu yang
             memadai sebagai modal dalam melakukan audit.
             Memiliki kemampuan dalam melakukan hubungan manusiawi
             dan komunikasi, sehingga diperlukan keluwesan dalam
             menghadapi          berbagai   watak    manusia       dan    dapat
             berkomunikasi secara efektif.
             Kontinuitas belajar, adanya keinginan untuk senantiasa
             mempertahankan serta meningkatkan kemampuan teknisnya
             dengan belajar secara kontinu.
             Memiliki kemahiran jabatan secara seksama.


3. Ruang Lingkup audit


   a. Ruang lingkup audit hanya mencakup pengujian dan evaluasi
      terhadap       kecukupan    efektivitas   system    pengendalian    intern
      perusahaan dan kualitas manajemen dalam melaksanakan tanggung
      jawab yang dibebankan kepadanya.


             Ruang lingkup tugas auditor seperti dijelaskan pada norma
             internal audit ini, mencakup tugas audit yang harus
             dilaksanakan. Hal ini cukup diketahui, akan tetapi biasanya
             manajemen memberikan pengarahan secara umum mengenai
             ruang lingkup pekerjaan dan kegiatan yang akan diperiksa.
             Maksud penelaahan atas kecukupan pengendalian intern
             (internal control) adalah untuk memastikan apakah system

                                                         Audit Sumber Daya Manusia   24
           yang dibuat dapat memberikan keyakinan bahwa tujuan dan
           sasaran perusahaan dapat dicapai secara efisien dan efektif.
           Maksud penelaahan atas efektivitas system pengendalian
           intern adalah untuk memastikan bahwa system itu berfungsi
           seperti yang diharapkan.
           Tujuan utama pengendalian intern adalah untuk menjamin :


              -   Kepercayaan dan integritas terhadap informasi
              -   Ditaatinya      kebijakan-kebijakan,    rencana-rencana,
                  prosedur-prosedur,        ketentuan-ketentuan,      dan
                  peraturan-peraturan yang berlaku.
              -   Perlindungan atas harta perusahaan.
              -   Penggunaan sumber-sumber daya secara efisien dan
                  efektif.
              -   Pencapaian tujuan dan sasaran yang telah ditetapkan
                  atas       kegiatan   usaha    atau     program-program
                  perusahaan.


b. Tingkat kepercayaan dan integritas informasi


   Auditor harus menelaah tingkat kepercayaan, integritas informasi
   keuangan maupun operasional, sarana serta cara-cara yang
   digunakan untuk mengidentifikasi, mengukur, menggolongkan dan
   melaporkan informasi tersebut. System informasi menyediakan data
   untuk pengambilan keputusan, pengendalian dan kebutuhan pihak
   ekstern. Oleh karena itu, auditor harus memeriksa kelayakan system
   informasi dan memastikan apakah :


       -   Laporan-laporan       dan    catatan-catatan   keuangan    dan
           operasional benar-benar akurat, dapat dipercaya, tepat waktu,
           lengkap dan berguna.

                                                   Audit Sumber Daya Manusia   25
      -   Kecukupan dan efektivitas pengawasan terhadap pencatatan
          dan pelaporan.


c. Ditaatinya kebijakan-kebijakan, rencana-rencana, prosedur-prosedur
   yang berlaku.
d. Perlindungan atas harta perusahaan.


   Auditor harus menguji cara-cara untuk melindungi harta perusahaan
   dan sedapat mungkin menguji kebenaran harta tersebut.


      -   Auditor harus menelaah cara-cara yang dipergunakan untuk
          melindungi harta perusahaan dari segala bentuk kerugian
          seperti pencurian, kebakaran, dll.
      -   Auditor dalam menguji kebenaran ada tidaknya harta
          perusahaan haruslah mempergunakan prosedur audit.


e. Penggunaan sumber-sumber daya secara efesien dan efektif


          Auditor harus menilai tingkat efektif dan efisiensi penggunaan
          sumber-sumber daya yang ada. Disamping itu, manajemen
          bertanggung jawab menyusun suatu standar-standar kegiatan
          usaha     untuk    mengukur     kegiatan-kegiatan     penggunaan
          sumber-sumber daya secara efektif dan efisien. Auditor
          bertanggung jawab menentukan apakah :


             -     Standar-standar kegiatan usaha untuk mengukur
                   tingkat efektif dan efisiensi ini telah dibuat atau belum.
             -     Standar-standar kegiatan yang dibuat dapat dimengerti
                   dan dapat dicapai.




                                                   Audit Sumber Daya Manusia    26
                  -   Penyimpangan dari standar-standar kegiatan usaha itu
                      diketahui, dianalisis, dan dibicarakan dengan mereka
                      yang bertanggung jawab untuk tindakan perbaikan.
                  -   Tindakan perbaikan telah diambil.


              Audit yang berhubungan dengan tingkat efektif dan efisiensi
              penggunaaan sumber-sumber data harus mengetahui kondisi-
              kodisi berikut :


                  -   Fasilitas yang tidak dipergunakan secara maksimal
                  -   Pekerjaan tidak produktif
                  -   Prosedur-prosedur dengan biaya yang tidak dapat
                      diterima akal sehat
                  -   Kelebihan atau kekurangan staff


   f. Pencapaian tujuan dan sasaran yang telah ditetapkan atas kegiatan
      usaha atau program perusahaan.


      Auditor harus menguji setiap kegiatan atau program untuk
      memastikan apakah hasil-hasil yang dicapai konsisten dengan tujuan
      dan sasaran yang telah ditetapkan, dan apakah kegiatan usaha atau
      program-program yang dilakukan sesuai dengan yang direncanakan.


4. Pelaksanaan audit


   Pelaksanaan audit harus mencakup perencanaan audit, pengujian dan
   evaluasi terhadap informasi, penyampaian hasil-hasil audit, dan
   penindaklanjutan hasil audit.


   a. Perencanaan audit




                                                    Audit Sumber Daya Manusia   27
   Auditor harus merencanakan terlebih dahulu setiap tugas audit yang
   akan dilakukan dan perencanaan harus didokumentasikan dan harus
   mencakup :


       -   Menentukan tujuan dan lingkup audit
       -   Mendapatkan latar belakang informasi mengenai kegiatan-
           kegiatan yang akan diperiksa
       -   Menentukan sumber daya yang diperlukan untuk melakukan
           audit
       -   Membicarakan dengan mereka yang terlibat audit
       -   Melakukan pemahaman dan survey lapangan mengenai
           kegiatan-kegiatan dan pengendalian-pengendalian yang akan
           diperiksa, menetapkan titik berat audit dan minta saran atau
           komntar dari departemen yang diperiksa
       -   Membuat program audit
       -   Menentukan bagaimana, kapan, dan kepada siapa hasil audit
           akan disampaikan
       -   Mendapatkan persetujuan atas perencanaan audit


b. Pengujian dan evaluasi terhadap informasi


   Auditor harus mengumpulkan, menganalisis, menginterprestasikan
   dan mendokumentasikan informasi-informasi yang diperoleh guna
   menunjang hasil-hasil audit. Proses pengujian dan evaluasi informasi
   adalah sebagai berikut :


       1) Mengumpulkan        informasi   mengenai        hal-hal    yang
           berhubungan dengan tujuan dan lingkup audit.
       2) Informasi harus cukup, kompeten, relevan, dan berguna untuk
           menyusun    rekomendasi-rekomendasi      secara    baik   atas
           temuan-temuan audit.

                                                 Audit Sumber Daya Manusia   28
         Informasi yang cukup adalah berdasarkan fakta,
          memadai, meyakinkan sehingga orang yang diberi
          informasi akan mempunyai kesimpulan yang sama
          dengan auditor.
         Informasi yang kompeten adalah dapat dipercaya, dan
          cara terbaik untuk memperolehnya adalah dengan
          mempergunakan teknik audit yang tepat.
         Informasi yang relevan adalah untuk mendukung
          temuan-temuan audit dan rekomendasi-rekomendasi,
          dan konsisten dengan sasaran audit.
         Informasi yang berguna adalah informasi yang dapat
          membantu perusahaan dalam mencapai sasaran-
          sasarannya.


3) Prosedur-prosedur audit, termasuk teknik pengujian dan
   sampling yang dipergunakan, harus dipilih terlebih dahulu,
   apakah dapat dipraktikan atau tidak, apakah harus diperluas
   atau diubah bila diperlukan.
4) Proses pengumpulan, penganalisisan, penginterpretasian, dan
   pendokumentasian informasi ini harus diawasi guna menjamin
   terpeliharanya objektivitas internal auditor dan tercapainya
   sasaran audit.
5) Kertas kerja audit harus dibuat oleh auditor dan diperiksa
   kembali oleh atasan auditor. Kertas kerja audit ini harus
   mencatat semua informasi yang diperoleh dan analisis-analisis
   yang dibuat dan harus mendukung penemuan-penemuan
   audit dan rekomendasi-rekomendasi yang dilaporkan.




                                        Audit Sumber Daya Manusia   29
c. Penyampaian hasil-hasil audit


   Auditor harus melaporkan hasil-hasil audit yang dilakukannya/


          Laporan hasil audit setelah tugas audit selesai, harus disusun
          secara tertulis dan ditandatangani. Laporan intern baik secara
          tertulis maupun lisan dapat diterima.
          Auditor harus mendiskusikan teman-teman audit, kesimpulan
          dan    rekomendasi-rekomendasi        yang   diusulkan   dengan
          manajemen pada tingkat tertentu sebelum mengeluarkan
          laporan resmi hasil audit.
          Laporan harus objektif, jelas, singkat tapi padat, membangun
          dan tepat waktu.
          Laporan harus menyajikan tujuan, lingkup dan hasil audit, dan
          bila mungkin laporan harus berisi pernyataan pendapat
          auditor.
          Laporan        dapat   berisi   rekomendasi-rekomendasi    atas
          perbaikan-perbaikan yang masih dapat dilakukan, pernyataan
          kepuasan atas prestasi yang dicapai dan tindakan perbaikan.
          Pandangan/pendapat unit kerja yang diperiksa mengenai
          kesimpulan atau rekomendasi-rekomendasi yang diberikan
          dapat juga dimasukkan dalam laporan.
          Manajer Departemen audit atau yang ditugaskan untuk itu,
          terlebih dahulu harus menelaah kembali dan menyetujui
          laporan audit itu sebelum dikeluarkan, harus menentukan
          kepada siapa saja laporan itu akan diedarkan.


d. Tindak lanjut audit


   Auditor harus melakukan tindak lanjut audit untuk memastikan
   bahwa tindakan-tindaka perbaikan yang memadai telah dilakukan

                                                  Audit Sumber Daya Manusia   30
      sesuai laporan hasil temuan audit. Disini auditor harus menetapkan
      bahwa tindakan perbaikan telah dilakukan dan berhasil dengan baik,
      atau manajemen diasumsikan telah mengetahui resiko bila tidak
      dilakukan tindakan perbaikan sesuai laporan hasil audit.


5. Pengelolaan Departemen Audit


   Manajer departemen audit harus mengelola dan bertanggung jawab
   secara layak, sehingga :


      -   Pekerjaan audit harus dapat memenuhi tujuan umum perusahaan,
          dan tanggung jawabnya disahkan oleh manajemen puncak.
      -   Sumber daya yang ada di departemen audit harus digunakan
          secara efektif dan efisien.
      -   Pekerjaan audit dilakukan menurut norma audit.


          a.      Tujuan, wewenang dan tanggung jawab


                  Manajer departemen audit harus mempunyai pernyataan
                  yang lengkap mengenai tujuan, wewenang dan tanggung
                  jawab untuk departemen audit. Selain itu manajer
                  departemen audit juga bertanggung jawab mendapatkan
                  persetujuan, dukungan Top Manajemen dalam lingkup
                  tugas, wewenang dan tanggung jawab departemen audit.


          b.      Perencanaan


                  Manajer departemen audit harus menyusun rencana-
                  rencana dalam melaksanakan tanggung jawab departemen
                  audit.




                                                    Audit Sumber Daya Manusia   31
1) Rencana-rencana ini harus sejalan dengan lingkup
   tugas dan tanggung jawab departemen audit dan
   sasaran perusahaan.
2) Proses perencanaan meliputi penetapan:


       -     Sasaran-sasaran
       -     Jadwal pelaksanaan audit
       -     Perencanaan staff dan anggaran biaya
       -     Laporan kegiatan


3) Sasaran departemen audit harus mampu dicapai
   sesuai dengan rencana-rencana kegiatan usaha,
   dan sedapat mungkin harus dapat diukur. Sasaran
   tersebut harus disertai dengan criteria pengukuran
   dan tanggal penyelesaian yang ditargetkan.
4) Jadwal pekerjaan audit harus:


       -     Kegiatan-kegiatan yang akan diperiksa
       -     Kapan audit itu akan dilakukan
       -     Perkiraan waktu yang dibutuhkan, dengan
             memperhitungkan      lingkup     audit    yang
             direncanakan, sifat dan luasnya audit yang
             dilakukan oleh yang lain.


   Hal-hal     yang    perlu    dipertimbangkan       dalam
   menetapkan prioritas dalam audit harus termasuk :


       -     Tanggal dan hasil audit yang lalu
       -     Pengungkapan kondisi keuangan
       -     Potensi kerugian dan resiko
       -     Permintaan manajemen


                                 Audit Sumber Daya Manusia    32
               -    Perubahan yang besar dalam kegiatan
                    operasional, program-program, system dan
                    pengendalian.
               -    Kesempatan       untuk     mencapai         manfaat
                    kegiatan operasional
               -    Perubahan dan kemampuan auditor


           Jadwal pekerjaan auditor harus cukup fleksibel
           sehingga      dapat       memenuhi            kemungkinan
           permintaan       jasa   yang      tidak     dapat     diduga
           sebelumnya kepada departemen audit.


        5) Perencanaan staff dan anggaran biaya, termasuk
           jumlah     dan    pengetahuan,       keterampilan         dan
           kecakapan        ilmu     yang      dibutuhkan         untuk
           melaksanakan pekerjaannya harus ditetapkan dari
           jadwal pekerjaan, kegiatan-kegiatan administrasi,
           pendidikan dan latihan kerja yang dibutuhkan,
           penelitian dan pengembangan audit.
        6) Laporan kegiatan harus disampaikan secara berkala
           kepada manajemen. Laporan-laporan ini harus
           membandingkan (a) prestasi dengan sasaran
           departemen       dengan     jadwak        audit,    dan   (b)
           pengeluaran      dengan     anggaran         biaya     audit.
           Departemen audit harus menjelaskan sebab-sebab
           penyimpangan yang mencolok dan menyatakan
           tindakan yang diambil atau diperlukan.


c.   Kebijakan dan prosedur




                                            Audit Sumber Daya Manusia      33
     Manajer departemen audit harus membuat kebijakan dan
     prosedur secara tertulis yang akan digunakan sebagai
     pedoman kerja oleh auditor. Bentuk dan isi kebijakan dan
     prosedur tertulis tersebut harus sesuai dengan ukuran dan
     struktur   departemen      audit    dan   tingkat   kesulitan
     (kompleksitas) pekerjaannya. Departemen audit yang kecil
     mungkin dapat dikelola secara informal. Para auditor
     mungkin dapat diperintahkan dan diawasi secara harian,
     pengawasan tertutup dan pembuatan memo saja.
     Sedangkan departemen audit yang besar harus dikelola
     secara lebih formal dan harus ada kebijakan dan prosedur
     audit yang lengkap (comprehensive) sebagai pedoman bagi
     auditor.




d.   Manajemen dan Pengembangan Karyawan


     Manajer departemen audit harus membuat suatu program
     untuk melakukan seleksi dan pengembangan SDM dalam
     departemen audit. Program tersebut harus dilengkapi
     dengan :


        1) Uraian     jabatan   secara    tertulis untuk setiap
            tingkatan auditor
        2) Seleksi SDM yang cakap dan memenuhi syarat
        3) Pelatihan kerja dan kesempatan melanjutkan
            pendidikan bagi setiap auditor
        4) Menilai prestasi setiap auditor paling tidak sekali
            setahun



                                         Audit Sumber Daya Manusia   34
        5) Memberikan bimbingan bagi auditor atas prestasi
              dan pengembangan jabatan mereka


e.   Jaminan mutu audit


     Manajer departemen audit harus mengusahakan dan
     mempertahankan program pengawasan terhadap mutu
     pekerjaan audit guna mengevaluasi kegiatan departemen
     audit.


        1) Tujuan program ini adalah menjamin pekerjaan
              audit sesuai dengan standar, lingkup tugas, dan
              wewenang auditor, dan standar lain yang ada.
              Program pengawasan mutu harus mencakup
              elemen-elemen berikut :


                 o Supervisi
                 o Penelaahan kembali secara internal
                 o Penelaahan kembali secara eksternal


        2) Supervise pekerjaan auditor harus dilaksanakan
              secara terus-menerus guna menjamin pelaksanaan
              pekerjaan audit sesuai dengan norma audit,
              kebijakan departemen audit, dan program audit.
        3) Pekerjaan audit harus ditelaah (review) secara
              periodic oleh karyawan di departemen audit untuk
              menilai kualitas dari audit yang telah dilaksanakan.
              Penelaahan ini harus dilakukan oleh karyawan yang
              tidak melakukan audit.
        4) Pekerjaan audit ditelaah kembali secara eksternal
              oleh orang independen yang tidak mempunyai


                                         Audit Sumber Daya Manusia   35
                           konflik kepentingan dalam perusahaan. Laporan
                           harus menyatakan pendapat atas dipatuhinya
                           norma audit dan rekomendasi untuk perbaikan.




2.4 Manfaat Audit SDM

    1. Mengidentifikasi kontribusi-kontribusi departemen sumber daya
      manusia bagi organisasi
    2. Meningkatkan citra profesional departemen sumber daya manusia
    3. Mendorong tanggung jawab dan profesionalisme yang lebih besar di
      antara anggota-anggota departemen sumber daya manusia
    4. Menjernihkan tugas-tugas dan tanggung jawab departemen sumber
      daya manusia
    5. Merangsang keseragaman berbagai kebijakan dan praktek sumber
      daya manusia
    6. Menemukan masalah-masalah sumber daya manusia yang kritis
    7. Memastikan ketaatan yang tepat waktu terhadap ketentuan-
      ketentuan ilegal
    8. Mengurangi biaya-biaya sumber daya manusia melalui prosedur
      personalia yang efektif
    9. Menciptakan       peningkatan   penerimaan   terhadap    perubahan-
      perubahan yang dibutuhkan di dalam departemen sumber daya
      manusia
    10.    Mewajibkan suatu telaah yang cermat atas sistem informasi
      departemen


    Dalam pelaksanaanya audit SDM ini hendaklah selalu memanfaatkan
    berbagai sumber data yang ada diantaranya :


                                                    Audit Sumber Daya Manusia   36
       1.       pemeriksaan fisik perusahaan
       2.       konfirmasi
       3.       dokumentasi
       4.       observasi
       5.       pertanyaan pada klien


2.5 Tujuan Audit SDM

Tujuan audit sistem informasi adalah untuk meninjau dan mengevaluasi
pengendalian internal yang melindungi sistem tersebut. Ketika melakukan audit
sistem informasi, seorang auditor harus memastikan tujuan-tujuan ini terpenuhi:

   o   untuk membantu MSDM memberikan kontribusi yang signifikan terhadap
       tujuan-tujuan organisasi
   o   untuk menciptakan nilai (value) sehingga organisasi bertanggung jawab
       secara sosial, etikal, dan kompetitif
   o   untuk mendapatkan umpan balik (feedback) dari para karyawan dan
       manajer operasi dalam hal yang berkaitan dengan efektivitas MSDM
   o   untuk memperbaiki fungsi MSDM dengan menyediakan sarana untuk
       membuat keputusan ketika akan mengurangi dan menambah kegiatan-
       kegiatan SDM
   o   menilai efektifitas SDM
   o   mengenali aspek-aspek yang masih dapat di perbaiki
   o   mempelajari aspek-aspek tersebut secara mendalam
   o   menunjukkan kemungkinan perbaikan serta membuat rekomendasi
       untuk pelaksanaan perbaikan tersebut. Pelaksanaan audit ini hendaknya
       mencakup evaluasi terhadap fungsi SDM, penggunaan prosedur oleh para
       manajer, dan dampak kegiatan tersebut pada sasaran dan kepuasan
       kerja.




                                                       Audit Sumber Daya Manusia   37
   o   Mencari hal-hal yang berpotensi menimbulkan masalah serius di
       kemudian hari
   o   Mencari area yang dapat dilakukan perbaikan dan improvement
   o   Sebagai alat dokumentasi untuk merger, akuisisi maupun reorganisasi
   o   Untuk mencari tahu seberapa jauh pemenuhan sistem dengan standar,
       peraturan dan regulasi yang ada.


   o Perlengkapan keamanan melindungi perlengkapan komputer, program,
   komunikasi, dan data dari akses yang tidak sah, modifikasi atau
   penghancuran.
   o Pengembangan dan perolehan program dilaksanakan sesuai dengan
   otorisasi khusus dan umum dari pihak manajemen
   o Modifikasi program dilaksanakan dengan otorisasi dan persetujuan dari
   pihak manajemen
   o Pemrosesan transaksi, file laporan dan catatan komputer lainnya telah
   akurat dan lengkap.
   o Data sumber yang tidak akurat atau yang tidak memiliki otorisasi yang
       tepat
   diidentifikasi dan ditangani sesuai dengan kebijakan manajerial yang telah
   ditetapkan.
   o File data komputer telah akurat, lengkap dan dijaga kerahasiaannya.


   Tujuan audit tersebut diatas berkaitan dengan komponen dari sistem
informasi.
Keterkaitan antara tujuan audit dan komponen sistem informasi dapat dilihat
pada




                                                        Audit Sumber Daya Manusia   38
gambar 1.




            Audit Sumber Daya Manusia   39
Feed back dari suatu pelaksanaan audit adalah :


   1. Mengidentifikasi kontribusi dep. SDM terhadap perusahaan
   2. meningkatkan citra professional dep. SDM
   3. mendorong tanggung jawab dan profesionalisme yang lebih besar
       diantara karyawan dep. SDM
   4. memperjelas tugas dan tanggung jawab dep. SDM.
   5. menstimulasi keragaman kebijakan dan praktik-praktik SDM
   6. menemukan masalah SDM yang kritis
   7. menyelesaikan keluhan-keluhan dengan peraturan yang berlaku
   8. mengurangi biaya SDM melalui prosedur yang efektif
   9. meningkatkan kesediaan untuk mau menerima perubahan yang
       diperlukan dalam dep. SDM
   10. memberikan informasi yang cermat atas sistem informasi dep.SDM




       Bidang-bidang utama yang dicakup oleh Audit fungsi sumber daya
            manusia :

       Sistem Informasi Sumber Daya Manusia


       Rencana-rencana sumber daya manusia :


       pemberian kompensasi

       · Taksiran-taksiran permintaan dan suplai

       · Persediaan keahlian

       · Bagan penggantian dan ringkasan penggantian




                                                       Audit Sumber Daya Manusia   40
Pemberian Kompensasi :

· Tingkat gaji dan upah

· Paket tunjangan karyawan

· Jasa-jasa untuk karyawan yang disediakan oleh perusahaan


Informasi analisis pekerjaan :

· Deskripsi pekerjaan

· Spesifikasi pekerjaan

·    Standar kinerja pekerjaan

Penyusun Staf dan Pengembangan


Rekrutmen :

·    Sumber-sumber rekruitmen

· Ketersediaan calon pelamar

· Lamaran-lamaran pekerjaan

Seleksi :

·    Rasio-rasio seleksi

·    Prosedur-prosedur seleksi

· Adanya peluang kerja yang sama

Pelatihan dan Orientasi :

· Program-program orientasi

· Tujuan-tujuan pelatihan dan prosedur


                                               Audit Sumber Daya Manusia   41
·    Tingkat proses belajar

Pengembangan Karier :

· Keberhasilan penempatan internal

· Program perencanaan karier

· Upaya-upaya pengembagan SDM




Kontrol dan Evaluasi Organisasi


Penilaian Kinerja :

· Standar-standar dan ukuran kinerja

· Prosedur-prosedur disiplin

· Prosedur perubahan dan pengembangan

Hubungan manajemen-karyawan :

· Kepatuhan legal

· Manajer-manajer pelaksana

· Umpan balik karyawan atas personalia




Ada tiga faktor yang membatasi pemeriksaan manajemen yaitu:


    Pengetahuan audit manajemen.



                                             Audit Sumber Daya Manusia   42
               Waktu audit.
               Biaya audit




2.6 Sumber data Audit SDM


          Sumber data yang dapat digunakan untuk keperluan audit, dapat
diperoleh
Dari berbagai sumber, antara lain yaitu:
1.Pemeriksaan fisik
2.Konfirmasi
3.Dokumentasi
4.Observasi
5.Pertanyaan pada klien.


Adapun sumber data yang bisa digunakan untuk audit SDM adalah :


             SOP, aturan dan prosedur yang ada
             Pimpinan Departemen SDM atau personalia
             Pimpinan Departemen lain


Contoh pertanyaan audit yang bisa digunakan dalam Audit SDM. Pertanyaan
dasar :


             Berapa banyak staff karyawan yang mengurusi SDM di organisasi
              (termasuk pelatihan)?
             Bagaimana struktur organisasi SDM ?
             Bagaimana anggaran SDM ?




                                                        Audit Sumber Daya Manusia   43
Tentang Perekrutan :


         Bagaimana mencari sumber daya untuk calon karyawan ?
         Bagaimana calon karyawan dipilih dan diseleksi ?
         Bagaimana pemenuhan secara aspek hukum tentang perekrutan?
         Apakah proses yang sama dilakukan untuk semua jabatan dan semua
          lokasi ?
         Apakah proses dan prosedur dijalankan dengan konsisten ?


Tentang kompensasi dan manfaat


         Apakah ada kebijakan kompensasi untuk setiap tingkatan, misal
          manajerial, staff dan pekerja?
         Bagaimana menentukan kebijakan gaji pokok?
         Apakah sistem pembobotan jabatan digunakan?
         Apakah uraian jabatan selalu diupdate?
         Apakah gaji tidak tetap (variable) ada dalam pelaksanaannya?
         Bagaimana penentuan kenaikan gaji?
         Apakah gaji dikaitkan dengan sistem penilaian kinerja ?
         Apakah sistem penggajian sudah mengikuti aturan dan regulasi yang
          berlaku ?
         Apakah pemberian tunjangan sudah memenuhi persyaratan yang
          berlaku ?
         Apakah proses yang sama dilakukan untuk semua jabatan dan semua
          lokasi ?
         Apakah proses dan prosedur dijalankan dengan konsisten ?




                                                        Audit Sumber Daya Manusia   44
Tentang ketenagakerjaan


        Bagaimana mengidentifikasi ketrampilan tenagakerja ?
        Apakah ada isu-isu kritis mengenai suksesi tenaga kerja ?
        Apakah ada distribusi tenaga kerja yang tidak lazim berdasarkan
         umur, jenis kelamin dll ?
        Bagaimana perencanaan tenaga kerja dilakukan ?
        Bagaimana rencana suksesi untuk pimpinan dilakukan ?
        Apakah proses yang sama dilakukan untuk semua jabata dan semua
         lokasi ?
        Apakah proses dan prosedur dijalankan dengan konsisten ?

Tentang Pelatihan dan Pengembangan


        Bagaimana pelatihan diberikan ?
        Bagaimana program pelatihan dikelola ?
        Apakah ada staff yang membidangi khusus masalah pelatihan ?
        Apakah proses yang sama dilakukan untuk semua jabatan dan semua
         lokasi ?
        Apakah proses dan prosedur dijalankan dengan konsisten ?




Tentang Hubungan Industrial


        Apakah serikat pekerja ada di organisasi ?
        Apakah persetujuan dan kesepakatan kolektif ada disini ? Kapan
         kadaluarsanya?
        Berapa banyak demo yang ada setiap tahun ?
        Apakah ada demo yang luar biasa ?




                                                       Audit Sumber Daya Manusia   45
Tentang aspek hukum tenaga kerja


         Apakah ada proses untuk mengelola isu kesesuaian dengan hukum
          sesuai yuridiksi yang berlaku?
         Apakah ada proses litigasi ?
         Apakah proses yang sama dilakukan untuk semua jabatan dan semua
          lokasi ?
         Apakah proses dan prosedur dijalankan dengan konsisten ?


Tentang sistem informasi dan teknologi SDM


         Bagaimana data sistem informasi SDM diinstalasikan ?
         Seberapa update teknologi sistem informasi ?
         Apakah data dan informasi sudah benar akurat, tepat dan valid ?
         Apakah ada proses review terhadap teknologi informasi SDM secara
          periodik ?




Tentang Strategi SDM


         Kepada siapa pimpinan SDM tertinggi melapor?
         Seberapa besar kepedulian top manajemen terhadap isu-isu SDM ?




                                                         Audit Sumber Daya Manusia   46
2.7 Prospek Audit
    PROSPEK AUDIT
    1. Audit Strategi Perusahaan
       Strategi perusahaan tidak dibentuk oleh profesional SDM, melainkan
       kekuatannya sendirilah yang menentukan kesuksesannya. Strategi
       perusahaan memberi perhatian pada bagaimana perusahaan bekerja
       untuk memperoleh keuntungan kompetitif. Misalnya dengan menilai
       kekuatan dan kelemahan internal serta peluang dan ancaman
       eksternal. Memahami strategi akan memberikan implikasi yang kuat
       bagi perencanaan, pengadaan staf, kompensasi, hubungan karyawan
       dan kegiatan SDM lainnya, yang dapat menjadi efektif hanya jika
       mereka memberikan kontribusi terhadap tujuan-tujuan strategis
       perusahaan.
          Kecocokan antara lingkungan dan strategi tidak dapat diabaikan.
       Karyawan pada departemen SDM dapat mempelajari strategi
       perusahaan melalui wawancara dengan eksekutif utama, tinjauan
       rencana jangka panjang bisnis, dan pengamatan lingkungan sistemik
       yang didesain untuk menemukan perubahan trend/kecenderungan.
          Mereka memeriksa fungsi, kepatuhan terhadap manajerial dan
       penerimaan karyawan terhadap kebijakan dan praktik SDM dalam
       hubungannya dengan rencana strategi perusahaan.
          Dengan demikian, melalui audit akan mengingatkan karyawan dari
       departemen SDM dan yang lainnya tentang kontribusi tersebut dalam
       menciptakan sebuah image yang lebih profesional dari departemen
       itu di antara para manajer dan para ahli. Selain itu, dengan audit akan
       membantu menjelaskan tentang peranan departeman SDM ini,
       khususnya     mengenai    fungsi   desentralisasi   dari   perusahaan-
       perusahaan besar. Barangkali hal yang lebih penting bahwa audit ini




                                                     Audit Sumber Daya Manusia   47
   menemukan      masalah-masalah     dan     membuat      rencana   dari
   perusahaan.
2. Audit Strategi Kerja Sama
   Strategi kerja sama tidaklah ditata oleh para profesional SDM, akan
   tetapi mereka menentukan kesuksesannya. Strategi kerja sama ini
   menekankan pada bagaimana agar perusahaan terus memperoleh
   keuntungan kompetitif, dengan melaluinuji kekuatan dan kelemahan
   internal perusahaan serta ancaman eksternal (melalui analisis SWOT).
   Memahami strategi ini mempunyai implikasi yang kuat bagi
   penyusunan kompensasi hubungan antara pekerja dan aktivitas SDM
   lainnya di dalam perusahaan itu yang dapat dikatakan efektif apabila
   mereka memberikan kontribusi kepada tujuan strategi perusahaan.
   Strategi kecocokan lingkungan tidak dapat diabaikan. Para karyawan
   departemen SDM bisa mempelajari strategi perusahaan melalui
   interview eksekutif-eksekutif kunci mempelajari rencana bisnis jangka
   panjang dan sistem lingkungan yang telah tersusun. Untuk
   mengetahui trend-trend perubahan mereka harus mengaudit fungsi
   mereka. Fungsi manajerial kebijakan dan praktik penerimaan
   karyawan dalam hubungannya dengan rencana perusahaan. Sebagai
   contoh terjadi pertukaran karyawan yang tinggi.


3. Audit Fungsi SDM

    Audit ini mengadakan evaluasi tentang seberapa jumlah para
    manajer yang mampu melaksanakan segala kebijakan dan prosedur
    yang telah digariskan oleh departemen SDM. Seandainya para
    manajer mengabaikan kebijakan-kebijakan yang ada atau melanggar
    hukum    ketenagakerjaan,    selayaknya    penilaian    ini   mampu
    mengungkapkannya. Dengan demikian, tindakan-tindakan perbaikan



                                                Audit Sumber Daya Manusia   48
segera dapat dilakukan sebelum permasalahan berkembang terlalu
jauh. Dalam pelaksanaan audit fungsi SDM ini, auditor harus:

a. Mengidentifikasi siapa yang bertanggung jawab terhadap
aktivitas/kegiatan.
b. Menetapkan sasaran-sasaran yang dicari dari setiap kegiatan.
c. Meninjau kebijakan dan prosedur yang digunakan untuk mencapai
sasaran-sasaran tersebut.
d. Mengambil catatan-catatan dalam sistem informasi SDM untuk
mempelajari apabila kebijakan-kebijakan dan prosedur-prosedur
telah diikuti dengan tepat.
e. Menyiapkan laporan yang sebenarnya tentang sasaran, kebijakan
dan prosedur.
f. Mengembangkan rencana tindakan untuk memperbaiki kesalahan
dalam sasaran, kebijakan dan prosedur.
g. Menindaklanjuti rencana tindakan untuk melihat jika sasaran,
kebijakan dan prosedur memecahkan masalah yang ditemukan
dalam audit.

4. Audit Kepuasan Kerja

Departemen yang efektif pasti mampu memenuhi sasaran-sasaran
perusahaan      maupun     kebutuhan-kebutuhan     karyawan.    Ketika
kebutuhan       karyawan      tidak   terpenuhi,   maka    pergantian,
ketidakhadiran dan aktivitas serikat kerja kemungkinan besar terjadi.
Untuk mempelajari seberapa jauh kebutuhan-kebutuhan karyawan
dipenuhi, auditor mengumpulkan data dari para karyawan. Auditor
akan mengumpulkan informasi tentang upah, tunjangan, praktik-
praktik pengawasan, bantuan perencanaan karier dan feed back yang
diterima karyawan atas prestasi kerjanya.



                                               Audit Sumber Daya Manusia   49
5. Prospek Audit SDM di Masa Mendatang.

Audit memang diperlukan bagi suatu perusahaan, namun itu
hanyalah merupakan tindakan untuk melihat keadaan di masa lalu.
Audit hanyalah mengungkap tentang keberhasilan suatu keputusan
di masa lalu. Departemen SDM seharusnya menatap jauh ke depan,
karena tanpa pandangan jauh ke depan bidang SDM hanyalah akan
menjadi “reaktif” dan tidak “proaktif”.

Adapun tantangan yang akan menghadang dalam manajeman SDM di
masa datang diperkirakan, antara lain tentang:

a. Globalisasi, keanekaragaman dan kaitannya dengan lingkungan
b. Hak-hak pekerja
c. Performance pekerja dan produktivitasnya
d. Hambatan-hambatan SDM.




H. PENDEKATAN RISET AUDIT SDM

   Riset juga digunakan untuk mengaudit kegiatan SDM. Riset ini
diarahkan untuk meningkatkan kinerja dari departemen tersebut.
Beberapa alat pengumpul data dapat membantu dalam menghimpun
data mengenai aktivitas SDM sebuah perusahaan. Setiap alat
menyajikan pandangan yang berbeda mengenai aktivitas SDM
sebuah perusahaan. Seandainya dapat digunakan dengan sebaik
mungkin, maka team auditor akan mampu menyusun pandangan-
pandangan tersebut menjadi sebuah gambaran yang jelas mengenai
segala bentuk aktivitas yang ada dalam sebuah perusahaan. Adapun
alat-alat tersebut adalah, sebagai berikut:

1. Interview atau wawancara


                                              Audit Sumber Daya Manusia   50
   Wawancara terhadap karyawan dan manajer memberikan auditor
   alat yang sangat kuat untuk mengumpulkan informasi tentang
   kegiatan    SDM      dan    mengidentifikasi   bidang-bidang       yang
   membutuhkan perbaikan. Contohnya, ketika ada maslah pergantian
   karyawan katakanlah pada depatemen Loan Officer diidentifikasikan,
   kepada divisi SDM dan seorang konsultan mengadakan wawancara
   dengan manajer yang terkait untuk mempelajari masalah tersebut. Di
   sini kritik dan saran yang didapat dari wawancara dapat membantu
   menunjukkan dengan tepat persepsi dan penyebab yang dapat
   menyusun dasar bagi tindakan-tindakan ke departemen tersebut.
   Demikian pula saran dari manajer-manajer lain dapat mengungkap
   cara untuk memberikan mereka pelayanan yang lebih baik. Ketika
   kritikan tersebut dinyatakan cukup valid, maka perubahan harus
   segera dilakukan. Melalui wawancara langsung dapat pula dilakukan
   dengan mempersilahkan karyawan mengungkapkan pandangan-
   pandangan mereka tentang pekerjaan dan perusahaannya, dengan
   menggunakan pertanyaan-pertanyaan yang telah dipersiapkan oleh
   auditor, seperti contoh berikut ini:
                      Format Wawancara Langsung

Nama karyawan        : ……………………………         Tanggal Dihubungi      :
……………………………

Pewawancara          : ……………………………         Wawancara pada         :
……………………………

Nama Pengawas        : ……………………………         Departemen             :
……………………………

  1. Apakah tugas dan wewenang jabatan Anda saat ini sesuai dengan
     harapan Anda ?
  2. Berikan pendapat Anda denga jujur tentang:
     a. Pekerjaan Anda ?
     b. Kondisi kerja Anda ?
     c. Orientasi Anda pada pekerjaan ?
     d. Pendidikan dan Pelatihan yang diberikan perusahaan ?
                        Gambar 21.1. Format Pertanyaan Langsung
     e. Berapa gaji Anda ?
     f. Tunjangan apa saja yang Anda peroleh ?
     g. Bagaimana perlakuan manajer pada diri Anda ?
  3. Apa alas an utama Anda berhenti dari perusahaan ? Sumber Daya Manusia
                                                 Audit                       51
  4. Apa yang dapat kami lakukan agar Anda tidak berhenti dari perusahaan
     ?
  5. Menurut Anda, apa yang sebaiknya dilakukan perusahaan agar tempat
     kerja lebih baik ?
Setiap pendapat atau komentar karyawan dicatat dan kemudian
ditinjau selama audit dilaksanakan untuk mencari penyebab masalah
pergantian/berhentinya     karyawan,    ketidakpuasan   kerja,   dan
masalah-masalah lainnya.
Umumnya karyawan enggan melakukan kritik, maka pewawancara
harus    pandai   menggunakan       waktu    untuk   menggali    dan
mendengarkan pandangan atau tanggapan karyawan dengan hati-
hati, di antara departeman, divisi atau manajer.
2. Informasi Eksternal
Informasi sebagai alat utama auditor. Perbandingan dari luar
memberikan auditor suatu perspektif dalam menghadapi kegiatan-
kegiatan perusahaan yang dapat dinilai. Beberapa informasi yang
dibutuhkan diperoleh dengan mudah, sementara data lain sulit
diperoleh. Sumber informasi yang signifikan adalah dari pemerintah.
Melalui Departemen ini secara rutin mempublikasikan informasi
tentang kesempatan kerja di masa mendatang, tingkat pergantian
karyawan, proyeksi karyawan, survei upah dan gaji serta frekuensi
kecelakaan kerja yang dpat dijadikan sebagai pedoman atau
pembanding.
3. Survei
Untuk survei ini memakan waktu dan biaya yang relatif besar,
sehingga dalam praktiknya dibatasi hanya pada beberapa orang saja,
sehingga untuk ini banyak departemen SDM menggunakan kuesioner
untuk memperluas ruang lingkup penelitian mereka. Kuesioner juga
dapat memunculkan jawaban-jawaban yang lebih jujur daripada
wawancara langsung, dengan menggunakan kuesioner seperti
berikut ini :




                                             Audit Sumber Daya Manusia   52
   SIKAP KARYAWAN

       1.   Apakah pekerjaan para supervisor sangat memuaskan atau sangat tidak memuaskan ?
       2.   Apakah para supervisor tertentu memerlukan pelatihan untuk meningkatkan kualitasnya ?
       3.   Sudah diperbaik
       4.   i sikap-sikap tersebut semenjak survey terakhir.

   SIKAP KARYAWAN TENTANG PEKERJAAN

       1.   Apa saja unsur-unsur yang umum dalam pekerjaan yang dapat menimbulkan sikap negatif ?
            dan apa yang dapat menimbulkan sikap positif ?
       2.   Menurut Anda dapatkah pekerjaan yang menimbulkan sikap negatif didesain ulang untuk
            meningkatkan kepuasan kerja ?
       3.   Menurut Anda dapatkah pekerjaan yang menimbulakan sikap negative diberikan jadwal kerja
            alternatif (misalnya hari minggu kerja hanya 6 jam atau waktu kerja yang fleksibel)

   PERSEPSI KEEFEKTIFAN DEPARTEMEN SDM

       1.   Apakah karyawan pernah berpikir bahwa mereka bekerja untuk perusahaan yang bagus atau
            buruk
       2.   Apakah karyawan pernah berpikir bahwa mereka hanya sekedar memiliki jabatan atau karier ?
       3.   Apakah karyawan pernah berpikir bahwa mereka memiliki kesempatan untuk memecahkan
            masalah di samping atasan mereka sendir ?
       4.   Apakah karyawan pernah diberitahu perkembangan perusahaan ?
       5.   Apakah karyawan menegetahui apa yang diharapkan dari mereka dalam pekerjaannya ?
       6.   Apakah karyawan puas dengan jumlah dan jenis feedback yang mereka dapatkan tentang
            kinerjanya ?
       7.   Apakah karyawan puas dengan gaji mereka ? Tunjangan mereka ?
Gambar 21.2 Masalah Penting yang Perlu Dijawab Melalui Survei Sikap




    4. Eksperimen SDM
    Cara ini sebagai cara terakhir, terutama eksperimen lapangan, yang
    membandingkan kelompok eksperimen dengan kelompok control di
    bawah      kondisi     nyata.      Cara     ini   dipakai      untuk      penelitian
    ketidakhadiran,        pergantian,        kepuasan         kerja,      kompensasi,
    keselamatan kerja karyawan dan kegiatan lainnya. Contoh:
    departemen         SDM       mengimplementasikan               program        latihan
    keselamatan kerja untuk sebagian supervisor. Kelompok ini disebut
    sebagai kelompok eksperimen, kelompok control terdiri dari
    supervisor yang tidak diberi latihan. Lalu dibandingkan dari sisi biaya


                                                            Audit Sumber Daya Manusia           53
dan benefitnya dari perusahaan. Eksperimen ini memiliki kelemahan,
karena kemungkinan ada karyawan yang kecewa karena tidak terpilih
untuk mengikuti eksperimen.
5. Analisis sejarah
Terkadang informasi dapat berisi catatan analisis historis yang
seringkali dilakukan untuk memastikan kepatuhan pada aturan dan
prosedur perusahaan, sebagai contoh audit terhadap keselamatan
kerja. Dimana auditor harus mencari keterangan atau catatan
tentang semua pelanggaran keselamatan kerja dan kesehatan kerja,
dengan contoh seperti halaman berikut:
6. Audit Internasional
Audit   internasional    lebih   kompleks   dan    lebih   penting.
Kompleksitasnya mengaudit kegiatan SDM lintas batas luar negeri
dipersulit dengan perbedaan dalam hal hukum, kebudayaan, tradisi,
sikap dan harapan. Kesulitan bagi auditor terletak pada masalah
pengidentifikasian bidang-bidang yang berbeda dari praktik-prakrik
perusahaan yang tidak sesuai dengan keadaan negara asing. Di satu
sisi fungsi SDM mencari keseragaman pada praktik dan prosedur
semua kegiatan untuk memastikan kepatuhan pada kebijakan
perusahaan dan menjamin keseragaman budaya perusahaan. Di
pihak lain, kompetisi, hukum, kebudayaan dan kepuasan karyawan
dapat menuntut perbedaaan dari kebijakan, praktik dan prosedur
perusahaan.




                                            Audit Sumber Daya Manusia   54
CATATAN KESELAMATAN KERJA

1. Menentukan perbedaan-perbedaan sebelum dan
   sesudah program dilaksanakan untuk menurunkan
   tingakat kecelakaan kerja
2. Adakah sebab-sebab terpola atau sebab-sebab yang
   dapat diamati ? Menurut pekerjaan ? Menurut shift ?
3. Apakah perusahaan telah patuh pada peraturan ?
CATATAN KELUHAN
1. Adakah pola keluhan yang timbul karena pernyataan
   kontrak tertentu ataukah karena pengawasan ?
2. Adakah klaususl-klausul dari persetujuan yang tidak
   jelas bagi serikat pekerja atau bagi manajer ?

STUDI KOMPENSASI

1. Apakah upah yang diberikan adil, baik secara eksternal
   maupun internal ?
2. Apakah perhitungan tunjangan dimengerti oleh
   karyawan ?
3. Apakah paket tunjangan tambahan lebih banyak
   dibandingkan dengan perusahaan sejenis setempat
   atau nasional ?

RENCANA TINDAKAN PENYETUJUAN

1. Apakah perusahaan patuh pada semua ketentuan kerja
   sama ?
2. Apakah rencana tindakan penyetujuan member
   perhatian pada klausula-klausula dimana perusahaan
   tidak mematuhinya ?
3. Sudahkah perusahaan membuat kemajuan yang berarti
   kea rah pemenuhan tujuan tindakan penyetujuan
   tersebut ?

STUDI PROGRAM DAN KEBIJAKAN

1. Apakah setiap program SDM telah memenuhi tujuan
   yang telah ditetapkan ?
2. Apakah kebijakan dan prosedur tersebut telah dipatuhi
   oleh departemen SDM dan para manajer ?

TINGKAT PERSELISIHAN

1. Menentukan bilamana pendidikan, bonus, program
   lainnya dapat mengurangi tingkat perselisihan. Manusia
                               Audit Sumber Daya            55

PERGANTIAN KETIDAKHADIRAN KARYAWAN

1. Adakah sebab yang terpola atau yang dapat diamati ?
   SKOR PRETEST – PRO TEST

   1. Menentukan bilamana program pengenalan atau pendidikan meningkatkan skor tes
      atau kinerja
   2. Seberapa jauh skor tes memengaruhi kinerja ?

CATATAN PENEMPATAN INTERNAL

   1. Apakah presentase pekerjaan terpenuhi secara internal ?
   2. Secara internal, seberapa jauh penyelenggaraan calon keryawan dipromosikan ?
   3. Apakah grafik penempatan menunjukkan kekurangmampuan mempromosikan
      bakat/talenta karyawan ?

CATATAN SELEKSI

   1. Apakah kinerja karyawan lebih baik, daripada menurut sumber tempat dimana mereka
      direkrut ?
   2. Apakah biaya perekrutan dan seleksi dapat dibandingkan dengan biaya perekrutan dan
      seleksi dari perusahaan lain?

DATA KARYAWAN

   1. Apakah data karyawan telah dilengkapi dengan benar ?
   2. Apakah catatan tersebut berisi informasi yang akurat untuk membuat keputusan bagi
      karyawan ?
   3. Apakah karyawan ini membuat kemampuan karier yang layak ?
   4. Apakah karyawan ini merupakan sumber masalah kedisiplinan atau interpersonal ?

LAPORAN PROGRAM KHUSUS

   1. Apakah program khusus telah mencapi hasil yang diinginkan ?
   2. Apakah perusahaan patuh pada peraturan tentang jaminan kesehatan bagi pensiunan ?




         Gambar 21.3 Beberapa Catatan Sebagai Bagian dari Audit SDM




                                                          Audit Sumber Daya Manusia       56
2.8 Pendekatan Riset Audit SDM

       Mengaudit SDM dengan riset, ada enam pendekatan yang dapat
       diterapkan, yaitu :

       1. Riset Terapan (Applied Research)
       Riset ini digunakan untuk mengevaluasi aktivitas-aktivitas SDM.
       Kadang kala risetnya mungkin canggih, tergantung pada desain dan
       statistik yang digunakan. Melaui riset           ini berupaya untuk
       memperbaiki kinerja departemen.


       2. Pendekatan Komparatif (Comparative Approach)

       Bentuk riset ini adalah bentuk yang sederhana. Pendekatan ini
       menggunakan      perusahaan   lain    sebagai     model,   setelah   itu
       membandingkan hasil atau prosedur mereka dengan yang dari
       perusahaan lain tersebut. Pendekatan komparatif kerap digunakan
       untuk membandingkan maslah ketidakhadiran, perputaran karyawan,
       dan data gaji. Pendekatan ini dapat membantu dalam mendeteksi
       bidang-bidang yang memerlukan perbaikan. Tim audit sumber daya
       manusia membandingkan perusahaan (divisi) dengan perusahaan
       atau divisi lainnya guna menyingkap bidang-bidang yang berkinerja
       buruk. Pendekatan lini lazimnya digunakan untuk membandingkan
       hasil-hasil dari aktivitas-aktivitas atau program sumber daya manusia
       spesifik. Pendekatan ini membantu mendeteksi bidang-bidang yang
       membutuhkan pembenaran



       3. Pendekatan otoritas pihak luar (Outside Authority Approach)




                                                       Audit Sumber Daya Manusia   57
Auditor dapat menggunakan pendekatan keahlian yang standarnya
ditentukan oleh konsultan atau dari temuan penelitian yang telah
dipublikasikan, kemudian dijadikan sebagai standar atas kegiatan dan
selanjutnya dievaluasi. Dalam hal ini konsultan dapat membantu
mendiagnosis penyebab timbulny masalah. Tim audit sumber daya
manusia bergantung pada keahlian-keahlian konsultan dari luar atau
temuan-temuan riset yang dipublikasikan sebagai suatu standar
terhadapnya aktivitas-aktivitas atau program sumber daya manusia
dievaluasi.   Konsultan   ataupun    temuan-temuan      riset   dapat
membantu mendiagnosis penyebab masalah-masalah yang timbul



4. Pendekatan Statistik (Statistical Approach)

Melalui pendekatan ini adalah dengan mengembangkan ukuran
statistical kinerja berdasarkan sistem informasi perusahaan yang ada.
Sebagai contoh, dari catatan yang ada dalam perusahaan
mengungkapkan tingkat ketidakhadiran dan perputaran karyawan.
Data ini menunjukkan seberapa baik aktivitas SDM dan manajer
operasi dalam mengendalikan permasalahan ini. Pendekatan ini
biasanya dilengkapi dengan perbandingan terhadap informasi
eksternal yang dapat dikumpulkan dari perusahaan lain. Informasi ini
sering dinyatakan juga sebagai rasio yang mudah dihitung dan
digunakan. Dengan standar statistik ini, dapat ditemukan kesalahan-
kesalahan sebelum kejadian tersebut menjadi berlarut ke arah yang
merugikan perusahaan. Dari catatan-catatan yang ada, tim audit
sumber daya manusia menghasilkan standar-standar statistical
terhadapnya aktivitas-aktivitas dan program-program sumber daya
manusia dievaluasi. Dengan standar matematis ini, tim audit dapat
menemukan kesalahan-kesalahan pada saat kesalahan-kesalahan


                                             Audit Sumber Daya Manusia   58
tersebut masih kecil, berupa Data yang dikumpulkan per tahun,
metode kuantitatif seperti :


   Regresi           : memanfaatkan hubungan antara dua atau lebih
variabel kuantitatif sehingga satu variabel dapat diprediksikan dari
variabel lainnya
   Korelasi         : mengukur tingkat asosiasi yang ada antara dua
atau lebih variabel
   Diskriminan       : mengidentifikasi faktor-faktor yang membedakan
antara dua atau lebih kelompok dalam suatu populasi



5. Pendekatan Kepatuhan (Compliance Appoach)


Pendekatan kegiatan ini adalah strategi audit SDM lainnya. Metode
ini meninjau praktik-praktik di masa lalu untuk menentukan apakah
tindakan-tindakan tersebut telah sesuai atau tidak mengikuti
kebijakan      dan    prosedur   perusahaan,   atau   bahkan    terjadi
penyimpangan hukum. Cara kerjanya adalah dengan mengambil
sampel data/informasi dari formulir kerja, kompensasi, disiplin, dan
penilaian kerja. Tujuan pendekatan ini adalah untuk memastikan
apakah para manajer patuh terhadap peraturan dan ketentuan yang
berlaku di perusahaan. Dengan mengambil sample elemen-elemen
system informasi sumber daya manusia, tim audit mencari
penyimpangan-penyimpangan dari berbagai peraturan, kebijakan,
serta prosedur-prosedur perusahaan, melalui upaya-upaya pencarian
fakta, tim audit dapat menemukan apakah terdapat kepatuhan
berbagai kebijakan dan peraturan perusahaan


6. Pendekatan Manajemen Berdasarkan Sasaran (Management by
Objective Approach)

                                               Audit Sumber Daya Manusia   59
Pendekatan terakhir adalah meminta staf SDM dan manajer
menetapkan tujuan sesuai dengan tanggung jawab mereka.
Pendekatan manajemen berdasarkan sasaran ini menciptakan tujuan
khusus terhadap kinerja sehingga dapat diukur. Selanjutnya diteliti
kinerja aktual dan membandingkannya dengan tujuan yang
ditetapkan sebelumnya.
Dalam praktiknya pendekatan di atas tidak semuanya diterapkan
sekaligus      pada   semua   departemen   SDM.    Lazimnya,   hanya
menggunakan beberapa dari pendekatan tersebut, tergantung pada
aktivitas-aktivitas SDM yang diaudit. Di sini auditor biasanya
memberikan umpan balik terhadap temuan-temuan yang ada di
dalam departemen tersebut, demikian pula kepada para manajer dan
para karyawan. Umpan balik yang tidak menguntungkan akan
menyebabkan tindakan          korektif yang membenahi kontribusi
aktivitas-aktivitas SDM.


Pada saat pendekatan manajemen berdasarkan tujuan digunakan
terhadap bidang-bidang sumber daya manusia, tim audit dapat
membandingkan hasil-hasil actual dengan tujuan-tujuan yang
dinyatakan. Bidang-bidang berkinerja buruk dapat dideteksi dan
dilaporkan.


Dari   hasil    perhitungan   dan   penggunaan    alat-alat/instrumen-
instrumen audit SDM yang dilakukan oleh tim Audit terhadap
Auditee, maka dapat dianalisa bahwa auditee menyatakan
Manajemen SDM sudah tidak maksimal dalam kinerjanya.



Proses audit manajemen SDM seperti yang dijelaskan di atas akan
dikemukakan dalam Gambar 21.4 berikut ini:


                                             Audit Sumber Daya Manusia   60
              Gambar 21.4. Proses Audit MSDM




2.9 INSTRUMEN-INSTRUMEN                        AUDIT    SUMBER           DAYA
MANUSIA

Ada beberapa instrumen pengumpulan informasi yang membantu dalam
menghimpun data aktivitas-aktivitas sumber daya manusia, diantaranya :

- Wawancara


   Wawancara dengan karyawan dan manajer adalah suatu sumber informasi
   mengenai aktivitas sumber daya manusia. Komentar mereka membantu tim
   audit mencari bidang-bidang yang membutuhakn perbaikan. Kritik dari
   karyawan dapat menunjukkan tindakan-tindakan yang harus diambil oleh
   departemen untuk memenuhi kebutuhan mereka. Demikian juga, sumbang
   saran manajer dapat mengungkapkan cara-cara untuk memberikan mereka
   servis yang lebih baik.

- Kuisioner




                                                       Audit Sumber Daya Manusia   61
   Karena wawancara itu menyita waktu dan mahal serta kerap hanya terbatas
   pada sedikit orang, banyak departemen sumber daya manusia yang
   menggunakan kuisioner-kuisioner untuk memperluas lingkup riset mereka.
   Selain itu, kuisioner jug dapat memberikan jawaban-jawaban yang lebih
   terbuka dibandingkan wawancara tatap muka.


   Metode metode untuk menganalisa temuan


             1. Membandingkan program SDM dengan organisasi
             2. Berdasar audit dari beberapa sumber otoritas
             3. Mempercayai suatu ratio atau rata rata staf SDM dengan total
             4. Menggunakan audit ketaatan untuk mengukur aktifitas SDM
                 apakah sesuai dengan kebijakan, prosedur dan peraturan
             5. Mengelola departemen SDM berdasarkan sasaran




Adapun sumber data yang bisa digunakan untuk audit SDM adalah :


         SOP, aturan dan prosedur yang ada
         Pimpinan Departemen SDM atau personalia
         Pimpinan Departemen lain


Contoh pertanyaan audit yang bisa digunakan dalam Audit SDM. Pertanyaan
dasar :


         Berapa banyak staff karyawan yang mengurusi SDM di organisasi
          (termasuk pelatihan)?
         Bagaimana struktur organisasi SDM ?
         Bagaimana anggaran SDM ?


Tentang Perekrutan :


                                                        Audit Sumber Daya Manusia   62
      Bagaimana mencari sumber daya untuk calon karyawan ?
      Bagaimana calon karyawan dipilih dan diseleksi ?
      Bagaimana pemenuhan secara aspek hukum tentang perekrutan?
      Apakah proses yang sama dilakukan untuk semua jabatan dan semua
       lokasi ?
      Apakah proses dan prosedur dijalankan dengan konsisten ?

Tentang kompensasi dan manfaat


      Apakah ada kebijakan kompensasi untuk setiap tingkatan, misal
       manajerial, staff dan pekerja?
      Bagaimana menentukan kebijakan gaji pokok?
      Apakah sistem pembobotan jabatan digunakan?
      Apakah uraian jabatan selalu diupdate?
      Apakah gaji tidak tetap (variable) ada dalam pelaksanaannya?
      Bagaimana penentuan kenaikan gaji?
      Apakah gaji dikaitkan dengan sistem penilaian kinerja ?
      Apakah sistem penggajian sudah mengikuti aturan dan regulasi yang
       berlaku ?
      Apakah pemberian tunjangan sudah memenuhi persyaratan yang berlaku
       ?
      Apakah proses yang sama dilakukan untuk semua jabatan dan semua
       lokasi ?
      Apakah proses dan prosedur dijalankan dengan konsisten ?

Tentang ketenagakerjaan


      Bagaimana mengidentifikasi ketrampilan tenagakerja ?
      Apakah ada isu-isu kritis mengenai suksesi tenaga kerja ?
      Apakah ada distribusi tenaga kerja yang tidak lazim berdasarkan umur,
       jenis kelamin dll ?

                                                          Audit Sumber Daya Manusia   63
      Bagaimana perencanaan tenaga kerja dilakukan ?
      Bagaimana rencana suksesi untuk pimpinan dilakukan ?
      Apakah proses yang sama dilakukan untuk semua jabata dan semua
       lokasi ?
      Apakah proses dan prosedur dijalankan dengan konsisten ?


Tentang Pelatihan dan Pengembangan


      Bagaimana pelatihan diberikan ?
      Bagaimana program pelatihan dikelola ?
      Apakah ada staff yang membidangi khusus masalah pelatihan ?
      Apakah proses yang sama dilakukan untuk semua jabatan dan semua
       lokasi ?
      Apakah proses dan prosedur dijalankan dengan konsisten ?


Tentang Hubungan Industrial


      Apakah serikat pekerja ada di organisasi ?
      Apakah persetujuan dan kesepakatan kolektif ada disini ? Kapan
       kadaluarsanya?
      Berapa banyak demo yang ada setiap tahun ?
      Apakah ada demo yang luar biasa ?

Tentang aspek hukum tenaga kerja

      Apakah ada proses untuk mengelola isu kesesuaian dengan hukum
       sesuai yuridiksi yang berlaku?
      Apakah ada proses litigasi ?
      Apakah proses yang sama dilakukan untuk semua jabatan dan
       semua lokasi ?
      Apakah proses dan prosedur dijalankan dengan konsisten ?



                                                      Audit Sumber Daya Manusia   64
Tentang sistem informasi dan teknologi SDM

       Bagaimana data sistem informasi SDM diinstalasikan ?
       Seberapa update teknologi sistem informasi ?
       Apakah data dan informasi sudah benar akurat, tepat dan valid ?
       Apakah ada proses review terhadap teknologi informasi SDM
        secara periodik ?

Tentang Strategi SDM

       Kepada siapa pimpinan SDM tertinggi melapor?
       Seberapa besar kepedulian top manajemen terhadap isu-isu SDM
        ?

- Informasi Eksternal


    Informasi adalah alat sentral dari tim audit. Perbandingan-perbandingan luar
    memberikan kepada tim audit suatu perspektif terhadapnya aktivitas-
    aktivitas perusahaan dapat dinilai.

- Eksperimen-eksperimen Riset




2.10 LAPORAN AUDIT

Laporan audit merupakan deskripsi komprehensif aktivitas-aktivitas sumber daya
manusia yang meliputi rekomendasi-rekomendasi untuk prakte-praktek yang
efektif dan rekomendasi-rekomendasi untuk memperbaiki praktek-praktek yang
tidak efektif.


1. Laporan untuk Manajer-manajer Lini




                                                        Audit Sumber Daya Manusia   65
Laporan ini digunakan untuk manajer-manajer lini meringkas tugas, tujuan, dan
tanggung jawab sumber daya manusia mereka dimana pada PT Jasa Angkasa
Semesta laporan manajer-manajer lini ini seperti : pewawancaraan pelamar,
pelatihan karyawan, pengevaluasian kinerja, pemotivasian para karyawan, dan
pemuasan kebutuhan-kebutuhan karyawan.


2. Laporan untuk spesialis Sumber Daya Manusia


Spesialis yang menangani kepegawaian, pelatihan, kompensasi, dan aktivitas
personalia lainnya juga memerlukan umpan balik.


3.Laporan untuk Manajer Sumber Daya Manusia


    o   Biasanya berisi semua informasi yang diberika kepada manajer lini dan
        spesialis di dalam departemen sumber daya manusia. Disamping, manajer
        sumber daya manusia memperoleh umpan balik mengenai :
    o   Sikap manajer operasi dan karyawan mengenai servis departemen
        sumber daya manusia
    o   Telaah tujuan departemen dan organisasinya untuk mencapai tujuan
        tersebut
    o   Permasalahan sumber daya manusia dan implikasinya
    o   Rekomendasi untuk yang membutuhkan perubahan yang dapat
        dinyatakan dalam prioritas yang dilihat oleh tim audit.


Dengan adanya informasi yang ada di dalam laporan audit, manajer sumber daya
manusia dapat mengambil pandangan luas mengenai fungsi sumber daya
manusia.


laporan audit SDM terdiri dari beberapa bagian yang ditujukan untuk Manajer
lini,manajer SDM, manajer Sumber Daya, yang formatnya terdiri atas :


-       Judul

                                                          Audit Sumber Daya Manusia   66
-        Daftar Isi


-        Ringkasan dan kesimpulan


-        Masalah-masalah pokok

-        Kesimpulan dan saran


-        Tubuh (data, fakta pandangan dan alasan )


-        Sumber data

-        Lampiran yang dianggap penting.




Adapun bentuk laporan audit dapat dibagi menjadi 2 bagian :




LAPORAN AUDIT BENTUK TABEL

Divisi           : Personalia

Tanggal Audit :

Auditor :


URAIAN                BUKTI     – REFERENSI     SKALA         REKOMENDASI
TEMUAN                BUKTI                     KEKRITISAN




                                                        Audit Sumber Daya Manusia   67
LAPORAN AUDIT BENTUK NARASI

KASUS LAPORAN AUDIT BENTUK NARASI


Latar Belakang


Pada 11 September 2001 yang lalu, Bali dikejutkan dengan adanya perbuatan
anarki segelintir orang yang mencoba mengacaukan Bali sebagai urat nadi wisata
Indonesia dengna Bom Bali-nya (Bali Blast).


Dari hal tersebut sejumlah perusahaan yang bergerak langsung maupun tidak
langsung dalam industri pariwisata seperti : hotel, restaurant, tour and Travel,
Distributor makanan dan minuman, tidak terkecuali usaha kebandarudaraan
yang dikelola oleh PT (Persero) Angkasa Pura I Bandar Udara Ngurah Rai tuban,
menjadi menurun tingkat aktivitasnya.


Peristiwa ini juga berimbas besar dalam operasional PT Jasa Angkasa Semesta
(JAS) yang merupakan perusahaan Ground Handling yang telah dipercayai dan
ditugasi oleh PT (Persero) Angkasa Pura I Bandar Udara Ngurah Rai dalam hal
pelayanan darat pesawat yang berkaitan dengan penumpang dan bagasi.


Imbas “Bali Blast” tersebut berdampak pada kinerja divisi Sumber Daya Manusia
dalam mengelola karyawannya, telah tercatat sejak tahun 2001 sampai
pertengahan tahun 2004 ini jumlah karyawan PT JAS sebanyak + 300 orang,
dengan semakin menurunnya pemasukan yang diterima perusahaan, maka hal
ini berdampak sangat serius bagi perkembangan dan kinerja karyawan sebagai
faktor operasional perusahaan, permasalahan mulai muncul setahap demi
setahap mulai dari perampingan tenaga kerja, penciutan waktu kerja, dan
pengurangan upah / gaji yang telah diterima karyawan selama ini, berbagai cara
dilakukan oleh Manajemen SDM dalam menyikapi hal tersebut akan tetapi selalu
saja tidak mendapatkan solusi dan tindak lanjut akan keputusan yang didapat,



                                                        Audit Sumber Daya Manusia   68
untuk itu Manajemen SDM perlu kiranya membentuk sebuah tim Audit yang
terdiri dari Manajemen SDM dan konsultan Audit yang berasal dari ekstern
perusahaan.




Analisa Kasus


Dalam kaitan kasus ini, maka Manajemen SDM bersama tim Audit melakukan
langkah-langkah Audit untuk mengambil keputusan yang terbaik yang akan
dilakukan manajamen SDM; dengan langkah-langkah sebagai berikut :


      Pengamatan Kegiatan
      Penjelasan Kegiatan yang dirangkum dalam sebuah jurnal
      Peragaan kegiatan, dalam bentuk presentasi kepada Karyawan dan
       Manajemen SDM pada khususnya
      Telaah Dokumen yang terkait dengan karyawan
      Pemeriksaan karyawan secara teliti
      Pembuktian
      Wawancara
      Survei


   Laporan hasil audit adalah merupakan salah satu tahap paling penting dan
akhir dari
suatu pekerjaan audit. Dalam setiap tahap audit akan selalu terdapat dampak
psikologis bagi auditor maupun auditee. Dampak psikologis dalam tahapan
persiapan audit dan pelaksanaan audit dapat ditanggulangi pada waktu
berlangsungnya audit. Tetapi dampak psikologis dari laporan hasil audit,
penanggulangannya akan lebih sulit karena:
a. Waktu audit sudah selesai




                                                     Audit Sumber Daya Manusia   69
b. Laporan merupakan salah satu bentuk komunikasi tertulis, formal, sehingga
auditor tidak
dapat mengetahui reaksi auditee secara langsung
c. Laporan telah didistribusikan kepada berbagai pihak sehingga semakin banyak
pihak yang
terlibat. Karena laporan hasil audit akan mempunyai dampak luas, maka
diperlukan pengetahuan khusus tentang penyusunan laporan hasil audit.
Pelaporan hasil audit merupakan tahap akhir kegiatan audit. Selain harus sesuai
dengan norma pemeriksaan, penyusunan laporan hasil audit juga harus
mempertimbangkan dampak psikologis, terutama yang bersifat dampak negatif
bagi auditee, pihak ketiga dan pihak lain yang menerima laporan tersebut.




* contoh Format Laporan


LAPORAN           TEMUAN         AUDIT         SDM         /       ORGANISASI
KEPADA                                                                        :
FAKULTAS/JURUSAN                                                              :
TANGGAL                                                                       :
Uraian ketidaksesuaian Bukti-bukti objektif Referensi Skala kekritisan Batas
waktu penyelesaian

Rekomendasi auditor :


Laporan perbaikan :


Verifikasi oleh auditor :




                                                        Audit Sumber Daya Manusia   70
2.11 Rekomendasi Hasil Audit
rekomendasi hasil audit memuat temuan atas hasil audit yang dilakukan oleh
auditor, temuan-temuan yang bersifat negative biasanya dibuat dalam bentuk
KDT (Kertas Data Temuan) oleh auditor untuk dijadikan laporan kepada institusi
auditor.
Kertas data temuan tersebut, setelah audit selesai perlu ada tanggapan dari
perusahaan yang diaudit, sehingga penyimpangan-penyimpangan yag ditemukan
dapat dijelaskan apa yang menjadi penyebabnya dan apa upaya dari perusahaan
tersebut di masa yang akan datang, agar penyimpangan-penyimpangan itu tidak
terulang kembali.




                                                      Audit Sumber Daya Manusia   71
                                   BAB III

                         SIMPULAN DAN SARAN

3.1          Simpulan
      Audit SDM di laksanakan untuk mencapai tujuan organisasi secara
      keseluruhan baik untuk jangka pendek, jangka menengah maupun jangka
      panjang. Artinya audit SDM mempunyai misi membantu pimpinan dengan
      memberikan masukan informasi signifikan hasil penilaian auditor untuk
      membantu mengatasi permasalahan yang tengah dihadapi oleh
      Departemen. Hasil audit SDM dapat menjadi masukan berharga untuk
      referensi dalam membuat keputusan atau mengambil kebijakan tentang
      SDM sehingga pengelolaan SDM dapat lebih sesuai dengan perencanaan
      organisasi jangka panjang.


3.2          Saran
          Dari uraian makalah ini, penyusun merekomendasikan pentingnya
      untuk menguasai konsep Audit SDM karena hal tersebut akan dapat
      membantu mengevaluasi kegiatan-kegiatan SDM yang dilakuakan dalam
      suatu perusahaan. Dan hasilnya memberikan umpan balik tentang fungsi
      SDM bagi para manajer operasional dan departemen SDM. Ini juga
      mengemukakan seberapa baik para manajer mengelola tugas-tugas SDM.




                                                    Audit Sumber Daya Manusia   72
                             DAFTAR PUSTAKA


Rivai, Veithzal.2006.MSDM untuk perusahaan dari teori ke praktek. Jakarta:
    RajaGrafindo     Persada.

Siagian, Sondang P. 2007. MSDM . Jakarta: Bumi Aksara.

Rohardi, Ahmad. 2002. Pemahaman Praktis MSDM. Bandung: Mandar Maju.

Handoko, T Hani. 2001.Manajemen Personalia dan SDM. Yogyakarta: BPFE.

Hasibuan, Malayu S.P.2007.MSDM. Ed. Rev. Jakarta: Bumi aksara.

Majalah Info Bisnis Edisi 106, Tahun ke VII, Februari 2003 sebagai resensi buku Audit
SDM dari Willy Susilo.


www.geocities.com/ariyanto_eks79/Audit_SDM_Lnjtn.htm

www.geocities.com/reni_rosari/msdm/SESI14-AUDITSDM.pdf


http://blog-indonesia.com/blog-archive-6332-16.html


http://visijobs.com/artikel.php?id=154&sub=news&page=8

www.google.co.id.




                                                 Audit Sumber Daya Manusia   iii
Wittya Aprodhita K   : Pengertian audit SDM dan latar belakang audit SDM

Eva Astriana         : Norma audit SDM dan manfaat audit SDM

Krisfandi Setyo      : Tujuan audit SDM dan sumber data audit SDM

Bernard C            : Prospek audit SDM dan pendekatan audit SDM

Agus Nugraha         : Instrumen-instrumen audit SDM, laporan audit SDM, dan
                     rekomendasi audit SDM

								
To top