Sesi 6 - PENYIMPANAN ARSIP SISTEM ABJAD

Document Sample
Sesi 6 - PENYIMPANAN ARSIP SISTEM ABJAD Powered By Docstoc
					  PENYIMPANAN
ARSIP SISTEM ABJAD
Arsip merupakan alat pengingat,

        baik bagi organisasi maupun bagi
  pimpinan, oleh sebab itu mengatur dan
   memelihara arsip sebaik mungkin agar
 memudahkan penemuan kembali warkat
         yang sewaktu-waktu diperlukan,
merupakan suatu hal yang sangat penting,
     baik terhadap kehidupan organisasi,
maupun untuk membantu tugas pimpinan.
Pada dasarnya
pimpinan sangat
menginginkan akan
adanya arsip yang
rapi dan tertib guna
memudahkan
penyimpanan dan
penemuan kembali
warkat yang
dibutuhkan sewaktu-
waktu dengan cepat
dan tepat.
Oleh karena pimpinan tidak mungkin
mengurus sendiri arsipnya, maka dengan
demikian pimpinan mengharap agar stafnya
dapat benar-benar mampu mengurus dan
memelihara arsip untuk pimpinan maupun
untuk kepentingan organisasi secara
keseluruhan.
                     Berdasarkan hal tersebut,
                 seseorang harus mempunyai
             keterampilan dan ketelitian, agar
              apabila sewaktu-waktu pimpinan
            memerlukan arsipnya, maka arsip
             termaksud dapat disajikan denga
                             cepat dan tepat.
Bagi kehidupan suatu
organisasi, informasi
memegang peranan
penting karena
informasi merupakan
dasar bagi pimpinan
untuk pengambilan
keputusan di dalam
menentukan
kebijaksanaan.
Informasi dapat berupa bahan tertulis,
dan dapat juga berbentuk lisan, yang
akhirnya perlu dituangkan dalam bentuk
tulisan, karena informasi lisan mempunyai
kelemahan, yaitu mudah terlupakan, tidak
ada bukti yang kuat walaupun ada juga
kebaikannya.
                        Oleh sebab itu, maka
                semua berkas yang memuat
                      informasi yang bernilai
                      guna, harus mendapat
                          perhatian dan perlu
                 dikelola/ditata dengan baik.
Kesimpulannya;
 Penataan arsip perlu
 dilakukan untuk
 memudahkan
 penyimpanan dan
 penemuan kembali arsip
 setiap saat diperlukan
 dengan cepat dan tepat,
 sehingga perlu dilakukan
 penentuan metode
 penyimpanan atau sistem
 penataan arsip.
  Dikenal 5 macam sistem penataan
             arsip yaitu:

1. Sistem Abjad/Alphabetical Filing System.
2. Sistem Masalah/Perihal/Subject Filing
   System.
3. Sistem Nomor/Numerical Filing System.
4. Sistem Tanggal/Urutan
   Waktu/Chronological Filing System.
5. Sistem
   Wilayah/Daerah/Regional/Geographical
   Filing System.
     Beragam pengertian Sistem
   Abjad/Alphabetical Filing System

1. Salah satu sistem penataan berkas yang
   umumnya dipergunakan untuk menata
   berkas yang berurutan dari A sampai Z
   dengan berpedoman pada peraturaan
   mengindeks.
2. Penyelenggaraan sistem kearsipan
   berdasarkan abjad/alfabet, disusun mulai
   dari A sampai Z, Aa sampaiZz, dan
   seterusnya.
3. Sistem penyimpanan
   dan penemuan
   kembali arsip
   berdasarkan abjad.
   Dalam penyusunannya
   setiap map (folder)
   menunjukkan nama
   korespondennya serta
   disusun berdasarkan
   abjad sesuai dengan
   warkat yang ada.
4. Penyimpanan atau penempatan
  dokumen diurutkan berdasarkan
  alphabet atau abjad. Yang diurutkan
  disini adalah nama orang atau nama
  perusahaan.
  Jadi nama-nama tersebut diurutkan
  secara abjad berdasarkan huruf pertama.
  Penempatan dan pengurutannya sama
  persis dengan pengurutan kata-kata
  pada kamus.
Contoh: Kearsipan Sistem Abjad




Karton penyekat abjad      Map ordner sistem abjad
         Dalam penyusunannya setiap map (folder)
    menunjukkan nama korespondennya serta disusun
    berdasarkan abjad sesuai dengan warkat yang ada.
    Sistem abjad ini merupakan sistem
penyimpanan yang sederhana dan mudah
   dalam menentukan dokumen, dimana
       petugas bisa langsung ke file
  penyimpanan dan melihat huruf abjad,
  tanpa melalui alat bantu seperti indeks
 yang disebut juga dengan sistem arsip
    langsung (direct filing system).
Sistem abjad umumnya dipilih sebagai
sistem penyimpanan arsip karena:

1. Dokumen sering dicari dan diminta
   melalui nama.
2. Petugas menginginkan agar dokumen
   dari nama yang sama.
3. Jumlah langganan yang berkomunikasi
   banyak.
4. Nama lebih mudah diingat oleh
   siapapun.
Memahami warkat dengan menggunakan
sistem abjad, terdapat beberapa istilah
atau terminology yang perlu diketahui:
1. Kode
  adalah tanda/simbol yang tertulis atau
  ditulis di atas kertas (arsip) yang menunjukkan
  isi yang terkandung di dalam arsip tersebut.
  Kode yang digunakan dapat berupa abjad dari
  nama (nama orang, nama organisasi, nama
  tempat/ wilayah, nama benda atau nama
  pokok masalah) yang terkandung di dalam
  arsip. Kode dapat juga berupa angka, atau
  kombinasi dari abjad dan angka tergantung
  pada sistem filing yang dipergunakan.
2. Koding/Mengkode (kodifikasi)
  adalah aktivitas atau kegiatan
  menentukan atau memberikan kode
  pada arsip yang dapat dipergunakan
  sebagai petunjuk dalam penyusunan dan
  penyimpanan arsip.
  Perlu diketahui bahwa kode arsip dapat
  diberikan pada daftar indeks yang telah
  ditetapkan, sesuai dengan sistem
  kearsipan yang digunakan. Kode diambil
  dari huruf pertama dari nama/judul yang
  sudah diindeks.
3. Indeks
   Merupakan daftar/tabel berisi susunan
   pokok masalah (heading) dan sub
   pokok masalah (sub heading) atau
   sub-sub pokok masalah (sub-sub
   heading) yang disusun menurut
   susunan abjad/ nomor/gabungan dari
   abjad dan nomor.
  Indeks berfungsi sebagai petunjuk
  atau keterangan penting dalam
  pekerjaan filing karena dapat
  menetapkan kode arsip, atau tempat
  arsip disimpan menurut persoalan
  yang terkandung dalam arsip tersebut
4.   Mengindeks
     Mengindeks merupakan cara untuk menemukan
     dan menentukan ciri atau tanda dari suatu
     dokumen yang akan dijadikan petunjuk dan
     tanda pengenal (caption) untuk memudahkan
     mengetahui dalam susunan mana dokumen
     tersebut harus dimasukkan ke dalam file, selain
     itu untuk memudahkan mengetahui di dalam file
     mana dokumen tersebut dapat ditemukan
     apabila diperlukan.
5. Mengabjad
   Mengabjad berarti menyusun nama atau caption
   atau judul-judul arsip menurut susunan abjad.
   Susunan Abjad dapat berupa susunan abjad
   huruf demi huruf, atau susunan abjad kata demi
   kata.
6. Judul/caption
   Adalah nama yang sudah diindeks yang
   kemudian dijadikan tanda pengenal.
   Dalam Kearsipan judul disebut juga heading
   atau caption, title atau nama. Judul/caption
   merupakan pokok soal yang akan digunakan
   sebagai kode dalam penyusunan dan
   penyimpanan arsip.
       Judul, caption atau nama bisa diambil dari
        nama orang, nama benda, nama tempat,
    nama organisasi, nama wilayah, nama pokok
             masalah (perihal) dalam surat. Untuk
       menentukan kode arsip, nama-nama atau
    judul tersebut harus diindeks terlebih dahulu.
Keuntungan pemakaian sistem abjad:
1. Sangat mudah menggolongkan surat
  menurut nama organisasi/instansi/
  lembaga/perusahaan.
2. Menyimpan dapat dilakukan dengan
  mudah dan cepat.
3. Sederhana dan mudah dimengerti, baik
  pekerjaan maupun pencariannya.
4. Perlengkapannya dapat dipergunakan
  untuk bermacam-macam dokumen dan
  cocok untuk tiap-tiap dokumen.
Kerugian pemakaian sistem abjad:
1. Dalam sistem yang luas memerlukan waktu
   yang lama untuk menemukan surat atau
   warkat yang diperlukan.
2. Sulit apabila terdapat nama-nama yang sama
   terutama nama orang.
3. Surat mungkin lebih tepat apabila disimpan
   menurut perihalnya.
Contoh:
   Penyimpanan surat-menyurat, kontrak-
   kontrak, catatan-catatan pegawai, dan
   sebagainya.
Peraturan Mengindeks dan Memberi Kode

     Sistem abjad membedakan judul atas
     empat golongan, adalah:
1. Nama perorangan (Individual name).
2. Nama perusahan (Firm name/ Business
     name).
3.   Nama Instansi Pemerintah (Government
     name).
4.   Nama organisasi/perhimpunan (Civic
     mission).
  Mengindeks Nama Orang Indonesia

1. Nama tunggal adalah nama yang terdiri dari
   satu suku kata, maka diindek sebagai berikut:
    No.   Judul/Nama     Unit 1    Unit 2   Kode

     1.   Dearliana    Dearliana             D
     2.   Suharto      Suharto               S
     3.   Median       Median                M
2. Nama ganda adalah nama yang terdiri dari
   lebih dari satu suku kata, maka diindeks
   berdasarkan suku kata nama terakhir.

    No.     Judul/Nama    Unit 1      Unit 2   Kode
     1.   Nazhira Idzni Idzni      Nazhira      I


     2.   Muhammad       Muslih    Muhammad    M
           Muslih

     3.   Vera Veriska   Veriska Vera           V
3. Nama keluarga/suku/marga adalah nama
   orang diikuti nama keluarga/suku/ marga,
   maka diindeks berdasarkan nama
   keluarga/suku/marga misalnya:

    No.      Judul/Nama     Unit 1    Unit 2   Kode
     1.   Aspin Sihombing Sihombing   Aspin     S


     2.   Bob Tutupoly    Tutupoly    Bob       T


     3.   Simon Manumpil Manumpil     Simon     M
4. Nama yang menggunakan singkatan di depan
   maupun di belakang dan tidak diketahui
   kepanjangannya maka diindeks nama jelasnya,
   misalnya:
  No.     Judul/Nama     Unit 1    Unit 2   Unit 3   Kode
   1.   A.Rachman       Rachman     A                 R


   2.   M. Maulana S.   Maulana      S       M        M


   3.   A.H. Nasution   Nasution    A        H        N
5. Nama yang menggunakan singkatan di depan
   maupun di belakang dan diketahui
   kepanjangannya, maka diindeks dengan cara
   menulis lengkap singkatan tersebut, misalnya:
    No.     Judul/Nama     Unit 1      Unit 2      Unit 3   Kode

    1.    S. Ranuwijaya   Suwandi    Ranuwijaya              S



    2.    B.M. Diah       Bahrudin   Muhammad      Diah      B



    3.    T.D. Marzuki     Teuku       Daud       Marzuki    T
6. Nama yang memakai gelar, yang
  diutamakan adalah nama asli atau marga
  dan gelar tidak diindeks,
  ditempatkan pada unit dalam tanda
  kurung. Namun apabila gelar tersebut
  diikuti nama tunggal maka gelar tersebut
  turut diindeks.
  Ada beberapa gelar yang umum dipakai,
                    yaitu:
• Gelar akademis, seperti: S.Pd, Dra, Dr,
 Ir, SH, SE, Prof, Ph.D, M.Sc, M.Pd, MBA,
 M.M, M.Si dan lain-lain.
• Gelar keagamaan antara lain: Kyai, Haji,
 Hajjah, Ustadz, Bhiksu, Pendeta, Pastor,
 dan lain-lain.
• Gelar Kebangsawanan, seperti: Raden,
 Raden Ajeng, KRT, Sunan, Sultan, Andi,
 Cut, Ida Bagus/Ida Ayu, Cokorda, Lalu
 dan sebagainya.
• Gelar Kepangkatan, seperti: Marsekal,
 Laksamana, Kapten, Sersan, Kolonel,
 Jenderal, Komisaris Besar, dan lain-lain.
• Gelar Jabatan, seperti: Presiden,
 Menteri, Gubernur, Direktur, Bupati,
 Camat, Lurah, dan lain-lain.
Diindeks sebagai berikut:
 No.        Judul/Nama             Unit 1         Unit 2       Unit 3   Kode
 1.    Ir H. Iwan Zaiwansyah       Iwan         Zaiwansyah               I
                                                    (H.Ir)



 2.    Jendral M. Panggabean    Panggabean          M                    P
                                                   (Jendral)



 3.    KRT. Widjojoprawiro     Widjojoprawiro     (KRT)                  W



 4.    Kyai Achmad Dahlan         Dahlan         Achmad                  D
                                                   (Kyai)



 5.    Monsignor Leo Sukoto       Sukoto           Leo                   S
                                                (Monsignor)
7. Nama urutan kelahiran, biasanya terjadi di
   Bali, diutamakan untuk diideks adalah nama
   diri diikuti oleh gelar urutan kelahiran.
    No.      Judul/Nama         Unit 1      Unit 2    Unit 3     Kode


    1.    Ida Bagus Putu        Arsana       Putu    Ida Bagus    A
              Arsana



    2.    I Gusti Made Yono     Yono         Made     I Gusti     Y



    3.    I Gusti Nyoman      Panji Tisna   Nyoman    I Gusti     P
             Panji Tisna
8. Nama yang didahului dengan nama baptis,
   diindeks mulai dari nama aslinya, kemudian
   diikuti oleh nama baptisnya.
    No.      Judul/Nama    Unit 1     Unit 2    Unit 3   Kode


    1.    FX Suharso       Suharso      F         X       S




    2.    Leo Sukoto       Sukoto      Leo                S




    3.    Antonius Yatin    Yatin    Antonius             Y
9. Nama wanita yang diikuti nama suami atau
   ayahnya, diindeks dengan menampilkan nama
   suami/ayahnya terlebih dahulu, misalnya:
   No.     Judul/Nama    Unit 1     Unit 2    Unit 3   Kode

   1.    Ny. Sadiah     Zainuddin   Sadiah              Z
            Zainuddin                 (Ny)


   2.    Ny. Suciati    Suwiryo     Suciati             S
            Suwiryo.                  (Ny)



   3.    Ny. Kartini    Legowo      Kartini             L
            Legowo                    (Ny)
10. Nama yang memakai kata bin, binti,
   diindeks dengan cara nama terakhir yang
   mengikuti kata bin/binti sebagai main
   captionnya, misalnya:
   No.      Judul/Nama        Unit 1     Unit 2   Unit 3   Kode


   1.    Achmad bin Salim   Bin Salim    Achmad             S



   2.    Aminah binti         Binti      Aminah             S
           Samidin            Samidin



   3.    Aziz bin Muslih    Bin Muslih    Aziz              M
     Mengindeks Nama Orang Asing
1. Nama orang Barat, Jepang, Muangthai dll,
   diindeks berdasarkan nama keluarga yang
   biasanya ditempatkan di bagian belakang nama
   (nick name), misalnya:
   No.      Judul/Nama    Unit 1    Unit 2   Unit 3   Kode

    1.   Robert John      Kennedy   Robert   John      K
            Kennedy



    2.   George R Terry    Terry    George   Robert    T



    3.   Thomas R Jones    Jones    Thomas     R       J
2. Nama orang Eropa yang memakai tanda
   penghubung, diindeks nama yang
   menggunakan tanda penghubung tersebut
   diindeks sebagai satu kata, misalnya:
    No.       Judul/Nama            Unit 1        Unit 2    Unit 3   Kode

    1.    Peter Smith-White      Smith-White       Peter              S



    2.    Marry Duff - Frasier   Duff - Frasier   Marry               D




    3.    Charles Bek-Grem       Bek-Grem         Charles             B
3. Nama orang Eropa yang menggunakan awalan,
  hendaknya tidak dianggap sebagai suatu unit
  tersendiri, tetapi merupakan dari nama
  keluarga. Pengindekan dilakukan dengan cara
  menempatkan nama yang didepannya diberi
  awalan, misalnya Va, Vander, Von,De la, Mc, El,
  Al, dll.
   No.      Judul/Nama           Unit 1        Unit 2    Unit 3   Kode


   1.    John van den Bosch   van den Bosch     John               V




   2.    Leonardo da Vinci      da Vinci      Leonardo             D
4. Nama orang Cina, Korea, diindeks dengan cara
   menuliskan sebagaimana nama tersebut ditulis,
   karena baik orang Cina maupun Korea, nama
   keluarga selalu dicantumkan di depan, contoh:


    No.     Judul/Nama     Unit 1   Unit 2   Unit 3   Kode

    1.    Liem Swie King   Liem     Swie     King      L



    2.    The Liang Gie     The     Liang     Gie      T
     Mengindeks Nama Perusahaan
1. Mengindeks nama Perusahaan pada umumnya
   (Toko, Pabrik, PT, Firma, CV, Kantor, Instansi)
   diutamakan nama yang dipentingkan baru
   diikuti jenis badan hukumnya atau
   kegiatannya:
    No.     Judul/Nama          Unit 1     Unit 2     Unit 3     Kode
    1.    PT Mekasari          Mekasari   Perseroan   Terbatas    M


    2.    Pabrik Sepatu Bata     Bata      Pabrik     Sepatu      B


    3.    Toko Serba Logam      Serba      Logam       Toko       S
2. Nama Bank atau nama perusahaan yang
   disingkat, cara pengindekannya adalah dengan
   menampilkan kepanjangan dari singkatan itu,
   terlebih dulu kemudian diindek sebagaimana
   nama kepanjangannya.
   No        Judul/Nama   Unit 1    Unit 2       Unit 3      Unit 4     Kode
         .
    1.       GIA          Garuda   Indonesia    Airways                  G



    2.       Permigas     Minyak     Gas       Perusahaan                M



    3.       PT KAI       Kereta     Api       Indonesia    Perseroan    K
                                                             Terbatas
3. Nama perusahaan yang menggunakan orang
   sebagaimana nama tersebut ditulis, kemudian
   diikuti oleh jenis badan hukum atau
   kegiatannya, contoh:
   No.      Judul/Nama       Unit 1      Unit 2       Unit 3      Kode

    1.   RS Cipto            Cipto    Mangunkusumo    Rumah        C
            Mangunkusumo                                Sakit



    2.   John Lee Company     Lee         John       Company       L



    3.   Universitas Gajah   Gajah       Mada        Unversitas    G
            Mada
4. Nama Perusahaan yang terdiri dari angka
   sebagai bagian dari nama perusahaan tersebut,
   diindeks dengan cara menulis angka tersebut
   sebagai suatu unit dengan yang lainnya,
   sebagai contoh:
    No.    Judul/Nama      Unit 1        Unit 2     Unit 3   Kode

    1.    Toko 99         Sembilan-      Toko                 S
                            sembilan



    2.    Hotel 234       Dua tiga       Hotel                D
                            Empat

    3.    Toko Pojok 45    Pojok       Empat lima   Toko      P
5. Nama perusahaan yang mengunakan huruf dan
   bukan merupakan singkatan diideks dengan
   cara:

    No.   Judul/Nama   Unit 1   Unit 2   Unit 3   Unit 4   Kode


    1.    Toko ABC       A        B        C      Toko      A




    2.    Firma KS       K        S      Firma              K
6.   Nama perusahaan yang menggunakan kata
     penghubung dari, dan, &, atau kata depan
     of maka kata penghubung, kata depan
     tersebut harus diletakkan dalam kurung dan
     diindeks mengikuti unit tersendiri,
     pengindekannya dilakukan:
     No       Judul/Nama   Unit 1       Unit 2      Unit 3   Kode
          .
     1. Suryono & Co       Suryono    Company                 S
                              (and)



     2. Sawitri Salon &    Sawitri    Salon (and)   Make      S
          Make Up                                     Up
Mengindeks Nama Instansi Pemerintah

 Badan pemerintah meliputi Departemen,
 Lembaga non Departemen. Demikian juga
 instansi resmi maupun militer. Seperti
 Direktorat, Sekretariat Jendral, Jawatan,
 dll. Untuk kepentingan file, untuk nama
 instansi pemerintah ini perlu ada
 peraturan dan cara mengindeksnya.
1. Badan pemeritah di dalam negeri diindeks
   dengan kata pengenalnya/kata tangkapnya,
   misalnya:
    No.     Judul/Nama      Unit 1     Unit 2     Unit 3     Kode
    1.    Departemen        Dalam      Negeri   Departemen    D
            Dalam Negeri


    2.    Direktorat Bea   Bea (dan)   Cukai    Direktorat    B
             dan Cukai


    3.    Kantor POS         POS       Besar      Kantor      P
            Besar
2. Lembaga Negara dan Lembaga non
   Departemen diindek kata pengenal/kata
   tangkapnya yang diutamakan dan diikuti bentuk
   badan tersebut, misanya:
    No.   Nama     Unit 1         Unit 2     Unit 3   Unit 4    Kode


    1.    LAN    Administrasi     Negara    Lembaga              A



    2.    LIPI      Ilmu        Pengetahuan Indonesia Lembaga    I



    3.    DPR    Perwakilan       Rakyat     Dewan               P
3. Badan Pemerintah Daerah diindek kata
   pengenal utamanya diikuti bentuk badan
   tersebut, misalnya:
    No.     Judul/Nama    Unit 1      Unit 2     Unit 3   Kode

    1.    Provinsi Jawa    Jawa       Provinsi             J
             Tengah         Tengah



    2.    Kabupaten       Asahan     Kabupaten             A
             Asahan



    3.    Kecamatan       Grogol     Kecamatan             G
             Grogol
4. Nama yayasan/perkumpulan, diindeks adalah
   kata pengenal terpenting dari nama
   yayasan/perkumpulan tersebut, baru kemudian
   sifatnya.
    No.    Nama    Unit 1     Unit 2     Unit 3      Unit 4     Kode


    1.    HMI     Mahasiwa   Himpunan                            M




    2.    PGRI      Guru     Republik   Indonesia   Persatuan    G




    3.    ISWI     Sarjana    Wanita    Indonesia    Ikatan      S
5. Nama Pemerintah negara asing, diindek yang
   diutamakan adalah unit politik dari negara
   tersebut, misalnya:

    No.   Judul/Nama    Unit 1      Unit 2      Unit 3      Kode

    1. Republik        Indonesia   Republik                  I
         Indonesia


    2. CIA American    American    Central    Intelegence    A
                                                    (of)
      Merancang Daftar Klasifikasi

    Dalam merancang klasifikasi abjad nama-
    nama dikelompokkan atas 4 kelompok,
    yaitu:
•   Nama Perorangan
•   Nama Perusahaan
•   Instansi Pemerintah
•   Nama Organisasi dan Perhimpunan
 Setelah nama diindeks kemudian surat-
 surat diklasifikasikan berdasarkan abjad
 mulai dari A sampai Z, tapi bila terdapat
 sejumlah nama yang sama maka
 penyusunan dilakukan berdasarkan huruf
 kedua, ketiga dan seterusnya.
Contoh:
• A, B, C,…………………………………Z
• Aa, Ab, Ac, ……………………………Az
• Aba, Abb, Abc, ………………………Abz
• Aca, Acb, Acc, …………………………Acz
Bila nama-nama telah diindeks itu
disusun dan dikelompokkan berdasarkan
abjad, maka nama-nama tersebut dapat
diurut sebagai berikut:

Aan,Jamaan Baenulhaq       Carli        Dahrul


Abas,Abdul Bainulhakim     Carlianis    Darman,Iskandar


Abbas,Yasir Badrianus      Channe       Dasman,Yusar


Abdul,Yadi   Badri,Mutia   Cherry,Retno Dirman,Asri
   Jenis Perlengkapan Sistem Abjad

• Filing Kabinet,
  dipersiapkan untuk menyimpan arsip
  jumlahnya dapat disesuaikan dengan
  kebutuhan, laci filing kabinet diberi kode pada
  bagian depannya. Misalnya filing kabinet
  mempunyai empat laci, maka kodenya adalah:
  Laci I berkode A- F, Laci II berkode G – L, Laci
  III berkode M – S,
  Laci IV berkode T – Z.
2. Guide,
  banyaknya guide yang dibutuhkan bila
  menggunakan sistem abjad sederhana 26
  buah. Ditempatkan pada folder/map gantung.
  Tetapi bila suatu organisasi telah berkembang
  dimana tiap-tiap laci mempunyai satu petunjuk
  abjad. Maka pada masing-masing laci akan
  terdapat 26 guide.
  Sehingga guide yang dibutuhkan dapat
  sebanyak 26x26 buah = 676 buah. Dalam
  praktik untuk membatasi jumlah guide dapat
  pula digunakan kode gabungan.
Misalnya: kode laci ABC, DEF, GHI dan
seterusnya. Pada tiap guide diberi tab.
Tiap-tiap tab ditulis abjad A sampai Z
kemudian disusun berdasarkan abjad
pertama, kedua, ketiga dan selanjutnya.
3. Folder,
  banyaknya folder yang dibutuhkan bagi
  organisasi yang masih sederhana
  sebanyak 26 buah. Folder tersebut
  berkode A sampai Z. Tetapi bagi
  organisasi yang telah berkembang,
  maka tiap laci akan memuat 26 folder.
Dengan perincian sebagai berikut:
Di belakang guide A disusun folder Aa, Ab,
Ac…………..Az
Dibelakang guide B disusun folder Ba, Bb,
Bc…………..Bz
Dibelakang guide C, disusun folder Ca, Cb,
Cc……………Cz
4. Rak Sortir, yang
   dibutuhkan
   sebanyak 26 Rak.
   Diberi kode abjad
   dari A sampai z
   sehingga
   memudahkan
   pemisahan surat.
5. Kartu Indeks
  disesuaikan
  dengan
  kebutuhan. Kartu
  Indeks disimpan
  dalam laci kartu
  indeks.
6. Rak kartu atau laci
   kartu, untuk
   menyimpan kartu
   indeks.
Prosedur Penyimpanan Arsip
       Langkah-langkah/prosedur
          penyimpanan arsip:

1. Pengumpulan Surat
   Surat-surat yang berasal dari berbagai unit
   organisasi dikumpulkan pada bagian
   kearsipan.
2. Memeriksa
   Petugas memeriksa apakah surat memang
   sudah benar-benar akan disimpan, dengan
   melihat adanya tanda “perintah simpan”
   (release mark) yang diterapkan oleh atasan
   di atas surat bersangkutan. Atau petugas
   memang yakin bahwa surat sudah selesai
   diproses dan boleh disimpan.
3.   Mengindeks
     Memilih nama yang akan dipakai
     sebagai identitas penyimpanan dan
     kemudian menguraikannya menjadi
     unit-unit untuk keperluan mengabjad.
     Untuk surat masuk, yang dapat
     diindeks adalah nama pengiriman
     atau nama penanda tangan surat.
Contoh:
Nama Badan Pengirim adalah PT Waringin,
dan penandatangannya adalah Sukoco
Katim, SH. Biasanya yang dipilih sebagai
indeksnya adalah Nama Badan, karena
cendrung tidak berubah dibanding dengan
nama penandatangan surat, kecuali surat
perorangan.

Cara Mengindeks:
PT. Waringin Indeks Waringin PT
Surat ini akan disimpan pada abjad W dan
label mapnya adalah W.
4. Memberi Kode
   Pada langkah ini nama atau kata tangkap yang
   sudah diindeks sebagai unit-unit diberi tanda.
   Misalnya, lingkaran dengan warna merah dan
   angka 1 untuk unit 1,angka 2 untuk unit 2 dan
   angka 3 unit 3 dan seterusnya.
   Dengan adanya tanda ini petugas dapat
   menempatkan surat di dalam map yang sudah
   ada, atau membuatkan map individu baru bila
   surat-suratnya baru dipindahkan dari map
   campuran karena jumlah suratnya sudah lebih
   dari 5 pucuk.
   Dengan adanya tanda/kode juga memudahkan
   petugas mengembalikan surat ke dalam laci, bila
   surat keluar karena dipinjam.
5. Menyortir
  Adalah mengelompokkan surat ke dalam
  kelompok abjad masing-masing, agar
  memudahkan petugas mengerjakan
  langkah terakhir yaitu menyimpan.
  Sortir ini penting untuk surat-surat yang
  banyak, kalau suratnya sedikit (tidak lebih
  dari 25 pucuk) tidak perlu dilakukan sortir.
  Dengan adanya sortir, petugas di dalam
  menyimpan surat tidak perlu pulang-balik
  dari meja ke almari arsip, tapi dapat
  menyimpannya perkelompok abjad.
6. Menempatkan
  Pekerjaan ini harus dilakukan dengan
  hati-hati. Kalau tejadi kekeliruan
  menempatkan surat pada map yang
  bukan seharusnya maka surat tersebut
  dapat disebut hilang. Bila volume surat
  yang disimpan cukup banyak, maka
  pencarian kembali akan sukar dilakukan.
7. Pemeliharaan, perawatan, penyiangan
  dan pemusnahan menurut peraturan
  yang berlaku.
Prosedur Penemuan Arsip
Jika ada pihak lain yang meminta/ meminjam
   arsip yang disimpan, maka petugas arsip
menempuh langkah-langkah sebagai berikut:


1. Menanyakan jenis arsip yang akan
   dipinjam.
2. Menentukan kode berdasarkan nama
   yang telah di indeks.
3. Mengambil arsip dari tempat
   penyimpanan dan menggantinya dengan
   bon pinjaman (out slip) bila yang
   dipinjam 1 lembar arsip. Jika yang
   dipinjam 1 folder harus dibuat out
   foldernya.
4. Menyerahkan arsip kepada peminjam.
   Arsip yang diinginkan diberikan kepada
   peminjam.
         Inspirasi Sukses

 Karya besar di dunia ini, umumnya
  dihasilkan oleh orang yang tetap
melakukan, ketika harapannya nyaris
               putus.

          (Dale Varnegie)
      Terima Kasih
           &
Sukses Selalu Buat Anda

				
DOCUMENT INFO
Shared By:
Categories:
Tags:
Stats:
views:2882
posted:11/6/2011
language:Indonesian
pages:74