ARSIP & WARKAT
Manajemen Kearsipan
Kearsipan mempunyai peranan
sebagai pusat ingatan, sumber
informasi serta alat pengawasan
yang sangat diperlukan dalam
setiap organisasi dalam rangka
melaksanakan segala kegiatan-
kegiatan, baik pada kantor-
kantor Lembaga Negara, Swasta
dan Perguruan Tinggi.
Dalam proses penyajian informasi agar
pimpinan dapat membuat keputusan dan
merencanakan kebijakan, maka harus ada
sistem dan prosedur kerja yang baik dibidang
kearsipan.
Adalah mustahil suatu kantor dapat, sanggup
dan mampu memberikan data informasi yang
baik, lengkap dan akurat, jika kantor tersebut
tidak memelihara kearsipan yang baik dan
teratur sesuai dengan ketentuan-ketentuan
kearsipan yang telah ditetapkan oleh
Pemerintah.
Manajemen kearsipan adalah
rangkaian kegiatan perencanaan,
pengorganisasian, penyusunan staf,
pengarahan dan pengontrolan sistem
kearsipan organisasi.
Pelaksanaan manajemen di dalam
organisasi bertujuan untuk mewujudkan
efektivitas dan efisiensi kerja dalam
mencapai tujuan dan hasil dari
pelaksanaan serangkaian kegiatan
(proses).
Demikian juga
pengelolaan terhadap
sistem kearsipan
(manajemen kearsipan)
di dalam setiap
organisasi dimaksudkan
agar tujuan kearsipan
dapat dicapai secara
efektif dan efisien.
Efektif yaitu
terjaminnya
keselamatan
arsip dan
penyediaan
kembali arsip,
benar-benar
dapat tercapai.
Efisien berarti bahwa arsip sebagai
output dari sistem kearsipan dapat
memenuhi sebagai arsip yang mempunyai
ciri-ciri yang baik; yaitu sebagai kumpulan
warkat yang mempunyai nilai guna,
disimpan secara sistematis, bilamana
dibutuhkan dapat disediakan dengan
cepat, dan ini semua dicapai dengan biaya
usaha dari unsur pikiran dan tenaga
manusia, fasilitas, uang, waktu, dan ruang
yang sesedikit mungkin.
Fungsi-Fungsi Manajemen Kearsipan:
1. Fungsi perencanaan yang dilakukan
dengan menyusun pola klasifikasi arsip,
kode; menyusun pedoman pemrosesan
surat masuk dan keluar; menyusun
jadwal retensi arsip; dan perencanaan
fasilitas atau perbekalan yang
dibutuhkan untuk melaksanakan aktivitas
kearsipan.
2. Fungsi pengorganisasian kearsipan
dilakukan dengan melaksanakan pembagian
kerja, menentukan hubungan kerja intern
unit kearsipan, dan antara unit kearsipan
dengan setiap unit pengolah di dalam
organisasi.
3.Fungsi penyusunan staf kearsipan
yang mencakup pelaksanaan penentuan
kebutuhan tenaga kerja di bidang
kearsipan, rekruitmen, seleksi, orientasi,
penempatan, penggajian, penjaminan
kesejahteraan, pengembangan pegawai,
dan pemberhentian pegawai.
4. Fungsi pengarahan yang dilakukan
dengan pemberian motivasi oleh
manajer kearsipan kepada para
pegawainya, memelihara komunikasi
atau hubungan kerja yang efektif,
menggerakkan dan memengaruhi
petugas arsip agar mau bekerja
menyumbangkan kemampuan yang
dimiliki untuk mencapai tujuan
kearsipan.
5. Fungsi pengawasan dilakukan dengan
melaksanakan pengawasan sebelum
pelaksanaan pekerjaan (precontrol),
pengawasan pada waktu pelaksanaan
pekerjaan (concurrent control), dan
pengawasan setelah pelaksanaan
pekerjaan (feedback control) kearsipan.
Semua fungsi manajemen kearsipan
tersebut menjadi tanggung jawab
manajer kearsipan dan kepala kantor
suatu organisasi.
Alasan Penyelenggaraan Arsip
Banyak orang apabila
mendengar istilah “Arsip”,
otomatis timbul bayangan
tumpukan kertas kotor,
penuh debu, ruangan yang
kotor penuh kertas
berserakan, dengan
petugas yang tidak ramah,
kurang terdidik, dll.
Keadaan semacam itu, tidak
mudah untuk diubah
dengan cepat.
Pemahaman mengenai
arsip dan warkat
adalah penting bagi
sekretaris dan pegawai
kantor yang
mengurusinya, sebab
pemahaman yang
benar dapat
mendorong proses
yang baik dan kinerja
yang optimal.
Setiap orang setelah lahir di dunia ini
segera berhubungan dengan warkat atau
catatan karena setiap anak yang lahir
segera didaftarkan di RT/RW, kelurahan,
kecamatan, dan kantor catatan sipil.
Untuk mengetahui kondisi kesehatan,
seseorang ketika di rumah sakit akan
dibuatkan catatan medis (medical record).
Selama manusia hidup, pasti akan
senantiasa berhubungan dengan catatan,
naskah, dokumen.
Pengertian Arsip & Warkat
Arsip
Secara etimologis (asal usul kata) istilah arsip
dalam bahasa Belanda yaitu "archief", dan
dalam bahasa Inggris disebut "archieve",
berasal dari kata "arche" bahasa Yunani
yang berarti permulaan.
Kemudian dari kata “arche" berkembang
menjadi kata "ta archia" yang berarti catatan.
Selanjutnya kata "ta archia" berubah lagi
menjadi kata "ar-cheion" yang berarti "gedung
pemerintahan". Sedangkan dalam bahasa
Latin, disebut ”archivum” atau ”archium”, dan
akhirnya dari kata-kata ini dalam bahasa
Indonesia dipakai istilah ”arsip” sampai saat
ini.
Gedung yang dimaksud, juga berfungsi
sebagai tempat penyimpanan secara teratur
bahan-bahan arsip seperti: catatan-catatan,
bahan-bahan tertulis, piagam-piagam, surat-
surat, keputusan-keputusan, akte-akte, daftar-
daftar, dokumen-dokumen, peta-peta, dsb.
Dalam bahasa Inggris, arsip juga sering
dinyatakan dengan istilah file yang artinya
simpanan, yaitu berupa wadah, tempat, map,
ordner, kotak, almari kabinet, dan sebagainya
yang dipergunakan untuk menyimpan bahan-
bahan arsip, dan sering disebut sebagai
berkas.
Istilah lain yang sering digunakan untuk
menyatakan arsip, yaitu record dan warkat.
Records adalah setiap lembaran (catatan,
bahan tertulis, daftar, rekaman, dll), dalam
bentuk atau dalam wujud apa pun yang berisi
informasi atau keterangan untuk disimpan
sebagai bahan pembuktian atau
pertangungjawaban atas suatu
peristiwa/kejadian.
Warkat berasal dari bahasa Arab yang berarti
surat; akan tetapi dalam perkembangan lebih
lanjut diartikan lebih luas, yaitu berupa setiap
lembaran yang berisi keterangan yang
mempunyai arti dan kegunaan.
Pengertian lain dari warkat,
warkat adalah catatan atau
rekaman (record) mengenai suatu
hal, barang, kondisi, peristiwa yang
ada dan terjadi dalam kehidupan
perseorangan ataupun kelompok
(organisasi) yang dibuat dengan
maksud untuk sesuatu keperluan
dan membantu ingatan manusia .
Catatan yang dibuat dapat berbentuk
tulisan, gambar atau rekaman.
Dalam UU Nomor 7 Tahun 1971 tentang Ketentuan
Pokok Kearsipan pada Bab I Pasal 1, memberikan
rumusan arsip sebagai berikut:
Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh
Lembaga-lembaga Negara dan Badan-badan
Pemerintah dalam bentuk corak apa pun, baik
dalam keadaan tunggal maupun kelompok, dalam
rangka pelaksanaan kegiatan pemerintahan.
Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh
Badan-badan Swasta dan/atau perorangan, dalam
bentuk corak apa pun, baik dalam keadaan
tunggal maupun berkelompok, dalam rangka
pelaksanaan kehidupan kebangsaan.
Dalam penjelasan atas UU tersebut
tersurat bahwa yang dimaksud dengan
naskah-naskah dalam corak apa pun,
adalah meliputi baik yang tertulis maupun
yang dapat dilihat dan didengar seperti
halnya hasil rekaman, film dll.
Sedangkan yang dimaksud dengan
berkelompok ialah naskah-naskah yang
berisikan hal-hal yang berhubungan satu
dengan yang lain yang dihimpun dalam
satu berkas tersendiri mengenai masalah
yang sama.
Sutarto (1997 : 200) mengatakan arsip
sebagai:
Kumpulan warkat yang memiliki
guna tertentu, disimpan secara
sistematis, dan dapat diketemukan
kembali dengan cepat.
Berdasarkan beberapa pengertian tentang
arsip dan penjelasannya tersebut dapat
dikatakan bahwa arsip adalah:
Naskah atau catatan yang dibuat dan
diterima oleh organisasi pemerintah, swasta
dan/ atau perorangan mengenai suatu
peristiwa atau hal dalam kehidupannya,
dalam corak apa pun, baik dalam keadaan
tunggal maupun berkelompok, yang memiliki
guna tertentu, dan disimpan secara
sistematis, sehingga bilamana diperlukan
dapat disediakan dengan mudah dan cepat.
Klasifikasi Arsip & Warkat
Pengertian Klasifikasi Arsip
Klasifikasi arsip adalah pengelompokan
naskah berdasarkan isi masalah, pokok
masalah atau perihal yang terkandung di
dalamnya.
Untuk menyusun klasifikasi arsip di dalam
organisasi dapat digunakan pendekatan
kegiatan organisasi yang intinya terdiri dari
dua kegiatan yaitu kegiatan pendukung dan
kegiatan pokok (primer, substansial)
Kegiatan pendukung atau
administrasi meliputi:
Tata organisasi, tata pimpinan,
komunikasi, kepegawaian, keuangan,
perbekalan, dan relasi publik atau humas.
Berbagai kegiatan administrasi tersebut di
semua jenis organisasi, sama.
Kegiatan pokok yaitu…
aktivitas, fungsi dan tugas-tugas yang
berkaitan langsung dengan pencapaian
tujuan organisasi ini yang berbeda-beda
antar berbagai jenis organisasi atau
perusahaan.
Misalnya; lembaga pendidikan mempunyai
kegiatan pokok yang berbeda dengan
perbankan, manufakturing, dsb.
Aktivitas pokok institusi pendidikan yaitu
pendidikan (pengajaran, bimbingan),
penelitian dan pengabdian kepada
masyarakat.
Perbankan mempunyai aktivitas pokok
penghimpunan dana dari masyarakat dan
penyaluran kredit.
Kegiatan pokok perusahaan
manufakturing yaitu produksi barang dan
pemasaran.
Untuk mempermudah pemahaman dan
pelaksanaan kegiatan kearsipan, arsip
biasanya diklasifikasikan menurut segi
cara pandang (aspek) tertentu.
Wuryanto (1991 : 21 - 30) melakukan
penggolongan arsip menurut:
subjek (isi), bentuk (wujud), nilai
(kegunaan), fungsi, tingkat penyimpanan
dan pemeliharaan, keaslian, sifat
kepentingan.
Berdasarkan Subjek
Berdasarkan subyek atau isinya, arsip
dapat dibedakan atas berbagai macam,
misalnya:
Arsip Keuangan, Arsip Kepegawaian, Arsip
Pendidikan, Arsip Pemasaran, Arsip
Penjualan, dan sebagainya.
Berdasarkan Bentuk dan Wujud
Arsip terdiri dari berbagai macam, misalnya:
Surat (arsip korespondensi) yang dalam hal ini
diartikan sebagai setiap lembaran kertas yang
berisi informasi atau keterangan yang berguna
bagi penyelenggaraan kehidupan organisasi,
seperti: naskah perjanjian/kontrak, akte,
notulen rapat, laporan, kuitansi, naskah berita
acara, bon penjualan, kartu pegawai, tabel,
gambar, grafik atau bagan.
Selain surat, bentuk
atau wujud arsip
dapat juga berupa
pita rekam, piringan
hitam, CD, dll.
Berdasarkan Nilai Guna
Ditinjau dari segi kepentingan
pengguna, arsip dapat dibedakan atas:
- nilai guna primer
- nilai guna sekunder
Nilai guna primer,
yaitu nilai arsip yang didasarkan pada kegunaan
untuk kepentingan lembaga/instansi pencipta atau
yang menghasilkan arsip, meliputi:
- Nilai guna administrasi, yaitu nilai guna
arsip yang didasarkan pada kegunaan
untuk pelaksanaan tugas dan fungsi
lembaga/instansi pencipta arsip.
- Nilai guna hukum, yaitu arsip yang
berisikan bukti-bukti yang mempunyai
kekuatan hukum atas hak dan kewajiban
warga negara dan pemerintah.
- Nilai guna keuangan, yaitu arsip yang
berisikan segala hal yang menyangkut
transaksi dan pertanggungjawaban
keuangan.
- Nilai guna ilmiah dan teknologi, yaitu arsip
yang mengandung data ilmiah dan
teknologi sebagai akibat/hasil penelitian
murni atau penelitian terapan.
Nilai guna sekunder,
yaitu nilai arsip yang didasarkan pada
kegunaan arsip sebagai kepentingan
lembaga/instansi lain, dan atau
kepentingan umum di luar instansi pencipta
arsip, serta kegunaannya sebagai bahan
bukti pertanggungjawaban kepada
masyarakat/pertanggungjawaban nasional.
Nilai guna sekunder, juga meliputi:
- Nilai guna pembuktian, yaitu arsip yang
mengandung fakta dan keterangan yang dapat
digunakan untuk menjelaskan tentang bagaimana
lembaga/instansi tersebut diciptakan,
dikembangkan, diatur fungsinya, dan apa
kegiatan-kegiatan yang dilaksanakan, serta apa
hasil/akibat dari kegiatan itu.
- Nilai guna informasi, yaitu arsip yang
mengandung informasi bagi kegunaan berbagai
kepentingan penelitian dan sejarah, tanpa
dikaitakan dengan lembaga/instansi penciptanya.
Berdasarkan Fungsi & Kegunaan
Menurut fungsi dan kegunaanya, arsip dapat
dibedakan menjadi:
Arsip dinamis, yakni arsip yang masih dipergunakan
secara langsung dalam perencanaan, pelaksanaan,
dan atau penyelenggaraan administrasi
perkantoran.
Arsip statis, yaitu arsip yang tidak dipergunakan lagi
secara langsung dalam perencanaan, pelaksanaan,
dan atau penyelenggaraan administrasi
perkantoran, atau sudah tidak dipakai lagi dalam
kegiatan perkantoran sehari-hari.
Berdasarkan Tingkat Penyimpanan dan
Pemeliharaan
Menurut tingkat penyimpanan dan pemeliharaan,
arsip dibagi atas:
Arsip sentral, yaitu arsip yang disimpan pada
suatu pusat arsip (depo arsip), atau arsip yang
dipusatkan penyimpan dan pemeliharaannya pada
suatu tempat tertentu.
Arsip pemerintah, mengandung nilai khusus ada
yang disimpan secara nasional di Jakarta yaitu
pada Lembaga Arsip Nasional Pusat yang disebut
dengan nama ANRI (Arsip Nasional Republik
Indonesia).
Sedangkan lembaga pemerintah yang
menyimpan dan memelihara arsip pemerintah di
daerah yaitu Perpustakaan dan Arsip Daerah.
Arsip sentral disebut juga arsip makro atau arsip
umum, karena merupakan gabungan ataupun
kumpulan dari berbagai arsip unit.
Arsip unit, yaitu arsip yang disimpan di setiap
bagian atau setiap unit dalam suatu organisasi.
Arsip unit disebut juga arsip mikro atau arsip
khusus, karena khusus hanya menyimpan arsip
yang ada di unit yang bersangkutan.
Berdasarkan Keasliannya
Menurut keasliannya, arsip dibedakan atas:
arsip asli, arsip tembusan, arsip salinan, dan
arsip petikan.
Berdasarkan Sifat Kepentingannya
Menurut sifat kepentingannya, arsip dapat
dibedakan atas:
Arsip non-esensial, yaitu arsip yang tidak
memerlukan pengolahan, dan tidak
mempunyai hubungan dengan hal-hal yang
penting sehingga tidak perlu disimpan dalam
waktu yang terlalu lama.
Arsip penting, yaitu arsip yang mempunyai
nilai hukum, pendidikan,
keuangan, dokumentasi, sejarah, dll. Arsip
yang demikian masih dipergunakan atau
masih diperlukan dalam membantu
kelancaran pekerjaan. Arsip ini masih perlu
disimpan untuk waktu yang lama, akan tetapi
tidak mutlak permanen.
Arsip vital, yaitu arsip yang bersifat permanen,
disimpan untuk selama-lamanya, misalnya
akte, ijazah, buku induk mahasiswa, dll.
Bentuk-bentuk Warkat:
Warkat yang berbentuk tulisan.
Misalnya: formulir, kalender, catatan
harian, catatan kuliah, surat, buku
teks, laporan penelitian, laporan
keuangan.
Warkat yang berbentuk gambar.
Misalnya: foto, denah, model, dan
bagan.
Warkat yang berbentuk rekaman.
Misalnya: semua bentuk rekaman
dalam film, kaset, piringan dan
berbagai macam disket (disk) seperti
hard disk dan compact disk.
Inspirasi Sukses
Jika anda selalu berpikir tentang kegagalan,
maka anda akan mendapatkannya. Milikilah
pikiran positif dan kuasailah pikiran anda
dengan rasa percaya diri dan keyakinan. Inilah
cara untuk mempertegas tindakan, cara untuk
memperkaya prestasi dan cara menghidupkan
pengalaman.
(Swami Sivanada)
Terima Kasih
&
Sukses Selalu Buat Anda