Sesi 3 - PENYIMPANAN ARSIP

Document Sample
Sesi 3 - PENYIMPANAN ARSIP Powered By Docstoc
					PENYIMPANAN ARSIP
  Unit Kearsipan sebagai Bagian dari
               Kantor

Pekerjaan kearsipan merupakan bagian dari
aktivitas perkantoran (office works). Oleh karena itu
Sub Unit Kerja Kearsipan dari setiap unit
pengolah, dan Unit Kerja Kearsipan yang ada di
dalam organisasi merupakan bagian dari kantor
(sekretariat) yang melaksanakan berbagai aktivitas
perkantoran, pada pokoknya mengurusi data dan
keterangan/informasi.
Aktivitas-aktivitas perkantoran yang
dimaksudkan yaitu mengetik,
menghitung, memeriksa,
menyimpan warkat, menelepon,
menggandakan, mengirim surat dan
lain-lain, atau menerima keterangan,
mencatat keterangan, mengolah
keterangan, memberikan keterangan,
dan melindungi harta kekayaan yang
oleh Mills dan Standingford disebut
fungsi kantor (the function of the office)
(dalam The Liang Gie, 1988 : 24-25)
Untuk menjaga agar kearsipan di
dalam organisasi dapat mencapai
tujuannya yaitu menjamin
keselamatan arsip dan penyediaan
kembali arsip dengan cepat ketika
dibutuhkan, maka petugas tata arsip
harus melakukan penyimpanan arsip
secara tertib dan sistematis, di
samping juga harus melakukan
kegiatan-kegiatan kearsipan lainnya
dengan menggunakan pedoman
pelaksanaan kearsipan yang standar.
     Pengertian Penyimpanan Arsip
Bertha M. Weeks (1956) seperti dikutip The Liang
Gie (1988:130) mengatakan bahwa aktivitas pokok
dalam bidang kearsipan berupa penyimpanan
warkat-warkat. Selain itu dijelaskan pula bahwa
kegiatan menyimpan sebagai kegiatan menaruh
dengan pelbagai cara dan alat di tempat tertentu
yang aman.
Aktivitas pokok ini dalam bahasa Inggris disebut
“filing” yang merupakan penyusunan warkat secara
sistematis sehingga warkat-warkat itu dapat
diketemukan kembali dengan cepat (Filing is the
systematic arrangement of records so that they may be quickly
found again).
Penyimpanan arsip adalah kegiatan menaruh atau
menyusun warkat-warkat secara sistematis, dengan
menggunakan pelbagai cara dan alat di tempat
tertentu yang aman dan dapat diketemukan kembali
dengan cepat bilamana dibutuhkan.
                           Penyusunan warkat secara
                      sistematis berarti bahwa ketika
                      melakukan penyimpanan arsip,
                     pegawai menaruh warkat-warkat
                     dengan menggunakan prosedur,
                            cara, alat, memperhatikan
                         klasifikasi arsip dan kodenya
                     serta urutan kejadian (kronologi
                              penciptaan, pengiriman,
                                  penerimaan) warkat.
                     Prosedur
                   Penyimpanan


Prosedur
penyimpanan
arsip adalah
langkah-langkah
pelaksanaan
kegiatan
menyimpan arsip.
   Langkah-langkah yang dimaksud yaitu:

1. Mengindeks
   Mengindeks berarti menentukan kata tangkap
   nama orang, organisasi, barang, wilayah, atau
   pokok masalah yang akan dijadikan sebagai
   dasar mengklasifikasikan dan mengurutkan
   warkat-warkat di tempat penyimpanan.
   Dalam hal ini warkat atau arsip dapat disimpan
   berdasarkan urutan abjad dari nama orang,
   organisasi asal surat/naskah, barang, wilayah
   atau pokok masalah.
       Contoh indeks nama orang

Nama-orang diindeks menjadi urutan sebagai
 berikut, yaitu: nama-belakang, nama-depan,
dan nama-tengah (bila ada). Untuk nama Cina
  dan Korea urutannya tetap, karena nama-
      keluarga mereka terletak di depan.
         Nama                        Indeks             Urutan Abjad
                        Unit 1       Unit 2    Unit 3


Benny Tengker       Tengker      Benny                      10
Syafri Samsu        Samsu            Syafri                  7
Siti Aminah         Aminah       Siti                        1
Adnan Buyung
   Nasution         Nasution     Adnan        Buyung         6
Soeharto            Soeharto                                 8
Liem Swie King      Liem         Swie         King           4
Kim Dong Ill        Kim          Dong         Ill            3
Yasuhiro Nakasone   Nakasone     Yasuhiro                    5
Mista Bin Idris     Idris        Mista        Bin            2
I Ketut Suradjaja   Suradjaja    I            Ketut          9
2. Memberi kode
   Kode yang dimaksudkan adalah kode
   klasifikasi masalah, kode organisasi, kode
   wilayah yang disusun ketika membuat pola
   klasifikasi arsip dan pengkodeannya sebagai
   suatu bentuk fungsi perencanaan kearsipan.
Contoh Kode dan Klasifikasi Masalah Utama/Sub
       masalah/Sub-sub masalah, yaitu:
1 ORGANISASI           13 Struktur Organisasi
11 Simbol Organisasi      131 Bagan Struktur
   111 Logo/Lambang       Organisasi
   112 Bendera            132
   113 Mars               Restrukturisasi/Reorga
                          nisasi
12 Hari Libur
                          133 Perekrutan
   121 Hari Libur         Pimpinan
   Nasional
                          134 Pengangkatan
   122 Dies Natalis       Pimpinan
   123 Hari Buruh
3. Mensortir
   Mensortir adalah kegiatan memilah-milahkan
   arsip sesuai dengan golongan atau
   klasifikasinya, misalnya berdasarkan sifat
   kepentingan, kode dan permasalahannya.
4. Mengurutkan arsip yang telah disortir dan
   dikelompokkan. Nomor kode masalah
   klasifikasi arsip dan tanggal kirim atau tanggal
   terima surat dapat dijadikan sebagai dasar
   mengurutkan arsip-arsip yang akan disimpan.
Pada filing cabinet, guide, dan folder yang akan
digunakan untuk menaruh, menyusun atau
menyimpan warkat-warkat juga telah diberi
catatan kode dan klasifikasi arsip yang akan
disimpan di dalamnya.
Misalnya pada laci filing cabinet diberi catatan
kode dan klasifikasi: 1 ORGANISASI. Pada
guide ditulis kode 13 atau “Struktur Organisasi”.
Pada papan nama folder (map) ditulis kode
“132” atau “Reorganisasi” atau
“Restrukturisasi”.
5. Menyimpan arsip pada map/folder yang ada di
   dalam laci filing cabinet. Misalnya catatan-
   catatan (warkat, naskah surat) mengenai
   restrukturisasi atau reorganisasi di simpan pada
   laci filing cabinet yang diberi catatan kode dan
   klasifikasi:1 ORGANISASI, di belakang guide
   yang ditulis kode 13 atau “Struktur
   Organisasi”, persisnya pada folder (map) yang
   papan namanya ditulis kode “132” atau
   “Reorganisasi” atau “Restrukturisasi”.
      Metode Penyimpanan Arsip

Penyimpanan dan penataan adalah kegiatan
mengatur dan menyusun arsip dalam suatu
tatanan yang sistematis dan logis menyimpan serta
merawat arsip untuk digunakan secara aman dan
ekonomis.
                   Penyimpanan dan penataan arsip
                       hendaknya dilakukan dengan
        mempergunakan suatu sistem tertentu yang
         memungkinkan penemuan kembali dengan
          mudah apabila sewaktu-waktu diperlukan
                                          kembali.
      Menurut Widjaja (1993: 104) tujuan
     penyimpanan/penataan arsip adalah:

1. Menyimpan bahan-bahan arsip atau dokumen yang
   masih mempunyai nilai pakai yang sewaktu-waktu
   diperlukan bagi pemecahan suatu persoalan atau
   proses pekerjaan.
2. Menyimpan bahan-bahan arsip atau dokumen dengan
   suatu sistem tertentu sehingga apabila diperlukan
   dengan cepat dapat diketemukan kembali.
3. Menjaga dan memelihara fisik arsip atau dokumen
   agar terhindar dari kemungkinan rusak, terbakar, atau
   hilang.
 Sedarmayanti (2003: 68) menyatakan bahwa
       tujuan penataan arsip adalah:


1. Agar arsip dapat disimpan dan ditemukan
   kembali dengan cepat dan tepat.
2. Menunjang terlaksananya penyusutan arsip
   dengan berdaya guna dan berhasil guna.
Arsip disimpan dengan metode tertentu.
Istilah metode kearsipan biasa disebut dengan
                istilah sistem.
Sistem dapat dimengerti dalam dua pengertian:


 • Arti sempit; sistem berarti cara, metode kerja.
 • Arti luas; sistem sebagai kesatuan dari bagian-
   bagian atau unsur-unsur yang saling
   berhubungan atau berinteraksi dalam fungsinya
   untuk mencapai tujuan.
          Di dalam sistem kearsipan atau sistem
       penyimpanan arsip, metode penyimpanan
          merupakan bagian dari proses kegiatan
         kearsipan. Misalnya penyimpanan arsip
 dilakukan dengan menggunakan sistem/metode
                                      tertentu.
Menurut Widjaja (1993: 8) bahwa: “sistem
penyimpanan/tata kearsipan adalah kegiatan dan
aktivitas pokok dalam bidang kearsipan yang
berupa penyimpanan warkat-warkat”.
 Menurut Sedarmayanti (2003: 70-75), sistem
   penataan arsip ada lima macam yaitu:

1. Sistem abjad (alphabetical filing system) yaitu salah
   satu sistem penataan berkas yang umumnya
   dipergunakan untuk menata berkas yang
   berurutan dari A sampai dengan Z dengan
   berpedoman pada peraturan mengindeks .
2. Sistem masalah (subject filing system) yaitu salah
   satu sistem penataan berkas berdasarkan
   kegiatan-kegiatan yang berkenaan dengan
   masalah-masalah yang berhubungan dengan
   perusahaan yang digunakan sistem ini.
3. Sistem nomor (numerical filing system) yaitu salah satu
   sistem penataan berkas berdasarkan kelompok
   permasalahan yang kemudian masing-masing atau setiap
   masalah diberi nomor tertentu.
4. Sistem tanggal/urutan waktu (chronological filing system)
   yaitu salah satu sistem penataan berkas berdasarkan
   urutan tanggal, bulan, dan tahun yang mana pada
   umumnya tanggal yang dijadikan pedoman termasuk
   diperhatikan dari datangnya surat (akan lebih baik bila
   berpedoman pada cap datangnya surat).
5. Sistem wilayah (geographical filing system) yaitu salah satu
   sistem penataan berkas berdasarkan tempat (lokasi),
   daerah atau wilayah tertentu.
    Kesimpulan
• Setelah diuraikan, tampak bahwa sistem penataan arsip
  berdasarkan subjek (masalah) dan wilayah sangat
  mudah diterapkan, dan untuk penemuan kembali lebih
  cepat dibandingkan dengan sistem yang lain. Sistem ini
  berlaku untuk penyimpanan arsip yang bersifat umum.
• Sistem abjad lebih sesuai untuk penyimpanan arsip
  perorangan di bagian kepegawaian.
• Penyimpanan arsip berdasarkan kronologis ataupun
  nomor, sangat menyulitkan kita pada saat mencari
  kembali arsip saat diperlukan. Karena kita harus
  membaca agenda surat, atau membuka satu persatu arsip
  yang telah disimpan.
     Azaz
Pengorganisasian
Pengurusan Arsip
Azaz pengorganisasian kearsipan adalah
pedoman atau ketentuan mengenai pelaksana
pengurusan surat dan naskah lain yang disepakati
oleh pihak-pihak pengambil keputusan di dalam
organisasi.
    Untuk itu setiap organisasi perlu menetapkan
azaz pengorganisasian kearsipan yang dipandang
sesuai dengan besar kecilnya (ukuran organisasi),
     banyak sedikitnya naskah yang harus diurus,
  sumber daya manusia, keuangan, dan peralatan
                          kearsipan yang dimiliki.
  Ada tiga azaz pengorganisasian yang dapat
dipilih yaitu azaz sentralisasi, desentralisasi,
  gabungan (sentralisasi-desentralisasi).
Menurut Sedarmayanti (2003: 21) dalam penyimpanan
   arsip dikenal tiga azaz pengorganisasian yaitu:

1. Azaz sentralisasi adalah pelaksanaan
   pengelolaan arsip bagi seluruh organisasi yang
   dipusatkan di satu unit khusus, yaitu pusat
   penyimpanan arsip.
              Jadi unit-unit lain tidak melaksanakan
      pengurusan dan penyimpanan arsip. Azaz ini
     biasanya digunakan oleh organisasi yang tidak
        terlalu besar, dan masing-masing unit tidak
       banyak memerlukan informasi yang bersifat
                                 khusus atau spesifik.
Bagan Organisasi dengan Azaz Sentralisasi
              Kearsipan

    1                        Keterangan:
                             1. Pimpinan
                             2. Sekretariat (Unit
        2                        TU), meliputi:
                    a            a. Sekretaris/
                                 Kepala TU
                                 b. Bag. Humas
                                 c. Bag. Kearsipan
                b   c   d        d. Bag. Perbekalan
                             3. Unit Produksi
                             4. Unit Pemasaran
                             5. Unit Keuangan
3           4       5   6    6. Unit Personalia
  Sentralisasi pengurusan arsip memberikan
           manfaat sebagai berikut:

1. Memberikan prosedur yang konsisten.
2. Menunjukkan dengan jelas siapa yang
   bertanggung jawab.
3. Memudahkan pemahaman terhadap arsip-arsip
   yang saling berhubungan.
4. Membantu pelatihan pegawai tata usaha yang
   baru.
5. Menjamin keseragaman pelayanan kepada
   semua unit.
6. Meminimumkan duplikasi arsip-arsip.
7. Memungkinkan penggunaan ruang dan fasilitas
   yang lebih baik.
8. Memungkinkan keamanan arsip yang lebih
   besar.
9. Pelayanan peminjaman arsip dapat lebih
   terkontrol.
Kelemahan Sentralisasi :
Sentralisasi pada organisasi yang besar akan
dihadapkan pada masalah keterlambatan
penanganan arsip aktif, yang justru berakibat
pada in efisiensi dan in efektifitas.
2. Azas desentralisasi adalah pelaksanaan
   pengelolaan arsip yang ditempatkan di masing-
   masing unit dalam suatu organisasi.
      Azaz ini biasanya digunakan oleh organisasi
        besar/kompleks kegiatannya, dan masing-
    masing unit pada organisasi tersebut mengolah
                           informasi yang khusus.
Ada beberapa masalah yang berkaitan dengan
   penerapan sistem desentralisasi, yaitu:

1. Setiap departemen mempunyai sistem
   kearsipan sendiri-sendiri, sehingga terjadi
   ketidakseragaman sistem kearsipan di dalam
   suatu organisasi.
2. Setiap departemen menyimpan arsipnya
   sendiri-sendiri, jadi arsip-arsip yang
   mempunyai hubungan tidak disimpan di satu
   tempat bersama-sama.
3. Beberapa departemen mungkin menyimpan
   kopian arsip yang sama, sehingga meningkatkan
   duplikasi arsip.
4. Suatu departemen mungkin memiliki peralatan
   yang lebih dan departemen yang lain
   berkekurangan sehingga maksimalisasi
   penggunaan peralatan arsip tidak terjadi.
5. Setiap departemen cenderung menjamin
   keamanan arsip dengan cara-cara yang berbeda-
   beda, sehingga keamanan arsip sangat mungkin
   dilakukan secara serampangan dan tidak layak.
Desentralisasi sesuai untuk kondisi :

1. Jika informasi yang diperlukan hanya yang
   diciptakan oleh satu unit kerja.
2. Volume arsip yang ada di unit-unit kerja sangat
   besar.
3. Organisasi yang besar yaitu memiliki unit-unit
   kerja yang kompleks.
Bagan Organisasi dengan Azaz Desentralisasi
                Kearsipan
                                                    Keterangan:
    1   A
                                                    1.   Pimpinan
                                                    2.   Sekretariat (Unit
                                                         TU), meliputi:
            2
                                                         a. Sekretaris/ Kepala
                            a                            TU
                                    A                    b. Bag. Adm
                                                         Personalia
                                                         c. Bag. Adm
                                                         Perbengkalan
                    b       c           d                d. Bag. Humas
                        A       A           A
                                                    3.   Unit Produksi
                                                    4.   Unit Pemasaran
                                                    5.   Unit Keuangan
                                                    6.   Unit Penelitian &
                                                         Pengembangan
3   A
                4   A
                            5   A
                                            6   A   A = Bag. TU/Arsip setiap
                                                         unit
3. Azas gabungan antara sentralisasi dan
   desentralisasi adalah pelaksanaan pengelolaan
   arsip dengan cara menggabungkan antara
   sentralisasi dan desentralisasi.
        Lebih jelasnya yaitu azaz gabungan dalam
     pengurusan arsip yang merupakan suatu cara
     kompromi yang memperbolehkan setiap unit
     pengolah untuk menyimpan dan memelihara
       arsip atau warkat aktifnya sendiri di bawah
           kontrol/kendali pusat Unit Kearsipan.
Keuntungan Sistem Gabungan (Kombinasi):
 Keseragaman sistem penyimpanan dan
  penemuan kembali.
 Meminimalkan salah pemberkasan dan
  hilangnya arsip.
 Terpusatnya pengadaan peralatan sehingga
  akan lebih efisien dan efektif.
 Memudahkan pergerakan arsip sesuai dengan
  jadwal retensi dan penyusutan arsip.
 Memberikan perasaan “aman” bagi manajemen
  atau pengelola arsip.
Kelemahan :
 Problem yang melekat dalam masing-masing
  sistem dapat muncul pada sistem kombinasi.
 Arsip yang berkaitan tidak disimpan secara
  bersama-sama dalam satu kesatuan.
Azaz gabungan (kombinasi) cocok untuk
organisasi atau perusahaan besar dan yang
    mempunyai cabang-cabang usaha.
Arsip-arsip aktif seperti kepegawaian, daftar gaji,
 kredit, keuangan, dan arsip penjualan disimpan
                           secara terdesentralisasi.

Tetapi arsip-arsip
inaktif dan statis
ditampung, disimpan,
dirawat, diamankan,
diolah dan diatur di
bawah tanggung jawab
Unit Kearsipan Pusat
organisasi.
    Bagan Organisasi dengan Azaz Gabungan
     (Sentralisasi-Desentralisasi) Kearsipan
                                                    Keterangan:

    1                                               1.    Pimpinan
        A
                                                    2.  Sekretariat (Unit
                                                        TU), meliputi:
            2                                           a. Sekretaris/
                            a                           Kepala Unit TU
                                    A                   b. Bag. Humas
                                                        c. Bag. Kearsipan
                                                        (Pusat Arsip)
                    b
                        A
                            c           d
                                            A
                                                        d. Bag. Perbekalan
                                                    3. Unit Produksi
                                                    4. Unit Pemasaran
                                                    5. Unit Keuangan
                                                    6. Unit Personalia
3   A
                4   A
                            5   A
                                            6   A   A = Bag. Arsip setiap
                                                        unit organisasi
 Pemilihan azaz mana yang hendak digunakan di
   dalam organisasi terkait dengan faktor-faktor
       seperti besar-kecilnya (ukuran) organisasi,
   keperluan organisasi/unit-unit organisasi dan
                            kemampuan pegawai.
Pemilihan azaz yang hendak diberlakukan juga
mempunyai konsekuensi bagi pelaksanaan fungsi
manajemen dan operasional kearsipan di dalam
organisasi.
           Inspirasi Sukses

Ingatlah bahwa apa yang hari ini tak mau
 anda mulai mengerjakannya, besok pun
 belum tentu anda mau mengerjakannya.

               (Bennin)
   Terima Kasih
Semoga Bermanfaat

				
DOCUMENT INFO
Shared By:
Categories:
Tags:
Stats:
views:1056
posted:11/6/2011
language:Indonesian
pages:46