Sesi 5 - PEMELIHARAAN ARSIP

					PEMELIHARAAN ARSIP
  Menurut Sedarmayanti (2003: 110),
  “pemeliharaan arsip/dokumen adalah
kegiatan membersihkan arsip secara rutin
   untuk mencegah kerusakan akibat
           beberapa sebab”.
    Tujuan pemeliharaan arsip menurut
     Sedarmayanti (2003: 111) adalah:
1. Untuk menjamin keamanan dan penyimpanan
  arsip itu sendiri. Dengan demikian setiap
  pejabat yang bertanggung jawab atas
  pengelolaan arsip harus melakukan
  pengawasan apakah sesuatu arsip sudah
  tersimpan pada tempat yang seharusnya.
2. Agar pertanggungjawaban arsip dapat
  mengetahui dan mengawasi apakah sesuatu
  arsip telah diproses menurut prosedur yang
  seharusnya.
     Untuk pencegahan kerusakan pada arsip yang
     harus dilakukan dalam pemeliharaan, dalam
     Sedarmayanti (2003: 112) pencegahan
     kerusakan dapat dilakukan dengan cara:
1.   Penggunaan Air Condition, dalam ruangan
     penyimpanan, menyebabkan kelembaban dan
     kebersihan udara dapat diatur dengan baik.
2. Mikrofil adalah suatu proses fotografi, dimana
   arsip direkam pada film dalam ukuran yang
   diperkecil untuk memudahkan penyimpanan dan
   penggunaannya.
3. Restorasi arsip, yaitu memperbaiki arsip-
  arsip yang rusak, sehingga dapat
  digunakan dan disimpan untuk waktu yang
  lebih lama lagi.
 Teknik restorasi ada dua cara, yaitu:
 (a). tradisional yaitu dengan cara
 melapiskan kertas”handmade” dan
 “chippon”.
 (b). laminasi yaitu pekerjaan menutup
 kertas/arsip diantara lembar plastik.
4. Fumigasi, yaitu menyemprotkan bahan
   kimia untuk mencegah/membasmi
   serangga atau bakteri.
   Fumugasi dapat dilakukan dengan empat
   cara yaitu:
   (a). fumigasi untuk seluruh gudang,
   (b). fumigasi untuk beberapa ratus
   bundel arsip,
   (c). fumigasi untuk beberapa bundel
   arsip, (d). fumigasi rutin.
       Pemeliharaan arsip secara fisik dapat
      dilakukan dengan cara sebagai berikut:

1.   Pengatur ruangan, ruangan penyimpanan
     arsip harus:
     a). dijaga agar tetap kering (temperatur ideal
         antara 60°-75°F, dengan kelembaban antara
         50-60%),
     b). terang (terkena sinar matahari tak langsung),
     c). mempunyai ventilasi yang merata,
     d). terhindar dari kemungkinan serangan api, air,
         serangga, dan sebagainya.
2. Tempat penyimpanan arsip hendaknya
   diatur secara renggang, agar ada udara
   diantara berkas yang disimpan. Tingkat
   kelembaban yang diinginkan perlu
   dipenuhi.
3. Penggunaan bahan-bahan pencegah
   rusaknya arsip, salah satu caranya
   adalah meletakkan kapur barus (kamper)
   di tempat penyimpanan, atau
   mengadakan penyemprotan dengan
   bahan kimia, secara berkala.
4.   Larangan-larangan, perlu dibuat
     peraturan yang harus dilaksanakan,
     antara lain:
     a). dilarang membawa dan makan di
     tempat penyimpanan arsip,
     b). dalam ruangan penyimpanan arsip
     dilarang merokok (karena percikan api
     dapat menimbulkan bahaya kebakaran).
5. Kebersihan, arsip selalu dibersihkan dan
   dijaga dari noda karat dan lain-lain.
      PERALATAN &
PERLENGKAPAN MENYIMPAN
   & MENEMUKAN ARSIP
 Sebelum menggunakan peralatan arsip
  yang beraneka ragam jenisnya, maka
perlu diadakan pemilihan yang cukup teliti
agar penyusunan dan penyimpanan arsip
   dapat dilakukan dengan baik sesuai
 kemampuan dan kebutuhan yang ada.
Sebelum memutuskan pilihan terhadap sesuatu
 peralatan yang akan dibeli, beberapa kriteria
      yang perlu dipertimbangkan, yaitu:

1.   Biaya yang tersedia.
2.   Besar ruangan yang dapat dimanfaatkan.
3.   Jenis-jenis arsip yang akan disimpan
     (ukuran, jumlah, berat, nilai, dll).
4.   Frekuensi penggunaan arsip.
5.   Tingkat pengamanan terhadap arsip
     yang disimpan.
           Peralatan yang digunakan untuk
  menyimpan dan menemukan kembali arsip
     harus menunjang terlaksananya tujuan
    penataan arsip, yaitu dapat menyimpan
     dan menemukan kembali arsip dengan
                           cepat dan tepat.

Faktor kecakapan atau keterampilan
petugas arsip juga mempengaruhi
penggunaan peralatan.
  Peralatan & perlengkapan untuk menyimpan
 dan menemukan kembali arsip dapat dilakukan
                 dengan cara:
1.   Manual
     Menyimpan dan menemukan kembali arsip yang
     dilakukan dengan tangan/ tidak dibantu tenaga
     listrik, contoh:
     - Penggunaan map.
     - Penggunaan filing kabinet, dll.
2.   Elektronis
     Menyimpan dan menemukan kembali arsip yang
     dibantu tenaga listrik, contoh:
     - Penggunaan komputer.
     - Penggunaan mikrofilm, dll.
     Macam Peralatan & Perlengkapan Arsip

1.    Filing Cabinet
      Lemari arsip dari laci besar, untuk
      menyimpan arsip vertikal. Pada umumnya
      filing cabinet mempunyai 2, 3, 4 atau 5 laci
      dengan ukuran untuk setiap laci:
      - Tinggi 26 cm
      - Lebar 35-36 cm
      - Dalam 65 cm
      - Kapasitas lebih kurang 5000
        lembar kertas HVS.
2.   Ordner
     Adalah semacam map
     dari karton tebal, dapat
     menampung banyak
     arsip, dan didalamnya
     terdapat besi untuk
     mengkait arsip yang
     telah diperforator/
     dilubangi pinggirnya.
3.   Data Tray
     (baki data)
     Adalah semacam
     baki yang
     terbuat dari
     plastik, untuk
     meletakkan/men
     yimpan surat
     yang biasanya
     disimpan di atas
     meja.
4.   Safe Keeping
     Document
     (brankas)
     Adalah lemari besi
     dengan ukuran yang
     bermacam-macam
     dan dilengkapi
     dengan kunci
     pengaman. Biasanya
     digunakan untuk
     menyimpan arsip
     penting/rahasia.
5.   Rak buku (lemari
     terbuka)
     Adalah rak untuk
     menyimpan buku-
     buku, seperti di
     perpustakaan atau
     untuk menyimpan
     ordner dan sejenisnya.
6.   Lemari arsip
     Adalah lemari
     yang terbuat
     dari kayu atau
     metal, berfungsi
     untuk
     menyimpan
     berbagai macam
     bentuk arsip,
     misal: rol film,
     ordner, dll.
7.   Visible Record
     Cabinet
     Adalah tempat
     penyimpanan arsip
     dengan menggunakan
     kantong-kantong
     kartu tersusun, yang
     disimpan dan dijepit
     di dalam laci atau
     baki, kemudian
     tersusun dalam suatu
     cabinet.
8.   Compact Rolling
     Shelving (Roll-O-
     Pact)
     Adalah lemari
     penyimpan arsip yang
     disusun sejajar di atas
     rel dan dapat
     digerakkan dengan
     bantuan roda,
     sehingga dapat
     dirapatkan satu sama
     lain dengan ringan
     dan mudah.
9.   Rotary Filing System
     Adalah sistem file bertingkat
     (vertikal), yang dilengkapi
     dengan sistem kode, angka,
     abjad dan warna, serta
     berpola tingkatan
     bentuknya bundar dan
     dapat diputar, serta dapat
     mendeteksi lebih awal bila
     terjadi kekeliruan (karena
     tampak dari sistem
     nada/harmoni yang
     terpotong). Memakai sistem
     retracting door (pintu
     bergeser ke dalam),
     sehingga tidak menyita
     tempat.
10. Vertikal Plan Tray Filing System
   Adalah lemari (terbuat dari besi plat)
   untuk menyimpan gambar dengan sistem
   penyimpanan yang vertikal (digantung).
11. Dataplan Tray Filing System
 (Cardex)
 Adalah semacam baki yang terbuat dari
 plastik atau metal untuk menyimpan arsip
 secara horizontal, vertikal, ataupun
 kombinasi antara horizontal dan vertikal.
 Penggunaan alat ini mudah disesuaikan
 dengan ruangan yang tersedia.
12. Retrix
   Adalah alat penyimpan arsip
   yang dilengkapi dengan
   sistem pencari letak nomor
   arsip yang dibutuhkan,
   sehingga bila nomor arsip
   yang dibutuhkan telah
   dipasang dan diproses, maka
   arsip yang dibutuhkan akan
   muncul/diambil diantara
   permukaan arsip lainnya.
   Retrix tersedia dalam berbagai
   macam ukuran atau bentuk.
13. Memory Writer
   (Mesin Tik
   Elektronik)
   Adalah mesin tik yang
   menyediakan tempat
   untuk menyimpan data
   dengan kapasitas
   terbatas. Untuk
   menyimpan dan
   menemukan kembali
   data, maka kunci
   tertentu ditekan.
14. Microfilm
 Adalah suatu alat
 untuk
 memproses
 fotografi, dimana
 arsip direkam
 pada film dalam
 ukuran yang
 diperkecil, untuk
 memudahkan
 penyimpanan
 dan
 penggunaan.
Microfilm
Microfilm terdiri dari:
   Alat pemotretan, yang menghasilkan foto
    dalam bentuk klise (negative film) yang
    kecil.
   Rol film, adalah klise (negative film), untuk
    menampung hasil pemotretan.
   Alat Pemrosesan, adalah alat untuk
    memproses film, agar dapat ditampilkan
    pada layar.
   Alat pembaca dan pencetak, adalah alat
    untuk membaca atau menampilkan
    gambar/tulisan melalui layar, serta
    mencetaknya bila diperlukan.
15. Komputer
   Adalah rangkaian peralatan elektronik
   yang dapat melakukan pekerjaan secara
   sistematis, berdasarkan instruksi/
   program yang diberikan, serta dapat
   menyimpan dan menampilkan
   keterangan bilamana diperlukan.
16. Desk Tray
   Tempat untuk menyimpan arsip, yang
   dapat diletakkan di atas meja atau di
   atas peralatan lainnya.
17. Rollafile Trolley
   Tempat untuk menyimpan file map
   (arsip), yang dapat dengan mudah
   dipindahkan, karena mempunyai roda di
   bawahnya.
     Peralatan Arsip Ditinjau dari Bahan,
          Bentuk Pintu & Mobilitas
1.    Ditinjau dari bahan, lemari/tempat
      penyimpanan arsip dapat terbuat:
      a). Dari bahan kayu
           Keuntungan:
           1). Biaya lebih murah.
           2). Mudah dibuat/dipesan, sesuai
               kebutuhan.
           Kerugian:
           1). Keamanan kurang terjamin.
           2). Kurang tahan lama.
b). Dari bahan besi baja/logam
    Keuntungan:
    1). Daya tahan tinggi, baik dari segi
        umur maupun dari gangguan api
        dan air.
    2). Keamanan lebih terjamin, baik dari
        kecurian maupun kebakaran.
    Kerugian:
    1). Biaya lebih tinggi.
    2). Lebih berat/sulit dipindah.
2.   Ditinjau dari bentuk, pintu lemari/tempat
     penyimpanan arsip dapat disebut:
     a). Swing door cupboard
         Lemari yang pada daun pintu
         terdapat engsel, bila dibuka, pintunya
         terbuka keluar, sehingga dimuka lemari
         membutuhkan ruang seukuran pintu
         dan orang yang membukanya.
     b). Sliding door
         Lemari dengan
         daun pintu dapat
         disorong ke kiri
         atau ke kanan.
c). Retracting door
    Lemari dengan daun pintu dapat
    dimasukkan ke sisi samping.
3.   Ditinjau dari mobilitas, lemari/tempat
     penyimpanan arsip dapat disebut:
     a). Static Mobile Selving: lemari yang
         sulit untuk dipindah.
     b). Mobile Selving: lemari beroda yang
         dapat digerakkan dengan mudah.
  Di samping itu
masih banyak lagi
  jenis peralatan
dan perlengkapan
untuk menyimpan
 dan menemukan
   kembali arsip,
 yang mengalami
  perkembangan
  terus menerus.
          Inspirasi Sukses

 Penuhilah pikiran anda dengan keinginan
  untuk meraih peluang masa depan, dan
jangan biarkan pikiran anda dirasuki virus
   ketakutan terhadap masa depan cara
         menghindari kegagalan.
            (James F. Byrnes)
     Terima Kasih
           &
Sukses Selalu Buat Anda

				
DOCUMENT INFO
Shared By:
Categories:
Tags:
Stats:
views:761
posted:11/6/2011
language:Indonesian
pages:41